5 největších žroutů času, kteří vás odvádějí od práce

Podnikatelé stále mnohdy podceňují time management. Několika jednoduchými kroky přitom můžete denně ušetřit až hodiny času. Přečtěte si 5 největších žroutů času, kteří vás stojí cenné minuty. Mějte ale na paměti, že základem je sebedisciplína. Sami od sebe čas jen tak nezískáte.

1. Absence plánování práce

Někteří lidé se při slovu plán orosí, jelikož si vybaví centrálně plánovanou ekonomiku. Jenže bez dobrého plánování podnikatelé často ztrácejí drahocenné hodiny. Nejvíce času totiž promarníte většinou kvůli tomu, že máte špatně naplánovanou práci a špatně určené priority, nebo dokonce práci vůbec naplánovanou nemáte. Pokud začínáte pracovní den s tím, že absolutně netušíte, co budete dělat (neplatí pro umělce, kteří se živí improvizací), s velkou pravděpodobností promarníte hodně času.

Budete se až divit, co udělá s vaší pracovní efektivitou jenom papír, kam si vypíšete všechny úkoly, co potřebujete v daný den udělat. Když si tento seznam dáte na viditelné místo, dokáže opravdu zázraky s vaší motivací. Ještě efektivnější budete, dokážete-li si stanovit také priority jednotlivých úkolů. Stanovte si buď vlastní stupnici, nebo třeba využijte známkování jako ve škole. Asi není třeba připomínat, že začít byste měli vždy s těmi nejdůležitějšími činnostmi, ať se vám do nich sebevíce nechce.

Čtěte také: 7 tipů, jak zefektivnit práci z domova

2. Aktuální nápady, co byste zrovna mohli dělat

S prvním žroutem času úzce souvisí i další. Zná ho asi každý. Pracujete na nějakém úkolu, a přitom vás napadají miliony jiných věcí, které byste mohli dělat. V tomto případě platí přímá úměra, že čím více vás aktuální činnost nebaví, tím více nápadů na jinou práci vás napadá. Jestliže se však jedná o činnost, kterou musíte udělat, vrhněte se na ni co nejdříve a snažte se ji dodělat v kuse. Jakmile se začnete úkolu vyhýbat nebo od něj odcházet, všechna negativa se jen znásobí. Pokud navíc rozjedete mnoho věcí najednou, zvyšuje se riziko, že neuděláte ani jednu pořádně. Soustřeďte se proto na rozdělané a naplánované věci a teprve po jejich dodělání začněte dělat další. 

Autor: www.isifa.com

Ilustrační obrázek

Také v tomto ohledu může pomoci mít jasně danou firemní strategii a především naplánovanou práci. Vždy se snažte soustředit spíše na méně věcí než na více. Každý úkol, ať už strategický nebo taktický, máme rozplánovaný v kalendářích. Když v naší agentuře vytváříme úkol, nejenom, že jej zadáme konkrétnímu konzultantovi, ale i naplánujeme, kdy se na něm bude pracovat, vysvětlil Robert Němec, ředitel digitální agentury RobertNemec.com.

Čtěte také: 5 tipů, jak se vyhnout pracovnímu stresu

3. Pročítání denních zpráv

Mezi největší žrouty času jednoznačně patří pročítání aktuálních zpráv na internetu. Zatímco v dobách (jenom) papírových médií si lidé zprávy přečetli po cestě do práce či z práce, případně si na přečtení novin vymezili čas třeba po obědě, v současnosti si řada z nás čte aktuální zprávy každou hodinu. Ačkoli se to nezdá, čtením novinek se dá opravdu strávit hodně neproduktivního času, málokdy totiž zůstane jen u přečtení toho nejdůležitějšího. Průběžné pročítání zpráv během dne má navíc tu časovou nevýhodu, že vám trvá, že se opět začnete koncentrovat na práci. Jedna pětiminutová pauza tak kolikrát zabere i půl hodiny a pokud si takových přestávek dáte během dne několik, můžete přijít až o několik hodin pracovní doby.

