Jak vyhrát závod s časem? Jeden z největších problémů podnikatele

Na světě je jen málo věcí, které jsou mezi všechny lidi rozděleny tak spravedlivě, jako je čas. Všichni ho mají stejně. Nikdo nemá ani o minutu navíc. Proč tedy někdo stihne mnohem více práce než jiní? Jak to dělá, že má výborné výsledky v práci a přitom má i dost času na rodinu a koníčky? Zřejmě proto, že dokáže správně nakládat s časem. V průměru totiž až třetinu pracovního dne tvoří časové ztráty. Není proto divu, že nakládání s časem se věnuje celý vědní obor.

Time management se zabývá využíváním času, stanovováním priorit a řešením dlouhodobých cílů. Stačí si osvojit několik jeho zásad a skloubení podnikání s osobním životem i odpočinkem bude rázem snazší. Není totiž žádoucí stát se workoholikem a být ve stresu kvůli hromadění restů. Navíc správně uchopený time management přináší úspory času a energie, ale také peněz. Staré úsloví „čas jsou peníze“ je stále platné, v dnešní uspěchané době o to víc. S časem se musí hospodařit jako s penězi. Když člověk udělá chybu a přijde o peníze, je to sice nepříjemné, ale většinou je tato ztráta nahraditelná. Ztráta času nikoli. Podrobnosti v článku: 5 největších žroutů času, kteří vás odvádějí od práce

Co nás nejvíc zdržuje od práce?

Zaprvé je nutné zjistit, kde člověk zbytečně ztrácí čas. Faktorů podílejících se na těchto ztrátách je mnoho. Neorganizovanost a chaos naše vlastní i firemní. Nemotivovanost, stres, přetížení, vyhoření. Nechuť, se kterou vidíme, že daný úkol je neužitečný a nemá skutečný význam, ale my ho přesto musíme udělat. Velký vliv na pracovní výkon má i prostředí, především hluk na pracovišti, vyrušování ze strany kolegů a podobně. Mnozí se nechají vyrušovat i sami sebou, protože nedokážou ovládat své vnitřní myšlenkové pochody. Nejvíce času ztrácíme těkáním, tedy nedokončováním věcí, rozptylováním pozornosti od jednoho k druhému. To je největší zloděj času. Je vhodné dělat jednu věc plně a soustředěně, pracovat v blocích, zjednodušovat, dělat si přestávky, odměňovat se za dokončenou část práce. Obvykle čas ztrácíme po trošce, na základě mnoha zlozvyků, a to aniž bychom si to uvědomovali.

Autor: www.isifa.com

Nemůžete stihnout úplně všechno, taková je dnešní doba. Při zvládnutí time managementu to ale přeci jen půjde snáz. 

Především je to ale naše neschopnost nebo neochota pustit se do obtížných úkolů i přesto, že víme jak jsou obtížné a že nám zaberou více času. Snažíme se nevstupovat do nepříjemných emocí a pocitů, které máme s obtížnými úkoly spojené. Tento přístup ale dříve nebo později přinese problém. Pokud se naučíme překážkám a složitým úkolům nevyhýbat, bude to největší pokrok v produktivitě, jaký můžeme udělat. Nejdůležitější je donutit se prostě jen začít. Na úvod stačí věnovat obtížnému úkolu třeba jen tři minuty. Soustřeďte se na provedení jen prvního pohybu, například zvednutí telefonu, otevření outlooku, pak na další. Zaměstnejte svůj mozek těmito banalitami a budete překvapeni, jak bude obtížný úkol najednou snáze řešitelný, radí psycholog Dalibor Špok. Pokud v člověku i dál přetrvávají překážky, je možné se motivovat odměnou. Tou může být přestávka, káva, protažení zad, rozhovor s kolegou či kamarádem nebo přečtení pár stránek knížky.

Stanovte si priority

Základním pravidlem správného časového rozvržení je stanovení priorit. To mnozí lidé vůbec neumí. Stanovte si, co je potřeba opravdu udělat okamžitě a co ještě můžete odložit. Určete, na čem vám opravdu záleží. Existuje velký rozdíl mezi naléhavými a důležitými úkoly. První jsou takové, které jsou potřeba splnil třeba pro zákazníka. Jejich oddalováním dochází ke ztrátě klienta, výdělku a také dobrého jména. Mezi důležité pak patří záležitosti, kterým se musíme dlouhodobě věnovat a často je odkládáme zejména proto, že nedokážeme s časovou rezervou splnit naléhavé úkoly. Neexistuje žádná rovnice, jak vzít všechny faktory do úvahy. Nejlépe je uvědomovat si je a intuitivně je vzít v potaz najednou. Vybrat denní úkoly a seřadit je od nejdůležitějšího, nejurgentnějšího a nejrezistentnějšího po ty nejméně důležité a pokud to je možné, tak je v tomto pořadí i plnit.

Dále si přečtěte: 5 věcí, které by podnikatelé měli dělat každý den a 5 chyb podnikatelů, na které z osobní zkušenosti upozorňují úspěšní matadoři

Častou chybou je, že si prioritizaci představujeme jako pouhé seřazení úkolů. Není tomu ale tak. Je to také – a především – eliminace úkolů. Prioritizace znamená udělat si prostor pro třetinu nejdůležitějších úkolů a naopak spoustě nedůležitým se nevěnovat vůbec či jen málo. Nebo je delegovat. Základním důležitým krokem k lepší produktivitě je pochopit, že v dnešní době nelze stihnout vše. Pokud si seznam úkolů, které si naplánujete, sepíšete, nejdříve se zamyslete nad jejich smysluplností. Pak ty nedůležité škrtněte, nebo na někoho delegujte. Pomoci může asistentka, rodina, ale i moderní technologie. Dobré je mít jasno v životních prioritách. Ty se ale pochopitelně mohou průběžně měnit. Jde zejména o práci, zdraví, rodinu, peníze, dokončení studia, zajištění bydlení, vzdělání dětí, zdravý životní styl nebo pohodu, říká mentorka Jitka Ševčíková.

