Když jsem dříve najímal zaměstnance pro svou digitální agenturu, snažil jsem se je ihned zapojit do práce na reálných projektech, aby měli možnost vše si v praxi osahat. V řadě případů se takový zaměstnanec zalekl náročných úkolů a laviny nových informací a nepřečkal ani zkušební lhůtu. Tehdy jsem s kolegy začal přemýšlet, jak to udělat lépe.
K dokonalosti se nám to podařilo dovést v mé druhé – headhunterské společnosti. Vyvinuli jsme vlastní program pro postupnou integraci nových zaměstnanců. Ten spočívá v postupném zvyšování pracovní zátěže. Nováček tak získává příležitost poznat firemní kulturu, seznámit se se svou náplní práce i s prací ostatních kolegů v týmu a až po měsíci se dostává do „ostrého“ provozu.
Ukázalo se, že věnovat novému člověku v prvních měsících dostatek času je klíčové. Díky času, který investujete v této fázi, se totiž vyhnete mnohdy ještě delšímu řešení problémů v budoucnosti. Navíc díky času strávenému s ním po měsíci celkem jistě víte, zda je to ten pravý kolega. Následujících několik bodů vychází ze zkušeností, které jsem nasbíral ve všech svých firmách.
Čtěte také: 7 vlastností, které u svých zaměstnanců rozhodně nechcete vidět
Jak maximalizovat šanci na úspěch nového kolegy?
1. Detailně představte jednotlivá oddělení nebo role v týmu
Dřív u nás každý nový zaměstnanec absolvoval takzvané kolečko. Po přijetí přebírala nováčka asistentka, prošla s ním postupně všechny kanceláře a jednoho po druhém mu představila kolegy. Ukázala mu, kde je kuchyňka, a předala základní informace. Pak ho usadila k přidělenému stolu a odtud ho měl na starosti projektový manažer týmu, ve kterém pracoval. Měli jsme pocit, že to stačí, ale pak nám začala váznout komunikace mezi jednotlivými týmy.
Proto jsme se rozhodli navazovat bližší vztahy už od začátku. Každý nováček je tak trochu ztracený. Je ale ve vašem zájmu, aby se co nejdříve zapojil do kolektivu. Zkuste mu to trochu usnadnit a důkladně ho seznámit s firmou, do které nastoupil. V rámci našeho integračního programu se velmi osvědčilo dopřát nováčkům čas s kolegy z ostatních týmů – v každém oddělení nebo s každou důležitou rolí stráví celý jeden den. S obchodníkem jde na reálnou schůzku s klientem (pomáhá třeba psát zápis z jednání), připravuje nabídky a učí se. Během marketingového dne pomáhá s přípravou prezentací a organizací plánovaného eventu. Lépe si pak přestaví, na koho se s čím může obrátit a kdo od něj bude co potřebovat.
Čtěte také: 5 typů zaměstnanců, kterým se vyhýbejte velkým obloukem
2. Dopřejte nováčkům dobré zadání, dostatek času a podporu
Po dlouhém hledání se nám konečně podařilo nalézt člověka, který přesně odpovídal našim požadavkům. Radek nastoupil a my ho nadšeně zapojili do rozjetých projektů, aby měl představu, na čem pracujeme. Po třech týdnech dal z ničeho nic výpověď. Napřed jsme nechápali proč. Pak se ukázalo, že jsme mu do začátku naložili moc. Kolegové neměli na jeho otázky čas a on se nemohl zbavit dojmu, že pořád někoho obtěžuje.
Když jsme pozici obsazovali znovu, zvolnili jsme tempo a přidali na podpoře. I u špičkových odborníků je v začátcích třeba poskytnout maximální podporu a čas na aklimatizaci v novém prostředí. Připravte proto srozumitelné pokyny, konkrétní termíny a nechte na práci více času, než je obvyklé. Prvních pár měsíců buďte nováčkovi trpělivě k dispozici a poskytujte zpětnou vazbu.
- Připravte zadání napsané a proberte osobně. Každému vyhovuje jiná forma.
- Nastavte termín kontrolního bodu (dejte více času než je obvyklé) a nastavte finální termín.
