5 tipů, jak se zbavit problému s nedostatkem času

Jak ukazují průzkumy, lidé v podnikové sféře tráví pouze polovinu necelou polovinu času tím, že se věnují svým úkolům. Větší efektivitě přitom může pomoct správně aplikovaný time management. Řiďte se několika následujícími radami.

1. Stanovte si cíle a priority

Základem, bez kterého se neobejdete, je stanovení si reálných cílů a priorit. Právě toto vytyčení vám pomůže jak z hlediska plánování času, tak motivace. Určitě se vyplatí vše formulovat písemně, jelikož pak jednodušeji rozlišíte mezi tím, co je důležité a co může počkat. Je přitom jedno, zda tak učiníte v bodech nebo budete aplikovat „projektový“ přístup a pomůžete si například myšlenkovou mapou nebo Ganttovým diagramem. Cíle stanovujte co nejkonkrétněji, a to včetně termínu, kdy je máte mít splněné.

Čtěte také: Chcete zefektivnit vaše podnikání? Vyzkoušejte myšlenkové mapy

2. Řiďte se svým biorytmem

Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed

Ilustrační obrázek

Plánování je samozejmě v pořádku, ale všeho s mírou. Většinou se nevyplatí organizovat si svůj čas navzdory nebo přímo proti zákonitostem vlastního biorytmu. Někomu více vyhovuje vstávat brzy ráno a začít pracovat časně, jiný spíše uvítá pozdější začátek práce a nejvýkonnější je třeba v odpoledních hodinách, nebo rád pracuje večer, protože má na práci větší klid. Rytmus (i délka) spánku, jídla, výkonnosti se u každého jednotlivce liší. Kdo má tu možnost, může i při time managementu těžit z toho, když svůj denní režim svému biorytmu přizpůsobí. Právě plánování se může stát malou pastí – je v pořádku určit si, co daný den potřebujeme udělat a stihnout, absolvování vytyčených bodů se ale pro nás nesmí stát tím nejdůležitějším, říká Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas.

3. Řiďte se Paretovým pravidlem

V oblasti time managementu je důležité mít neustále na paměti, čeho chceme dosáhnout. Nezapomínejte na známé Paretovo pravidlo 80 / 20. V závislosti na okolnostech znamená například to, že 20 % vstupů má za následek 80 % výstupů, nebo že za 80 % důsledků může 20 % příčin. Jak připomněla ve svém článku Jana Bohutínská, Paretovo pravidlo je podle Timothy Ferriss metoda, jak doslova rozpitvat své podnikání a osobní život, aby se podnikatel zbavil všeho, co je zbytečné. Ferriss to nejprve vyzkoušel na vlastní kůži. A položil si především dvě otázky: Kterých 20 % příčin je zdrojem 80 % mých problémů a nespokojenosti? Kterých 20 % příčin je zdrojem 80 % výstupů, o něž usiluji, a tedy mé spokojenosti?

Čtěte více: Jak lépe organizovat svůj čas? Čtěte, co doporučují zkušení odborníci

4. Zjistěte, jak trávíte čas

Kdo chce smysluplně aplikovat time management, musí nejprve zjistit, na co svůj čas vlastně vynakládá. Jak upozornil Jan Dvořák z firmy Gopas, v podnikové sféře lidé tráví jen 45 % času na svých hlavních úkolech. Téměř 15 % času jim vyplní e-mailová komunikace, dalších zhruba 15 % stráví na užitečných i méně užitečných poradách, 8 % připadá na rušivé vlivy z okolí i od kolegů. Řadu lidí ještě stále brzdí špatná znalost práce na počítači nebo nízké povědomí o pomocnících, které jim mohou ušetřit čas – ať už jde o využívání nástrojů pro spolupráci ve skupině, plánování projektů, sdílení dokumentů, nebo jen prostá mobilní řešení pro vzdálený přístup, doplnil Dvořák.

Na sledování toho, jak travíte svoji pracovní dobu, lze využít celou řadu aplikací. Jde například o: TimeEdition, EasyProject, Timebits, RescueTime, ManicTime, Toggl a další.

Čtěte více: Jak bojuji s prokrastinací? Používám aplikaci, která měří, co a jak dlouho dělám

5. Využívejte aplikace

Aplikace vám mohou samozřejmě pomoci i v samotném time managementu. Podle Davida Allena, autora bestselleru Mít vše hotovo, je předně třeba zaznamenat všechny úkoly, které musíte zvládnout, do logického a důvěryhodného systému mimo hlavu i mysl. Následuje vědomé rozhodnutí o povinnostech, které si jednotlivec vpustí do života, a plán dalších kroků, které lze kdykoliv provést nebo znovu přehodnotit.

Čtěte také: 10 bezplatných aplikací, které vytvoří z vašeho mobilu produktivní kancelář