Jaro přeje novým začátkům a motivuje k provětrání zaběhnutých postupů. Server Podnikatel.cz proto přináší tipy, kde a jak si s jarem udělat v podnikání pořádek.
1. Lepší organizace daňových dokladů
Jestli je pro podnikatelku či podnikatele shromáždění podkladů pro daňové přiznání každoročně nejtemnější noční můra, možná by měli v první řadě začít něco dělat právě s touto oblastí. Namístě je vymyslet lepší systém, jak doklady průběžně třídit a skladovat (a naopak neskladovat ty, které potřebné nejsou). I pro člověka na volné noze, který má relativně málo faktur či smluv, bude přehlednější a méně časově náročné uspořádat doklady pokaždé třeba na konci měsíce než jen jednou na závěr celého kalendářního roku. Systém vyhovuje každému jiný, proto je dobré vymyslet si ten svůj. Ať už k tomu poslouží šanony, organizéry, barevné desky, post-ity nebo rovnou digitalizace všech dokumentů.
Čtěte také: Jak správně zdanit příjmy z pronájmu majetku
2. Jarní úklid kanceláře
Po daních se přímo nabízí vrhnout se na jarní úklid kanceláře a vědomě vytáhnout na světlo i věci, na které se běžně během roku nikdy nedostane. Úklid si zaslouží pracovní stůl a zásuvky, skříně, které možná delší dobu nikdo ani neotevřel. Je výzva zbavit se veškerého nepořádku a všeho nepotřebného a nefunkčního a naopak konečně řádně archivovat to, co je potřeba. Při té příležitosti si zaslouží pozornost i klávesnice a myš, které je vhodné vyčistit a dezinfikovat. Ve větším měřítku lze objednat generální úklid a vymalovat. Důvody jsou pro to jak hygienické, tak estetické, a to jak s ohledem na zaměstnance, tak na zákazníky, klienty nebo obchodní partnery. Nakonec se vyplatí podívat se na všechny možnosti, jak předejít vzniku dalšího nepořádku. A to nákupem organizérů nebo funkčnějšího vybavení kanceláře, ale třeba i formulací pravidel, jak s dokumenty nebo věcmi, které jsou náchylné k chaosu, správně zacházet. Nebo vytipovat ty, které je lepší napříště vůbec nepořizovat.
3. Virtuální detox
Úklid si zaslouží nejen to, co se v kanceláři nachází fyzicky, ale také vše ve virtuálním pracovním prostředí. Počínaje e-mailovou schránkou (co třeba ji rovnou vyprázdnit), soubory v počítači nebo notebooku, přes plochu počítače nebo využívané sociální sítě – třeba je čas se na některou z nich vykašlat a jinou naopak začít využívat? Pokračovat lze odhlášením všeho, co už není potřeba – newsletterů, předplatného a podobně. K virtuálnímu detoxu patří i snaha uspořádat si hesla, která podnikatelka nebo podnikatel využívají. A konečně aktualizovat potřebné dokumenty a šablony (a těch nevyužívaných se, jak jinak, zbavit).
Čtěte také: Proč by vaše firma měla používat Instagram? Čtěte názory lidí z praxe
4. Oprášení webu
Všechno jednou doslouží, i firemní, osobní nebo produktový web. Možná je právě teď načase začít přemýšlet o novém designu webových stránek, jiných funkcích, jiném pojetí aktualit nebo přímo o otevření nového blogu. Ovšem s vědomím toho, že třeba právě snaha připravit si web na častější aktualizace nebo na sdílení firemní expertizy zároveň znamená ušít si na sebe bič a rozhodnout se pro jistou časovou investici. Není to tedy také důvod přehodnotit jinou firemní komunikaci, která už delší dobu dobře nefunguje, a tím ušetřit čas?
5. Posviťte si na výdaje
Jak tvrdí propagátor minimalismu v podnikání a sám podnikatel Joshua Becker, opravdové tajemství finanční nezávislosti není v tom stále více vydělávat, ale méně utrácet. Přesto, že podnikatel nebo firma peníze kontinuálně sledují, je užitečné vyhradit si čas a vytáhnout najednou na světlo všechny výdaje, všechno, za co firma nebo podnikatel peníze utrácí, a podrobit to důkladné revizi. Ať už jsou to účty za mobil, nájem a energie, nákup kancelářských potřeb a občerstvení nebo cestovní výdaje či vánoční dárky pro zaměstnance nebo klienty. Vždyť i jakékoliv neúčelně utracené zdánlivé drobné nakonec poskládají větší sumu, kterou je možné ušetřit.
