6 pravidel a další rady pro výběr informačních technologií pro firmu

Velká řada podnikatelů si uvědomuje, že bez informačních a komunikačních prostředků efektivně podnikat nelze. Technologie jsou pro podnikání nesmírně důležité, neboť umožňují komunikovat s okolím – se zákazníky, s obchodními partnery, ale i s bankou a dalšími institucemi a úřady. Zvláště informační technologie zlevňují a usnadňují komunikaci a sdílení informací, umožňují relativně snadnějším způsobem prezentovat svou společnost a své výrobky či služby, lépe navazovat vztahy a komunikovat s novými zákazníky a obchodními partnery a jednoduše zefektivňují práci celé firmy.

Ne však všechny komunikační a informační systémy využije každý podnikatel. Záleží na mnoha faktorech, mezi které patří např.:

• velikost podniku a jeho náročnost na informační a komunikační prostředky (např. z hlediska počtu zaměstnanců a jejich pracovních činností),
• regionální uspořádání společnosti – vyšší nároky zřejmě bude mít firma s mnoha pobočkami po celé zemi či Evropě apod. oproti firmě, která provozuje např. pouze jednu pobočku,
• zaměření společnosti – společnost operující v oblasti informačních technologií bude mít pravděpodobně nároky vyšší než společnost provozující např. rychlé občerstvení,
• a další.

Informační a komunikační prostředky si firmy zajišťují buď samy (typické spíše pro velké společnosti), nebo externě, tzv. outsourcing (typické pro malé a střední firmy). Pokud podnikatel chce, aby mu informační a komunikační systém fungoval efektivně, nesmí být při jeho vývoji a implementaci zanedbaná žádná z jeho částí, ať už jde o hardware, software, lidskou složku, která obsluhuje informační a komunikační prostředky (správce) nebo která je uživatelem, nebo o soubor nařízení a pravidel, která definují podmínky využívání informačních a komunikačních prostředků (např. i kvůli zamezení nelegálního softwaru) Čtěte více: Máte nelegální software? Může vás to přijít draho.

6 pravidel pro výběr informačního systému

Na informační a komunikační systémy jsou kladeny určité požadavky. Mezi ty zřejmě nejzákladnější lze zařadit:

1. bezpečnost a ochrana informací, ať už před viry nebo zneužitím neoprávněných osob,
2. funkčnost a rychlost,
3. zálohování a archivace dat,
4. ochrana proti výpadku proudu,
5. spolehlivost,
6. ekonomická efektivnost.

Pokud se podnikatel nerozhodne, že nákup informačního vybavení svěří kompletně externí firmě, má možnost nakupovat v kamenných obchodech nebo na internetu, a to buď v takových, kde je velký výběr značek, nebo u autorizovaných prodejců vždy jen konkrétní značky. V případě velkého výběru je výhodou možnost porovnat parametry rozličných výrobků i ceny, na internetu mohou být užitečné i uživatelské diskuse. Čtěte více: Než si do firmy pustíte internet, vyzbrojte se!

Jak na outsourcing IT

Na českém trhu existuje řada specializovaných firem, které dodávají podnikatelům a firmám kompletní IT řešení na míru. Při výběru dodavatele IT služeb je dobré oslovit s poptávkou více společností a porovnat jak služby, tak účtované ceny.

Společnost, která se kompletně postará o IT ve firmě, poskytuje:

• hardware i software, prokázat se může spoluprací s renomovanými společnostmi zaměřený jak na hardware, tak software – dodávky, záruční a pozáruční servis
• správu sítě
• proškolení zaměstnanců klienta
• kromě kontinuální správy také možnost řešení akutních problémů klienta (helpdesk, hotline)

Důležité je seznámit se také se systémem, jakým si dodavatel své služby účtuje. Může se jednat o stanovený paušál, který obsahuje určité pravidelné služby, o hodinovou sazbu, kterou si dodavatel za práci účtuje apod. Každopádně i přesné vymezení plateb a služeb je nutné ukotvit ve smlouvě.

Přečtěte si další tutoriály ze sekce Rozjezd

Start podnikání

Potřebujete poradit s rozjezdem vašeho byznysu? Přečtěte si návody, kdy začít podnikat, jak vybrat tu správnou právní formu vašeho podnikání a také jak sestavit podnikatelský plán.

Spustit průvodce startem podnikání

Vedlejší činnost

Kdy můžete mít podnikání jako vedlejšák? Jak začít podnikat při zaměstnání, studiu či ve starobním důchodu a jak na související pojištění? Čtěte návody pro vedlejší činnost.

Spustit průvodce vedlejší činností

Marketing

Chcete svoji firmu lépe zviditelnit? Naučte se, jak vnímat potřeby svých zákazníků, jak si stanovit svoji cílovou skupinu, jak si najít svůj tržní koutek, nebo jak si vyrobit například firemní logo.

Spustit průvodce marketingem

Manažer

Každý podnikatel je zároveň manažerem. Naučte se, jak ušetřit kvalitním plánováním, outsourcingem. Zároveň se nechte inspirovat, jak si dobře naplánovat svůj čas.

Spustit průvodce manažerem