Operační program Podnikání a inovace (OPPI), určený pro podnikatele, patří mezi operační programy s nejvyšší úspěšností, která se pohybuje mezi 50–75 % v závislosti na jednotlivých podprogramech. Abyste v žádosti udělali co nejméně přešlapů, z nichž některé se mohou stát i pro již získanou dotaci osudnými, přinášíme souhrn nejčastějších chyb, kterých se žadatelé v OPPI dopouštějí, spolu s radami, jak se těchto chyb vyvarovat.
1. Uvádíte údaje nesouhlasící s obchodním rejstříkem
Při založení Master účtu, který je nutný k získání přístupu do systému eAccount, kam se žádosti v OPPI podávají, či při vyplňování Registrační žádosti, dochází mnohdy k tomu, že žadatel uvede nesprávné údaje, jako např. chybný název firmy, adresu nebo kódy NACE. Tyto chyby sice nejsou zásadní, ale znamenají značné zdržení a administrativu navíc, jelikož údaje z Master účtu se pak dále propisují do všech registračních žádostí ve vámi založených projektech. Hlídejte si proto správnost veškerých údajů velice pečlivě. Čtěte více: Jak na svůj projekt získat dotace z EU? Přečtěte si příběhy úspěšných žadatelů
2. Necháváte vše na poslední chvíli
Všechny programy mají své termíny pro podání jak registračních, tak plných žádostí. Pokud tyto termíny nedodržíte, musíte si počkat na další výzvu. Vzhledem k tomu, že se plánovací období 2007–2013 blíží ke konci a většina výzev OPPI tak letos bude otevřena naposledy, můžete přijít o svou šanci na dotaci nadobro. Pokud necháte podání žádosti na poslední termín, může se stát, že narazíte na problém technického charakteru, úplně například stačí špatné internetové připojení a svoji žádosti nebudete moci nahrát do systému eAccount včas. O možnost získat dotaci můžete přijít už při samotném založení Master účtu, necháte-li tuto záležitost na poslední chvíli. CzechInvest má 5 pracovních dní na schválení účtu, dbejte proto na to, abyste si jej založili v dostatečném předstihu před termínem podání registračních žádostí.
3. Zapomenete přiložit požadované přílohy
Žadatelé často zapomínají na některé přílohy, které je nutné k žádostem přikládat, u registrační žádosti např. rozvaha, výkaz zisků a ztrát, u plné žádosti potom např. územní rozhodnutí, živnostenské oprávnění, smlouvy, stavební povolení apod. V případě, že zapomenete na některou z příloh, CzechInvest vás vyzve k jejímu dodání, avšak opět dojde ke zbytečnému zdržení a přiděláváte si tak práci.
4. Rozpočet projektu je nadhodnocený nebo naopak podhodnocený
Rozpočet projektu si pořádně promyslete už před podáním registrační žádosti. Rozpočet, který uvedete v ní, již totiž nemůžete v plné žádosti navýšit. Nesnažte se ale naopak rozpočet projektu neuměřeně navyšovat ve snaze získat co největší dotaci. Projekt by měl být přiměřený možnostem společnosti, finančním i personálním, jejímu know-how apod., musí vycházet z reálných požadavků firmy. To znamená, že jeho realizace nezávisí výhradně na poskytnutí dotace, ta by měla váš projekt spíše urychlit či umožnit jej realizovat ve větším rozsahu. Buďte si vědomi toho, že hodnoticí komise na základě posudků externích hodnotitelů rozpozná, pokud se žadatel snaží vymyslet projekt pouze proto, aby mohl čerpat dotaci, či neopodstatněně navyšovat jeho rozpočet, aby získal co nejvíce peněz. Vězte, že takové projekty mohou být tím spíše zamítnuty. Čtěte více: Dotační programy fungují také jako alternativa investičních pobídek
5. Stanovujete si nereálné cíle
Při psaní podnikatelského záměru si dávejte pozor, abyste si nestanovili cíle, které pak nebudete schopni naplnit. V rámci projektu je nutné dodržet tzv. závazné ukazatele, pokud se tak nestane, budete muset celou dotaci vrátit. Vyvarujte se tedy snahy stanovit si cíle, kterým nejste schopni dostát, pouze proto, abyste získali co nejvyšší dotaci, mohli byste o ni totiž přijít úplně.