- Dejte najevo, že jste k dispozici pro potřebnou podporu a opravdu buďte dosažitelní.
- Nezadávejte hned na začátku velké klientské projekty. Snáze se pracuje s projekty interními, které se mohou trochu zpozdit nebo v případě potřeby předělat.
Čtěte také: 7 věcí, které nikdy neříkejte svým zaměstnancům
3. V případě náhrady za jinou osobu nepodceňujte dohled
Když k nám nastupovala účetní Jana jako zástup za kolegyni na mateřské dovolené, zjistili jsme, že není předání kompetencí jako předání kompetencí. Všechno se totiž zdálo v naprostém pořádku až do chvíle, kdy původní kolegyně odešla a my se na Janu začali obracet s dotazy, na které neměla odpovědi. Tam se ukázalo, že i když mají lidé pocit, že předali ze své práce naprosto všechno, vždy je lepší na proces dohlédnout a ujistit se.
- Při předávání kompetencí mezi odcházejícím zaměstnancem a jeho náhradou je velmi snadné na část úkolů zapomenout. Je proto ve vašem zájmu, aby předávku dozorovala třetí osoba.
- Stanovte v bodech, co přesně je třeba předat a do kdy.
- Ještě před odchodem původního zaměstnance si otestujte na reálných situacích, že je nováček připraven.
- Dohlédněte na to, že nový kolega dostane manuály nebo že budou postupy opravdu vysvětleny.
- I v následujících měsících by měla být samozřejmostí podpora od manažera.
- Připravte seznam věcí, které se mají předat, a otestujte nového před odchodem původního.
Čtěte také: 7 manažerských chyb, které vám zaměstnanci neodpustí
4. Dávejte zpětnou vazbu často a pravidelně
Nabrali jsme šikovného kolegu Karla, který se nám už u pohovoru zdál neuvěřitelně schopný. Začal pracovat a zkušební doba utekla jako nic. Když jsme se pak na jejím konci sešli k hodnotícímu rozhovoru, dozvěděli jsme se, že si vůbec není jist, jestli své úkoly plní podle očekávání a na 100 %. Od té doby jsme zavedli pravidlo, že každý manažer se se svými nováčky pravidelně setkává, aby se problémy řešily, dokud je na to čas. Máme pak jistotu, že zaměstnanec bude po uplynutí zkušební doby plně připravený k výkonu své práce.
Zkušební doba by neměla být jen časem, během kterého poznáte, jestli daný zaměstnanec vyhovuje vašim požadavkům. Měla by být také časem, kdy se mu pravidelně věnujete a pomáháte mu požadavky splnit.
- Nastavte si pravidelná setkání, ideálně jednou týdně. Otevřeně se bavte o průběhu zkušební doby a dávejte zpětnou vazbu ke všem hlavním úkolům, na kterých nový kolega pracoval.
- Ujistěte se, že zaměstnanec rozumí tomu, co se od něj očekává, a společně nastavte kompetence. Není nic horšího, než očekávat, že někdo něco udělá, a neříct mu o tom.
Čas strávený s nováčkem se vám vrátí
Nástup nováčka do firmy je náročný pro obě strany. Jedna naskakuje do rozjetého vlaku, kde vše má určitá pravidla a od ní se očekává, že s nimi splyne. Druhá do svého středu přijímá nový článek a samozřejmě chce, aby okamžitě všechno klapalo tak, jak byla zvyklá. Každý nováček by se měl hned na začátku seznámit nejen s firemními pravidly a kulturou, ale také s kolegy ze svého i ostatních týmů. Dopřejte mu pozvolný rozjezd a do práce ho zapojujte postupně, aby měl možnost se aklimatizovat.
V případě, že nastupuje jako náhrada za jiného zaměstnance, dohlédněte na to, aby skutečně dostal všechny informace, které k práci potřebuje. A hlavně: mluvte s ním a dejte mu najevo, že jste mu k dispozici. Vyhradíte-li si na integraci nového zaměstnance čas a budete-li se mu v jeho začátcích věnovat, mnohonásobně se vám to vrátí v podobě silného týmu.
ČLÁNKY DO MAILU