O principech ochrany osobních údajů musí podnikatel uvažovat nejen ve vztahu ke svým zaměstnancům, ale také v případě obchodu a marketingu. O zacházení s osobními údaji zaměstnanců business server Podnikatel.cz informoval nedávno. Čtěte více: 5 tipů, jak bezbolestně na ochranu osobních údajů zaměstnanců
Tentokrát se zaměří na osobní údaje v marketingových a obchodních aktivitách firmy. Obecně i v oblasti marketingu platí, že osobní údaje patří subjektu údajů, nikoliv tomu, kdo je zpracovává a jakkoliv je při své činnosti využívá. Platí i to, že se v mnoha případech podnikateli, zvláště drobnému, který nemá rozsáhlý administrativní aparát, vyplatí omezit nakládání s osobními údaji na zákonné minimum – to se týká například procesu uzavírání smluv. Ušetří si tak nadměrnou starost o zabezpečení údajů a o dodržování všech pravidel při jejich zpracovávání.
1. Ani s veřejnými údaji v obchodním rejstříku či ARES nelze nakládat, jak se podnikateli zlíbí
Fakt, že je mnoho osobních údajů o podnikajících i nepodnikajících osobách dnes přístupných na internetu, si nelze vykládat tak, že jsou to údaje volné k marketingovému využití a neplatí pro ně zásady ochrany osobních údajů. Pokud by si tedy podnikatel myslel, že není nic jednoduššího, že nastřádat do databáze volně přístupné údaje z netu a pak s nimi pracovat, je na omylu. I k využití takových osobních údajů je třeba souhlas dotyčné osoby. Tím, že si někdo na internetu stáhne veřejně přístupné údaje a obešle takto získané adresáty e-mailem nabídkou svých služeb, aniž by si vyžádal předchozí souhlas, porušuje zákon. Čtěte více: Antispamový zákon klepl podnikatele přes prsty
2. Při uzavření smlouvy se vyplatí zjišťovat jen skutečně potřebné údaje
Při uzavírání smluv s klienty se podnikatel dostává do styku s osobními údaji podobně, jako při pracovněprávních vztazích. A proto by si měl rozmyslet, jaké údaje ve smlouvě skutečně potřebuje a zda jich neshromažďuje zbytečně příliš. Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) radí jednoduše se při uzavírání smlouvy zeptat: kdo – komu, co a za kolik, kdy a jak. Odpovědi na tyto otázky pak srozumitelně vymezují okruh osobních údajů, které podnikatel potřebuje pro smlouvu zjišťovat. Údaje by měly identifikovat zákazníka a být nezbytné pro plnění smlouvy – nic víc. Platí poučka právníka Jiřího Maštálky, kterou uvedl na semináři ÚOOÚ o ochraně osobních údajů v podnikání: Podnikatel si musí uvědomit, v jaké právní situaci se nachází.
Při uzavření smlouvy musí tedy vědět především to, jaké údaje musí zjišťovat, aby dostál souvisejícím zákonným pravidlům a smluvním ujednáním.
Speciální pozornost je při uzavírání smluv potřeba věnovat rodnému číslu. Tam, kde ho ve smlouvě výslovně vyžaduje zákon, je ho samozřejmě nutné uvádět. Ve všech ostatních případech však jen se souhlasem nositele rodného čísla.
Podtrženo, sečteno není uzavření smlouvy příležitostí, jak z klienta dostat maximum možných údajů, které je možné do budoucna marketingově nebo obchodně využít.
3. Při jednorázovém uzavření smlouvy o zpracování nejde, při opakovaném využívání údajů už ano
Při uzavření jednotlivé smlouvy nelze hovořit o zpracování osobních údajů. Jestliže však jde o agendu smluv uzavíraných se zákazníky systematicky např. při prodeji určitého zboží nebo poskytování určité služby, jde o zpracování osobních údajů,
rozlišuje příručka Ochrana osobních údajů, kterou vydal ÚOOÚ pro podnikatelskou praxi. Příkladem zpracování osobních údajů jsou tak třeba soubory údajů ve spotřebitelských smlouvách, smlouvách o prodeji, pronájmu, v pojistných smlouvách apod.
4. Podnikatel nemá právo nikoho spamovat – k přímému marketingu je třeba souhlas příjemce
Bez výslovného a doložitelného souhlasu příjemce obchodních sdělení není možné nikomu e-mailem zasílat nabídky služeb či podobné informace. Ani při telemarketingu nelze pravidlo souhlasu s příjmem obchodních sdělení obejít. Po zavolání je třeba se představit, říci v jaké věci volající telefonuje a zeptat se, zda si chce druhá strana obchodní sdělení vyslechnout. Pokud odmítne, není možné ji přemlouvat, nebo dál přes jasný nesouhlas v hovoru pokračovat. V případě tištěných materiálů zase platí, že neadresnými zásilkami nelze plnit poštovní schránky těch lidí, kteří na nich mají výslovně uvedené (v podobě nějaké nálepky se sdělením), že reklamu do schránky nechtějí.
Na tato pravidla se lze podívat také z druhé strany. Pokud by podnikatel klientovi nebo potenciálnímu klientovi přes jejich vůli nutil své produkty nebo služby, stejně kvalitního vztahu zákazník – podnikatel nedosáhne. Nucený klient se stejně nestane opakovaně nakupujícím loajálním zákazníkem a podnikatel si tak může ušetřit čas a peníze. Čtěte také: Mrkněte občas do SPAMu, třeba v něm na vás čekají miliony
5. Jednou ne, znamená vždycky ne
Přímý marketing směřovaný do e-mailové schránky adresáta lze šířit pouze s adresátovým výslovným souhlasem. Toto pravidlo zavedl zákon o některých službách informační společnosti, tzv. antispamový zákon. V e-mailu, s jehož zasláním adresát souhlasil, navíc musí vždy být také jasný návod na odhlášení zasílání dalších reklamích e-mailů neboli obchodních sdělení. Pokud klient, nebo jen potenciální klient další zasílání odmítne, platí to stále a nelze se pokusit ho zase za čas přímou reklamou atakovat. Čtěte více: 10 tipů pro úspěšný newsletter
Toto pravidlo se nedá šalamounsky obejít ani tím, že podnikatel k marketingové činnosti využije veřejně přístupné údaje. Ať už z obchodního rejstříku, kde jsou stále podnikatelé identifikováni i rodným číslem, nebo z rejstříku ekonomických subjektů ARES, případně jednoduše z webových stránek jednotlivých osob či firem. I v případě veřejně získaných kontaktů je třeba si vyžádat souhlas se zasláním obchodního sdělení.
Dá se tedy říci, že díky ochraně osobních údajů ještě více nabylo na důležitosti pravidlo, že se vyplatí cenit si stávajících klientů a věnovat se péči o ně, než do nekonečna stále klienty ztrácet a utrácet peníze za jejich náročnou, a zákony regulovanou, akvizici.
ČLÁNKY DO MAILU