Určitě jste, podobně jako ostatní čtenáři, někdy zaslechli o aplikaci Evernote. Multiplatformní nástroj po zaznamenávání, skutečně rychlé vyhledávání i sdílení poznámek za posledních 7 let dobyl softwarový svět a stal se nepostradatelným pomocníkem a externím mozkem nejednoho uživatele. Jeho schopností je až škoda nevyužít také při podnikání. Přemýšlíte, jak by mohl být právě vám užitečný? Co takhle vyzkoušet jej v praxi na těchto příkladech?
Tento autor bloguje pro server Podnikatel.cz. Zviditelněte sebe a také svůj byznys a začněte psát pro Podnikatel.cz. Registrujte se jako bloger: press@podnikatel.cz
1. Ukládejte si náměty z webových stránek
Při procházení webu se mi často stane, že narazím na podnět, který souvisí s některým z aktuálních projektů, případně mi vnukne zajímavou myšlenku. Stejně tak mohu například narazit na služby podobného charakteru, rád bych o nich zjistil více (mapování prostředí), nicméně rád bych se ke stránce vrátil později. Možností, jak to provést, mám samozřejmě několik. Já však chci
- mít tuto informaci kdykoliv a odkudkoliv u sebe,
- možnost začlenit ji později do některého z projektů a
- hlavně s ukládáním neztrácet čas – musí to proběhnout rychle.
2. Elektronický archiv dokumentů
Evernote byl první impulsem pro přechod na bezpapírové řešení. Ačkoliv jsem se dodnes papíru zcela nezbavil, dělám pro to maximum. Smlouvy, účtenky nebo další dokumenty jsou materiály, které v papírové podobě eviduji, ale přistupuji k nim velmi zřídka. Důvod je prostý – vše mám uloženo v Evernote. Možná se ptáte: „Proč bych si měl skenovat všechny potenciálně potřebné dokumenty do nějaké aplikace?“ Důvodů je několik, za mě však jednoznačně vítězí to, že
- mám veškerý svůj papírový svět v mobilním telefonu, tabletu i počítači a tudíž přístupný odkudkoliv,
- Evernote dokáže najít poznámku obsahující naskenovaný dokument ve formátu JPG, PNG nebo PDF, ve kterém se nachází konkrétní text (disponuje OCR technologií) a
- kdykoliv mohu s kýmkoliv konkrétní dokumenty sdílet.
3. Archivace důležitých informací z e-mailu
Jednou z funkcí Evernote je také dnes již rozšířená možnost ukládat e-maily jako nové poznámky. Říkáte-li si, že archivace e-mailů mimo poštovního klienta je nesmysl, nejste daleko od pravdy. Rozhodně vás nechci nabádat k bezúčelnému kopírování každého e-mailu do Evernote.
Čtěte také: Nepouštějte se do byznysu bezhlavě. Učte se efektivně plánovat. Víme, jak na to
Praktické využití v této oblasti spočívá v archivaci těch informací, které téměř jistě využijete pro svůj aktuální či nejbližší projekt, nápad či akci. Jako lektor osobního time managementu a GTD tak ukládám e-maily, které obsahují informace důležité pro školení, prezenční listiny, zaslané profily účastníků a další informace, které mi pomáhají s přípravou a realizací tréninkového programu. Naopak běžná komunikace, není-li k tomu speciální důvod, nemá v Evernote co dělat.
E-mail do Evernote dostanete buď přes již zmiňovaný Evernote Web Clipper (používáte-li Gmail, pro který je speciálně upravený), případně přeposláním na unikátní e-mailovou adresu, kterou má k dispozici každý uživatel.
4. Cestování
Protože rád využívám každodenní přesuny mezi městy k práci, vlaky se staly mou kanceláří a hotely běžnou rutinou, je nezbytnou součástí mého Evernote systému také zápisník nazvaný Cestování. V něm eviduji veškeré jízdenky, letenky nebo potvrzení o ubytování. Několikrát mi to již velmi pomohlo (potíže s načtením zákaznických karet, na kterých byla uložena jízdenka nebo třeba několik dnů starý případ, kdy jsme hledali v jednom z hotelů v Praze mou rezervaci a aplikace Booking.com zrovna nechtěla načíst seznam posledních objednávek).
Čtěte také: Vyzkoušejte chytré aplikace, které vám pomohou plně se soustředit na váš byznys
Do zápisníku se jízdenky i potvrzení rezervací hotelů dostávají zcela automaticky- využívám službu Zapier, která založí poznámku z e-mailu, který spadá do jedné z požadovaných kategorií (rozpoznání probíhá na základě předmětu a odesílatele). Vím tak, že vždy najdu veškeré doklady, které potřebuji na cesty, na jednom místě, které mám k dispozici odkudkoliv bez ohledu na internetové připojení.
5. Schůzky a jednání
Evernote je také perfektním místem pro evidenci záležitostí kolem osobních schůzek s vašimi klienty. Ať už se jedná o počáteční přípravnou fázi a koncept schůzky nebo následný zápis, můžete právě pro tuto aktivitu použít jednoduchého textového editoru a následného sdílení s klientem nebo týmem. Vše je velmi prosté a vyžaduje skutečně minimum úsilí.
Evernote disponuje v Premium verzi také párem speciálních funkcí, které můžete pro účely jednání využít. První z nich je prezentační mód, který umožní během několika vteřin proměnit jednoduchou poznámku v prostředek pro představení myšlenek ostatním rovnou z aplikace Evernote. Odpadá tak nutnost překlápět informace do PowerPoint, Keynote nebo jiných nástrojů. Druhou funkcí je skenování vizitek, které využijete při kontaktu s novým klientem či partnerem. V režimu fotoaparátu zvolte režim business card a využijte tak nejen možnosti pořízení fotografie vizitky, ale rovněž nechte Evernote, aby rozklíčoval informace, jakými jsou jméno, společnost nebo e-mailová adresa osoby, uložit je do iOS či Google kontaktů a zároveň vás třeba propojil s touto osobou na sociální síti LinkedIn a poslal jí vaše kontaktní údaje (pro případ, že byste zrovna neměli vizitky u sebe).
Další možnosti čekají
Externí či snad digitální mozek, jak mnozí Evernote nazývají, skrývá nespočet dalších nástrojů, které vám mohou velmi ulehčit podnikání. Informace, které jsme kdysi evidovali v šanonech či kartotékách a později je naivně překlápěli do robustních systémů (což si mohl dovolit málokdo), dnes můžete mít jednoduše v kapse. Nástroj, který lze využívat také zdarma, vám umožní vybudovat skvělou mobilní bezpapírovou kancelář. Chyťte tuto příležitosti pořádně za pačesy.
ČLÁNKY DO MAILU