Odborníci proto doporučují číst zprávy jenom ráno nebo večer a ideálně například cestou z práce či do práce. A paradoxně spíše jeden perfektní obecný zahraniční, než pročítat všechna možná média. Z odborných médií si vybrat několik nejlepších zdrojů a dát si je do RSS čtečky. A navíc přísně selektovat, co budu číst, poradil pro server Podnikatel.cz Robert Němec. Pokud vám přísun informací jednou denně nestačí, spojte alespoň čtení zpráv s obědem. Klidně si o něco protáhněte polední pauzu, vyplatí se to více, než každou hodinu kontrolovat, co převratného se ve světě stalo.

Čtěte také: Buďte pány svého času! Poradíme vám, kde získat cenné minuty

4. Facebook, Twitter a spol.

Sociální sítě se bezesporu řadí mezi bezva věci. Stejně tak jsou ale velkým žroutem času, který se s prací jen těžko snáší. Podobně jako v případě zpráv byste se neměli na sociální sítě v pracovní době příliš koukat. Řada podnikatelů má při práci puštěný Facebook v okně celý den a čte si nové postřehy svých přátel každou chvíli. Pokud navíc patříte mezi lidi, kteří mají touhu na jiné příspěvky reagovat, můžete díky Facebooku a Twitteru několik hodin svého pracovního času škrtnout. Ne nadarmo v řadě firem zakazují zaměstnancům na sociální sítě přístup.

Pokud víte, že jste na Facebooku každou hodinu, raději si jej během dne zakažte. Podobně jako u zpráv se na něj podívejte například během polední pauzy, či ráno a večer.

Čtěte také: 5 věcí, které vás v začátku podnikání nenapadnou a mohou vás překvapit

5. E-maily

Spoustu zbytečného času vám během dne vezme také neefektivní práce s e-maily. Ano, komunikace pomocí e-mailové schránky patří mezi podnikatelskou nutnost, musíte si ale uvědomit, že e-mail není priorita číslo jedna. Jak zákazníci, tak obchodní partneři sice často skrze e-mail komunikují, to ale neznamená, že jim musíte během deseti minut odpovědět. Na urgentní věci slouží telefon. Když se vás potenciální zákazník pomocí e-mailu na něco zeptá a nemáte zaměstnance na řešení problémů zákazníků, odpověď do 24 hodin bohatě dostačuje.

Na rozdíl od sociálních sítí a zpráv se klidně do e-mailové schránky dívejte častěji než jednou denně, řiďte se však přitom několika radami. Všechny e-maily zběžně prohlédněte a SPAMy rovnou pošlete do propadliště dějin. Označte si, které zprávy vyžadují odpověď a také důležitost jednotlivých zpráv. Dále se řiďte pravidlem dvou minut: Odpověď, která mi zabere maximálně dvě minuty, je efektivní napsat okamžitě. Zprávy, které vyžadují delší odpověď, pak hromadně vyřešte například na konci pracovní doby.

Čtěte více: Naučte se pracovat se svou e-mailovou schránkou. Přečtěte si naše tipy

Obecně odborníci doporučují vycházet i při time managementu z měření a schopnosti odpovědět si na otázky: “Kolik peněz přináší tento zákazník? Proč tahle práce trvá mně hodinu a podřízený ji dělá den? Pokud jsem byl v práci 14 hodin, znamená to, že jsem opravdu udělal hodně důležitých úkolů?” Takže nejdřív doporučuji určit si metriky, podle kterých bude možné efektivitu měřit, a pak snahou skutečně vyniknout ve zvolené metrice. Já sám používám: Kolik času jsem přinášel hodnotu zákazníkovi? uzavřel pro server Podnikatel.cz Jiří Knesl, jednatel společnosti Sprint Masters, která se věnuje školení v oblasti managementu, marketingu a IT.