6. Uvádíte nestejné údaje v různých částech žádosti
Věnujte pozornost tomu, abyste měli v podnikatelském záměru a v systému eAccount shodně vyplněné údaje, jako např. rozpočet, počet nově vytvořených pracovních míst či místo realizace projektu. V případě jakéhokoliv nesouladu vám sice CzechInvest vrátí žádost k opravě, ale příliš velké množství takových chyb může vést k negativním posudkům ze strany externích hodnotitelů se zdůvodněním o rozporuplnosti uváděných údajů v rámci žádosti a jejích přílohách.
7. Žádáte dotaci na výdaje, které jsou nezpůsobilé
Do podobné situace se dostanete, když budete ve své žádosti požadovat dotaci na výdaje, které nejsou v rámci daného programu stanoveny jako způsobilé. Tato chyba může a nemusí znamenat zamítnutí vaší žádosti, každopádně však bude váš projekt vyvolávat dojem, že je nedbale či špatně připravený. Pečlivě si tedy prostudujte text výzvy programu, z něhož žádáte o dotaci, a přesně zjistěte, na které výdaje ji můžete získat a na které nikoliv, abyste se podobných přešlapů vyvarovali.
8. Podnikatelský záměr je málo nebo naopak příliš podrobný
Další častou chybou bývají příliš obecné a vágní formulace v podnikatelském záměru. Snažte se všechny parametry vašeho projektu specifikovat, avšak dejte si pozor na uvádění přílišných detailů, které vám potom ztíží realizaci projektu. Neměli byste například uvádět konkrétní dodavatele, jelikož jste jakožto příjemce dotace povinni vypisovat na veškeré dodávky nad 500 tisíc Kč výběrové řízení. Zadělat na zbytečné problémy si můžete také v případě, pokud v podnikatelském záběru budete uvádět takové podrobnosti, které se potom při realizaci mohou velmi snadno změnit, např. když při vytváření nových pracovních míst uvedete, ve kterých konkrétních kancelářích v místě realizace budou pracovníci sedět. Dostanete se tím do situace, kdy budete muset žádat o změnové řízení při každém přesunu jednotlivých pracovníků do jiné kanceláře. S tím souvisí také bod následující. Čtěte více: Nemáte peníze na byznys plán? Získejte grant. Víme, jak na to
9. Realizujete projekt jinak, než jste popsali v podnikatelském záměru
Myslete na to, že co napíšete do podnikatelského záměru, se pro vás momentem schválení žádosti o dotaci stane závazným. Jakákoliv změna podléhá schválení administrativního orgánu a musíte žádat o změnové řízení, a to ještě předtím, než změnu provedete. Při realizaci projektu proto pravidelně a s předstihem kontrolujte, zda skutečně budete postupovat podle podnikatelského záměru, a zavčas nahlaste všechny změny.
10. Nedodržujete povinnou publicitu
Jako příjemce dotace ze strukturálních fondů EU se zavazujete, že budete informovat veřejnost o tom, že svůj projekt částečně financujete právě z těchto zdrojů. Jak má tato publicita vypadat, se dozvíte v příslušné příručce, obecně platí pravidlo, že je určitě lepší využít více prvků publicity (samolepky, plakáty, webová prezentace) než méně. Totéž platí u časového hlediska, na publicitu dbejte od samého začátku projektu. Počítejte s tím, že případná kontrola si chybějící publicity rozhodně všimne, snažte se mít proto vše v pořádku.