Čtěte více: Minimalismus v podnikání – byznys, v němž méně je více
6. Přehodnoťte čas
K detoxu patří i snaha odhalit všechny zbytné žrouty času a zbavit se jich. Stejně tak jako chuť přehodnotit své časové i energetické investice, pokud nejsou zrovna nejúčelnější a místo benefitů přinášejí spíš jen minusy. Uspokojivé rozvržení a využití času souvisí se zaměřením na priority a je součástí snahy o dosažení vlastních cílů. A také snahy vyhnout se destruktivnímu stresu a rozvinout možná o něco zdravější životní a podnikatelský styl. Funguje skutečně vaše časová rutina, nebo je načase ji rázně změnit?
Čtěte také: Rutina, či změna? Jak podpořit změnu v podnikání, když rutina přestane fungovat
7. Aktualizujte vize a cíle
Jsou cíle, za kterými běžíte, stále vaše? A ještě chcete pracovat v takové firmě, jakou jste si na začátku vysnili? Není těch cílů najednou nějak moc – víc než času na jejich realizaci? Každý se mění a s tím často i jeho vize, cíle a priority nebo možnosti na nich pracovat. Spravovat a aktualizovat své vize a cíle je důležité, protože jen tak je možné odhalit ty, které už nejsou platné, nebo jiné přeformulovat. Případně se pustit do jejich radikální změny. Svoboda se štěpí na dvě části: na jedné straně je představa o tom, co zmůžu, a na straně druhé je vědomí toho, co bych si přál. Může se stát, že schopnost splyne a beze švů se prolne s přáním v pevné rozhodnutí jednat,
píše o ideálním stavu sociolog Zygmunt Bauman (Individualizovaná společnost, Mladá fronta 2004).
Čtěte také: Nebojte se kroku do neznáma. Jak jsem vyměnila práci snů za nejistotu podnikání
8. Audit činností a byznys modelu
Co a kdo ve firmě dělá nebo nedělá? Co by bylo třeba začít dělat? A proč? Jaké činnosti jsou naopak úplně zbytečné? Je aktuální byznys model skutečně funkční, nebo je třeba ho s vývojem společnosti, konkurence, preferencí zákazníků nebo kvůli jiným vlivům proměnit, či dokonce zjednodušit? Je byznys model férový a jak ovlivňuje životní prostředí? To jsou možné otázky, na které by měl podnikatel hledat odpovědi. V plném pracovním nasazení na to není vždycky čas, přitom je to jedna z klíčových věcí pro zachování a rozvoj byznysu. Je tedy lepší vyhradit si na tyto úvahy speciální čas.
9. Reflexe komunikace a vztahů
Drby, zákulisní politiky, manipulace, křivdy a další podobné záležitosti žádnému pracovnímu prostředí nesvědčí. Detox na ně. Není na škodu se občas zaměřit na to, jak ve firmě funguje komunikace mezi zaměstnanci i mezi zaměstnanci a podřízenými. I na to, zda jsou ve firmě obecně spíše zdravé vztahy, jestli nevznikají zbytečné konflikty. Nebo zda lze o potenciálně konfliktních skutečnostech vždycky mluvit otevřeně a přímo napříč případnou firemní hierarchií. Souvisí s tím i průzkum toho, jestli opravdu každý zaměstnanec dostává na svou práci přiměřenou zpětnou vazbu.
Čtěte také: Chcete dobře komunikovat? Pak přestaňte být direktivní a berte lidi s respektem
10. Ukliďte všechno, co raději odkládáte
Nakonec je jaro také příležitostí definitivně se pustit do úklidu všeho už mnohokrát odloženého. Toho, do čeho se nikdy nechce nebo na co údajně nikdy není čas. Do restů původně přesunutých na neurčito. Jejich seznam, ať už si každý individuálně sepíše sám.
ČLÁNKY DO MAILU