Během podnikání se každé OSVČ nakupí celá řada dokumentů a lejster. Zbavit se jich dříve, než je možné, se nemusí vyplatit.
Klasickou situaci popsal jeden ze čtenářů serveru Podnikatel.cz, který se obrátil s dotazem, jak postupovat.
Rekonstruuji byt. Narazil jsem na šanony s daňovými doklady a dokumenty, které jsou však výrazně staršího data. Lámu si hlavu nad tím, zda mohu dokumenty skartovat, nebo je nutné je stále uchovávat. Jaké jsou lhůty pro archivaci dokladů OSVČ?
Rozdílné lhůty pro archivaci dokumentů
Při pravidlech archivace dokumentů je třeba v prvé řadě rozlišit, zda se jedná o OSVČ, která vede daňovou evidenci, je plátcem DPH či má zaměstnance. Lhůty pro archivaci dokumentů jsou uvedeny v § 31 a § 32 zákona o účetnictví.
OSVČ, která vede daňovou evidenci, uplatňuje paušální výdaje nebo se nachází v paušálním režimu, musí archivovat takové doklady, které mají souvislost se stanovením daně z příjmů. Jedná se zejména o faktury, ať už přijaté nebo vydané, a daňová přiznání.
Tyto doklady je nutné archivovat minimálně 3 roky od doby, která začíná plynout od posledního možného data podání daňového přiznání. Poplatník uchovává doklady po dobu, po kterou mu může být doměřena daň podle § 148 daňového řádu. Daň nelze stanovit po uplynutí lhůty pro stanovení daně, která činí 3 roky.
Tato lhůta se může prodloužit, například pokud vyjde v daňovém přiznání daňová ztráta. Doklady, které potvrzují ztrátu, je nutné archivovat minimálně 8 let. Maximální doba archivace je však 10 let.
Pokud se jedná o doklady, které se vztahují k dani z přidané hodnoty, zde je minimální archivační lhůta 10 let od konce zdaňovacího období. Plátce DPH je odpovědný za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost obsahu a jejich čitelnost. 5 let se pak archivují faktury, účetní doklady, účetní knihy či účetní záznamy.
Jestliže má OSVČ zaměstnance, musí si pohlídat hned několik rozlišných lhůt. U poživatelů starobního důchodu minimálně 10 let. Stejnopisy evidenčních listů je pak nutné archivovat minimálně 3 roky. 45 let je nově lhůta pro archivaci mzdových listů a účetních záznamů pro účely důchodového pojištění.
Jak dokumenty zlikvidovat?
Při likvidaci daňových dokladů a dokumentů je vždy vhodné využít skartovačku. Zamezí se tak možnému zneužití citlivých dat, která jsou na tiskopisech uvedena. Z praxe je také běžné, že podnikatelé tiskopisy pálí.
ČLÁNKY DO MAILU