11. Neúčtujete dotované náklady do dlouhodobého majetku
Tato chyba patří k těm závažnějším. Pokud totiž opomenete majetek pořízený od třetích stran účtovat do dlouhodobého majetku, dotace na ně vám nebude proplacena. Jedinou možností, jak tento nedostatek napravit, je podat dodatečné daňové přiznání, ovšem rozmyslete si dobře, zda jste ochotni kvůli předchozí nepozornosti absolvovat nezbytné kontroly z finančního úřadu a investovat čas a energii do zbytečné administrativy navíc. Čtěte více: Realizujete projekt podpořený dotací EU? Poradíme, jak se vypořádat s výběrem dodavatelů
12. Nevedete oddělené účetnictví k projektu
Pamatujte na to, že výdaje související s projektem musíte vést na zvláštních analytických účtech. Pokud tento fakt opomenete, porušujete tím podmínky, které jste podepsali při přidělení dotace. Jakmile kontrola zjistí takovýto nedostatek, musíte jej urychleně napravit a zaúčtovat výdaje správně, což bývá problematické, zejména pokud se vztahují k již uzavřenému účetnímu roku.
13. Zkazíte výběrové řízení
Obecně v OPPI platí, že veškeré způsobilé výdaje vzniklé v průběhu realizace projektů musí být vynakládány v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Pravidla pro výběr dodavatelů nadto stanovují povinnost uskutečnit výběrové řízení při zadávání zakázek, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 500 tisíc Kč bez DPH. Výběrová řízení jsou velmi přísně kontrolovaná. Zkazíte-li výběrové řízení, budete muset získanou dotaci kompletně vrátit.
14. Postupujete podle špatných pravidel
Pravidla, podle kterých je nutné se řídit, můžou v průběhu času podléhat změnám. Někteří žadatelé potom začnou realizovat svůj projekt podle čerstvě změněných pravidel. Mějte však na paměti, že jsou pro vás závazná ta pravidla, která jsou platná v okamžiku, kdy podepisujete Podmínky poskytnutí dotace po schválení vašeho projektu, nikoliv jejich nejaktuálnější verze.
15. Špatně archivujete dokumenty
Veškeré dokumenty související s projektem evidujte zvlášť, a to jejich originály kvůli případným kontrolám. Budete-li archivovat kopie, může se stát, že budete muset shánět originál, jakmile k vám dorazí kontrola, což hlavně v případě větších firem bývá mnohdy velmi komplikované. Nezapomeňte také, že dokumenty a účetní doklady k projektu je nutné archivovat déle než je standardní doba, a to 10 let po ukončení projektu či do roku 2025, podle toho, který okamžik nastane později.
Ačkoliv získání a udržení dotace není jednoduchou záležitostí, vyplatí se do tohoto procesu investovat čas a energii. V případě, že nemáte ani jednoho nazbyt, můžete se obrátit na odborníky, kteří mají s podáváním žádostí o dotace bohaté zkušenosti a měli by nezbytnou administrativu vyřídit za vás. Kvalitní poradenské společnosti vám pomůžou nejen s vyřízením žádosti o poskytnutí dotace, ale také s následnou realizací projektu a minimalizují riziko chyb. Nevýhodou je fakt, že tyto služby nemůžete očekávat zadarmo, nemáte-li však s podávání žádostí o dotace zkušenosti, tato investice se vám určitě vyplatí.
Rozhodnete-li se podávat projekt vlastními silami, buďte pečliví, pozorní, podrobně si prostudujte všechny příručky, pravidla a podmínky a neváhejte se obrátit se svými dotazy obrátit na pracovníky agentury CzechInvest, kteří vám ochotně pomohou a poradí v případě jakýchkoliv nejasností. Odměnou vám bude úspěšný projekt s výrazně nižšími náklady díky finanční pomoci z EU.
Pro server Podnikatel.cz připravila společnost eNovation, s.r.o.
ČLÁNKY DO MAILU