Mohlo by vás zajímat: Mobilizujte proti stresu a vyhlaste mu válku

Hoďte si kostkou

Jeden z posledních hitů v time managementu je používání náhody. Stačí k tomu použít obyčejnou hrací kostku. Padne-li například pětka, pusťte se do pátého úkolu od posledního plněného, pak si hoďte kostkou znovu, padne trojka, pusťte se do třetího úkolu od tohoto posledního. A znova. Je to zajímavá hra. Budete překvapeni, jak tato metoda snižuje rezistenci k nepříjemným úkolům. Eliminujeme totiž ono obvyklé přemýšlení, zda se nám chce a zda bychom neměli dělat raději něco jiného. Zdání je jasné, vylosuji úkol a pustím se do něj. Tato metoda je velmi zajímavým oživením, které můžeme střídat s plněním úkolů seřazených dle priorit, uvádí Dalibor Špok. Stejně dobře jako hrací kostka poslouží pro náhodný výběr losování lístků z klobouku nebo generátor náhodných číslic na počítači.

Řád je cesta ke svobodě

Platí, že na čím delší dobu plánujeme, tím obecnější by naše cíle měly být. Dnešek naplánovat důkladně, pro týden naplánovat kromě událostí a setkání pár hlavních úkolů, pro měsíc naplánovat jeden až tři hlavní cíle a podobně. Chybou je stejně tak přílišné plánování jako to nedostatečné. Mnohem důležitější, než si stanovovat umělé plány, o nichž nikdo neví, zda jsou reálné, je věnovat se svému cíli každý den. Každý večer se na plán mrkněte a sepište si, co chcete nebo musíte udělat ten následující konkrétní den. Odhadněte, kolik na to potřebujete času. Potom vyškrtejte polovinu méně důležitých věcí a ve finále máte tak padesátiprocentní šanci, že to stihnete. Kdo si plány neproškrtá, nebude stíhat a ještě bude frustrovaný, uvádí Jitka Ševčíková.

Jiná je situace u firemních nebo skupinových projektů, kde musíme termíny stanovovat pevněji. Pokud se jedná o projekty opakované, máme odhad. Pokud se jedná o projekty nové, kreativní, pak je doporučováno projekt odstartovat a teprve zhruba v jeho čtvrtině či třetině si stanovit pevnější termíny, případně ty původně stanovené revidovat. Proč? Protože už jsme se dali do práce a víme, co vše budeme muset zohlednit, jaké nové překážky se ukázaly, jaké zdroje budeme opravdu potřebovat, co nám při plánování od stolu uniklo. Místo umělých deadlinů se lépe podívat zpět a ptát se sám sebe. Udělal jsem za tento týden pokrok? Pokud půjdu tímto tempem, stihnu vše, jak potřebuji? Pokud ne, něco je třeba udělat jinak. Ne v plánování, ale v každodenním potýkání se s cíli, komentuje Dalibor Špok a Jitka Ševčíková dodává: Řád je cesta ke svobodě, jakkoli paradoxně to zní.

Vsaďte na technické novinky, ale nepřežeňte to

Technických pomůcek, nástrojů a aplikací vhodných pro plánování času a lepší zvládání úkolů je dnes k dispozici obrovské množství. Některé jsou placené, jiné zdarma. Vybrat jednu či dvě efektivní pomůcky tedy není jednoduché. Doporučuje se především přístup k time managementu nekomplikovat. Každému vyhovuje jiná míra složitosti a jiné nástroje. Obecně lze říct, že i velký podnik lze řídit s blokem a tužkou, tak to například dělá Andrej Babiš.

Při výběru nástrojů a jejich používání respektujte několik zásad:

Minimalismus – používejte co nejméně aplikací, vyhledávejte ty, které řeší více problémů najednou. Nevýhodou velkého množství aplikací je roztříštěnost dat a jejich zálohování.

Integrace – pokud už musíte z nějakého důvodu pořídit další aplikaci, měli byste vybírat tu, která umožní výměnu dat se stávajícími aplikacemi. Pokud třeba hledáte aplikaci pro evidenci poznámek, měla by umožňovat i rychlé vytváření úkolů, abyste nemuseli přepisovat z jedné aplikace do druhé.

Synchronizace – spousta lidí má dnes chytré telefony a na nich databázi kontaktů, kalendář, úkoly nebo poznámky. Přestože to telefony umožňují, někteří tyto údaje vůbec nesynchronizují s počítačem. Mají pak jednu databázi kontaktů nebo kalendář na počítači, další na mobilu, něco pak vedou v papírovém diáři.

Je dobré používat pravidlo 80/20. Pokud vám jedna aplikace pořeší 80 % všech potřeb, je to ta správná cesta. Pokud mám přece jen doporučit jednu vychytávku, pak doporučuji aplikaci Hlasové poznámky. Je to velmi jednoduchá aplikace, pomocí níž si můžete namluvit poznámku či nápad, který vás napadne, když jste mimo kancelář. Aplikace pak namluvenou poznámku přeloží na text a odešle na e-mail. Nemusíte si tedy nic pamatovat, dokonce ani to, že si máte projít své poznámky, radí Jiří Brázda, jednatel společnosti iNexia.