Blíží se termín pro vyhotovení a odeslání evidenčních listů důchodového pojištění. Je vhodné si připomenout základní zásady a typové příklady.
Evidenční list důchodového pojištění
Zaměstnavatel vede evidenční list důchodového pojištění (ELDP) pro každého pracovníka, kterému vznikla účast na důchodovém pojištění vždy za jednotlivý kalendářní rok. Případně jeho část při vzniku pracovního poměru nebo jeho ukončení v průběhu kalendářního roku. ELDP se vede i pro zaměstnaného poživatele starobního důchodu. A to z důvodu nároku na zvýšení důchodu za dobu výdělečné činnosti při pobírání starobního důchodu. V případě, že má zaměstnanec u stejného zaměstnavatele uzavřeno více pracovních poměrů zakládajících účast na důchodovém pojištění, vede se evidenční list pro každý tento právní vztah samostatně.
Vyhotovení ELDP a jeho odeslání
Evidenční list se předkládá za každý kalendářní rok po účetní závěrce, tj. po závěrce mzdových listů. Musí být vystaven nejpozději v dubnu následujícího kalendářního roku. Nejzazším termínem vystavení je tedy 30. dubna, poté musí být předložen (odeslán) ČSSZ do 30 dnů. Ovšem v případě skončení zaměstnání v průběhu roku, vždy do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději tedy do 31. ledna roku následujícího. Výjimkou je opakované zaměstnání. Jestliže zaměstnání skončí v průběhu roku a zaměstnanec ke stejnému zaměstnavateli opět nastoupí, nemusí být ELDP v mezidobí předložen. Pokud tedy zaměstnavatel nepochybuje, že zaměstnanec nastoupí nejpozději do 3 měsíců, může pokračovat v záznamech na tomtéž ELDP.
Čtěte také: Změny v sociálním pojištění od roku 2017
Pro ELDP je závazný předepsaný tiskopis, který má formu
- tiskopisu třídílného (tři spojené listy) – pro vyplňování na psacím stroji (umožňuje vyhotovit originál s propisem dvou stejnopisů). Všechny výtisky musí obsahovat podpis pověřeného zaměstnance a razítko zaměstnavatele,
- tiskopisu jednodílného (jeden list) – pro elektronické vyplňování. Zaměstnavatelé k jeho vyplnění mohou využít aplikaci pro vyplňování ELDP, která je volně k dispozici na webových stránkách ČSSZ v části e-Podání. S pomocí aplikace lze vyplnit šablonu elektronického tiskopisu a vytisknout údaje do originálního tiskopisu ELDP. Aplikace umožňuje vytisknout dva stejnopisy (pro zaměstnavatele a pojištěnce). Ty je samozřejmě nutné podepsat a orazítkovat. Pomocí aplikace lze tiskopis elektronicky odeslat ČSSZ.
Elektronicky může zaměstnavatel ELDP podat ve formě datové zprávy (e-Podání) na elektronickou adresu podatelny VREP nebo jako elektronické podání na kompatibilním médiu. Musí mít formu datové zprávy v datovém formátu XML (e-Podání) vyhovující specifikaci ČSSZ a publikovaným XSD schématům, podepsané uznávaným elektronickým podpisem. Elektronické podání je možné za stanovených podmínek realizovat zpravidla pomocí mzdového nebo účetního systému nebo prostřednictvím aplikace e-Podání.
Náležitosti ELDP Evidenční list důchodového pojištění obsahuje:
- identifikační údaje zaměstnavatele,
- jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
- druh výdělečné činnosti,
- dobu účasti na důchodovém pojištění,
- dobu důchodového pojištění,
- vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
- doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují,
- doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.
Změny ELDP pro rok 2016
V souvislosti s úpravou zákona o službě vojáků v záloze se od 1. července 2016 rozšířil okruh nemocensky a důchodově pojištěných osob o vojáky v záloze ve výkonu vojenské služby. Tato změna se promítla do zákona o důchodovém pojištění a ovlivňuje zásady vyplnění ELDP.
Čtěte více: Zaměstnanec v aktivní vojenské záloze? Víme, jak na odvody a mzdu
Při vyslání zaměstnance k vojenskému cvičení před 1. červencem 2016 se tato doba považuje za dobu vyloučenou. Ovšem od 1. července 2016 se již o vyloučenou dobu nejedná. Vojenské cvičení je postaveno na roveň činnosti vojáků z povolání a za jeho absolvování je zákonem stanovena finanční odměna. Jedná se o druh pojištěné činnosti vedle „hlavního“ zaměstnání. V době vojenského cvičení nebo operačního nasazení vede evidenční listy vojenský správní úřad. Z pohledu zaměstnavatele se v podstatě jedná o neplacené volno. Pokud doba vojenského cvičení nebo nasazení trvá po celý měsíc, označí se v evidenčním listu znakem X (jako měsíc nepojištěný). V roce 2016 je tedy třeba zvlášť vyhodnotit dobu před a po 1. červenci 2016.
Čtěte také: Zaměstnanci v aktivní vojenské záloze musí podat daňové přiznání
S vyplněním pomohou zaměstnavatelům praktické pomůcky. Připravila je Česká správa sociálního zabezpečení. Jedná se o pravidelně aktualizované Všeobecné zásady pro vyplňování ELDP. Jednotlivé příklady a ukázky správného vyplnění evidenčních listů v situacích, kdy se nejvíce chybuje, obsahuje Metodická pomůcka k vyplňování ELDP.
