Za poslední roky se nám proměnila mobilní zařízení, která původně sloužila pouze pro komunikaci přes krátké textové zprávy nebo hovory, ve skutečně výkonné stroje, které, ať už disponují jakýmkoliv mobilním operačním systémem, mohou posloužit jako perfektní mobilní kancelář přístupnou kdekoliv na cestách.
K tomu, abychom je mohli skutečně naplno využívat, je dobré vybavit je těmi skutečně nejlepšími mobilními aplikacemi. A právě oblast osobní produktivity je tou, která se denně těší novým přírůstkům. Udělejme si v dnešním článku exkurzi do tří oblastí, které by, holdujete-li každodennímu užívání vašeho mobilního telefonu, neměly zůstat nepokryty. Pojďme si představit ty nejzajímavější aplikace, které můžete okamžitě začít využívat bez jakéhokoliv poplatku.
Čtěte také: Vyzkoušejte chytré aplikace, které vám pomohou plně se soustředit na váš byznys
Evidujte úkoly
Ilustrační obrázek.
Všichni dnes a denně pracujeme na nejrůznějších úkolech a projektech. Naučili jsme se nedržet to, co máme udělat, v hlavě, a pečlivě zaznamenáváme záležitosti, které k nám denně proudí. Ačkoliv možná preferujete zapisování informací na papír, trhací lístečky a další oblíbená místa, zkuste na chvíli zvážit zavedení digitálního prostředí, které má mnoho předností.
Díky aplikacím pro evidenci úkolů a projektů budete mít kdykoliv k dispozici úložiště pro zapisování myšlenek a nápadů. Stejně tak vám většinou multiplatformní nástroje umožní synchronizovat vše do všech vašich zařízení. Prostřednictvím připomínek zajistíte, že nikdy nezapomenete na termíny. A ke každému z úkolů přiložíte poznámky, soubory a zvukové nahrávky, které vám usnadní práci a případné dohledávání potřebných informací. Využívat však můžete i další funkcionality, které si velmi rychle oblíbíte.
Nástrojů, které dnes můžete zdarma nainstalovat, existuje dlouhá řada. Osobně preferuji perfektní službu Todoist, kterou lze prakticky využívat pro jakoukoliv oblast vašeho působení, a pokud oželíte některé funkce, nemusíte za něj zaplatit ani korunu. I na svých kurzech a školeních vidím, že se s aplikací velmi rychle naučí pracovat i ti, kteří nikdy předtím žádný z podobných nástrojů nepoužívali. Pokud by vám z jakéhokoliv důvodu nevyhovoval, sáhněte například po Wunderlist. Odvede podobnou práci.
Zapisujte poznámky
Pracujete-li na projektech, jistě máte ke každému z nich více či méně rozsáhlou databázi poznámek – informací k projektu, zápisů ze schůzek, kontaktů nebo skenovaných dokumentů. Řadu lidí však neustále tíží jeden klíčový nedostatek – těžko se v nich orientuje a hledá.
Moderní nástroje umožňují shromažďovat všechny tyto informace na jediném místě. A nezáleží na tom, zda se jedná o textovou poznámku, zvukovou nahrávku nebo dokument. Už jen tím, že víte, kde poznámku najdete (ano, právě na tomto jediném místě), vám ušetří minuty hledání. Nehledě na to, že aplikace disponují perfektní a velmi rychlou funkcí pro prohledávání obsahu, se kterou před sebou budete mít během několika vteřin požadovaný materiál.
Pokud čtete mé články, pravděpodobně víte, že z portfolia aplikací pro poznámky preferuji multiplatformní a funkční Evernote, který je opět k dispozici v základní verzi zdarma. Umožní vám uložit jakoukoliv informaci počínaje textovým zápisem ze schůzky, přes fotografie dokumentů, zápisků na flipchartu nebo vizitek, a e-maily nebo webovými články konče. Díky tomu budete mít skutečně všechny informace na jednom místě a snadno dohledatelné. Preferujete-li nástroje firmy Microsoft a integraci s balíčkem MS Office, sáhněte po OneNote – je to podobná služba.
Čtěte také: 5 námětů, jak využít Evernote v podnikání
Měřte, co děláte
Každé zlepšení začíná měřením. Chcete-li pracovat produktivněji, je dobré vytvořit si na začátku vaší cesty tzv. časový snímek. Před několika lety, a je tomu tak často i dnes, preferovali lidé tabulkovou podobu, kdy v pravidelných intervalech zaznamenáváte činnosti, které provádíte. Získáte tak skvělý materiál pro analýzu a pozdější další kroky ke zlepšení.
Dnes mohou zaznamenávání činností obstarat moderní aplikace. Zajímá vás, jak využíváte svůj čas na mobilním telefonu nebo počítači? Sáhněte po některém z nich. Kromě toho, že vám aplikace automaticky snímají a ukládají informace o jednotlivých aktivitách, dokáží také generovat reporty, na základě kterých okamžitě poznáte, jak moc jste byli který den produktivní. A disponují samozřejmě také dalšími funkcemi, které mohou zvýšit produktivitu vaší práce.
Velmi oblíbeným nástrojem pro měření je v současnosti nástroj RescueTime. Nainstalujete si jej do počítače, mobilního telefonu a zbytek práce necháte na něm. Na konci dne nebo týdne pak jen vyhodnotíte data, která sesbíral. Pokud vám z jakýchkoliv důvodů nebudou výsledky tohoto nástroje vyhovovat, vyzkoušejte službu Toggl. Ta po vás sice vyžaduje manuální zadávání činností, ale dělá, co může, aby vám jej co možná nejvíce zjednodušila.
A zkoumejte dál
Svět osobní produktivity se s mobilními zařízeními propojuje čím dál tím více. Pokrýt můžete řadu dalších oblastí. K přemýšlení nad projekty použijte například aplikaci SimpleMind pro tvorbu myšlenkových map. Chcete-li si pročítat kdekoliv na cestách webové články, které máte třeba jako studijní materiál, sáhněte po perfektním Pocket.
Čtěte také: Chcete zefektivnit vaše podnikání? Vyzkoušejte myšlenkové mapy
Zapomínáte-li hesla, případně chcete zvýšit zabezpečení účtů k nejrůznějším webovým službám, otestujte aplikaci LastPass. A pro ukládání souborů a jejich synchronizaci napříč všemi počítači i mobilními telefony zase můžete nainstalovat a používat Dropbox.
Snažte se, aby vám chytrý mobilní telefon sloužil co možná nejvíce, a využijte jeho potenciál. Pokud to chytnete za správný konec, nestane se z něj pouze krabička pro kontrolu sociálních sítí a telefonáty, ale skutečně produktivní mobilní kancelář.
ČLÁNKY DO MAILU