Mezi základní stavební kameny úspěšné firmy patří správná komunikace se zaměstnanci. Vyvarujte se v ní lží, sprostot a bezobsažných frází. Naopak se snažte s podřízenými komunikovat otevřeně, přijímat jejich názory a vždy si na ně udělejte čas, pokud vás o to žádají. Bez kvalitní komunikace se prostě v podnikání neobejdete.
1. Říkejte, mluvte, komunikujte
Abyste se mohli ve své komunikaci se zaměstnanci zlepšit a méně chybovat, musí vůbec nějaká výměna informací mezi vámi a podřízenými probíhat. Nejhorší prohřešek, co můžete v oblasti vnitrofiremní komunikace udělat, je pracovníkům neříkat nic. Pokud se zaměstnanci vůbec nemluvíte a o ničem je neinformujete, reálně hrozí, že ztratíte jejich podporu a loajalitu, bez kterých žádný podnik fungovat nemůže. To dokládá řada různých výzkumů, podle kterých pracovníci, kteří se cítí být dostatečně informováni, mnohem více důvěřují vedení společnosti. V některých studiích šlo až o rozdíly v desítkách procent.
Možná se vám zdá zbytečné vysvětlovat zaměstnancům důvody svých rozhodnutí. Berte však v potaz, že zaměstnanec chce mít především jistotu práce a pracovních podmínek a jakákoli překvapivá novinka jej může zaskočit a ovlivnit motivaci. To se pak může negativně promítnou do jeho činnosti pro společnost. Informujte proto pracovníky o všech velkých změnách ve firmě, vysvětlujte důvody svých rozhodnutí a snažte se pro ně získat jejich podporu. Především ve zlých časech se vám to dvojnásobně může vrátit.
Zaměstnancům navíc nemusíte všechny věci říkat přímo osobně, ve velkých firmách může fungovat jako informační kanál podnikový časopis či firemní blog. Především v menších firmách by však neverbální cesty mělo osobní předání informací minimálně doplňovat. Čtěte více: Nebuďte lama, naučte se správně komunikovat s ajťákem
2. Neříkejte lži
Právě v těžkých chvílích, kdy jste se dostali v podnikání do obtíží, platí zásada dostatečné komunikace o to více. S ní se však pojí i druhé pravidlo, a to zaměstnancům hlavně nelhat. Nesnažte se finanční problémy společnosti bagatelizovat a všem s úsměvem tvrdit, že se nemusí ničeho bát a že žádný problém neexistuje. Nelžete o důvodech propouštění a nevymýšlejte si nesmysly, pokud jde do tuhého. Buďte pokud možno co nejvíce otevření a přiznejte potíže, pokud se do nějakých vaše firma dostane.
“Lež má krátké nohy,” říká přísloví a ani v oblasti firemní komunikace tomu není jinak. Problémy vždy vyjdou na povrch, ať se je budete snažit maskovat sebelépe. Pokud kritickou situaci sami pravdivě přiznáte, přinese vám to minimálně dvě výhody. Předně omezíte šuškandu ve firmě a eliminujete drby, které mnohdy princip tiché pošty přetransformuje do problémů rovnajícím se konci světa. Za druhé pak upevníte loajalitu zaměstnanců, kteří pak spíše podpoří i vaše případné nepopulární kroky, jelikož budou vědět, proč k nich opravdu dochází.
3. Neříkejte sprostá slova
Mezi další chyby v komunikaci se zaměstnanci se řadí nezvládání emocí, řev či dokonce používání vulgarismů. Ani jedno byste v rozhovorech s pracovníky neměli, ať už úmyslně či neúmyslně, používat. I kdyby vás zaměstnanec naštval tak, že byste ho nejraději předhodili hladovým lvům, snažte se své emoce udržet na uzdě. Křik a nadávky pomůžou jen málokdy a adresáta jimi navíc značně ponižujete. U zaměstnancích navíc může vaše agresivní chování vyvolat obavy či pohrdání, což se zrovna nepodepíše kladně na jejich pracovním výkonu Vulgarismy si nechte na fotbal a do hospody a řev používejte jen tehdy, začne-li ve firmě hořet.
Jestliže o sobě víte, že jste impulsivní typ, dejte si před rozhovorem s podřízeným pár minut na uklidnění a vyhraďte si čas na osobní schůzku. Každý průšvih vypadá s odstupem času úplně jinak a některé věty se opravdu špatně berou zpět. Když zaměstnanci něco vytýkáte, buďte u toho klidně důrazní a přísní, ale opravdu se vyhněte zvýšenému hlasu a sprostým slovům. Kritika musí být především věcná a konkrétní, obecné hlášky typu “tys to pěkně p…l” nebo “co jsi to za d…a, žes udělal takovou kravinu” do vnitrofiremní komunikace opravdu nepatří.
4. Neříkejte kritiku před ostatními zaměstnanci
Každý čas od času udělá chybu a výjimkou nejste vy ani vaši zaměstnanci. Okřídlené klišé tvrdí, že kritika musí být konstruktivní. Ať už si o tom myslíte cokoli, správně zvolená kritika může být skutečně velice efektivní a posunout zaměstnance i vás samotné o kus dále. Základem je si ovšem uvědomit, čeho vlastně kritikou chcete dosáhnout. Jejím cílem by se nemělo osobní hodnocení zaměstnance, ale upozornění na špatný postup a zpětná vazba jeho práce.
Než se pustíte do výtek, zmiňte zásluhy daného zaměstnance a připomeňte jeho dřívější úspěchy. Při kritice buďte přímý a konkrétní a dejte prostor k vyjádření i zaměstnanci. Debatujte o problému a hledejte řešení. Zaměstnanec by měl pochopit, že kritizuje proto, aby se situace již příště neopakovala a ne proto, abyste se na něm “vozili”. Ke správné kritice patří ještě jedna důležitá poznámka, problém vždy řešte mezi čtyřma očima a nikdy před ostatními zaměstnanci. S kritikou navíc musí jít ruku v ruce také pozitivní hodnocení v případě dobře odvedené práce. Čtěte více: Zaměstnance kritizujte vždy jen mezi čtyřma očima.
5. Neříkejte “nezajímá mě, co si myslíš, udělej, co říkám”
Řada šéfů trpí přesvědčením, že na jejich nápady nikdo nemá a že nepotřebují názor ostatních, natož podřízených. Neexistuje však větší omyl. Dejte si tedy pozor, ať mezi tyto bezchybné Einsteiny nespadnete. Vaši zaměstnanci mají pravděpodobně mozek a rozum stejný jako vy a i jejich názory byste proto měli brát vážně. Jestliže vám někdo z pracovníků oponuje, zamyslete se nad tím, co říká a neprosazujte svůj postoj jen z pozice síly.
Kvalita nápadů se nehodnotí podle toho, kdo s ním přišel, ale podle obsahu. Vymyslíte-li jako majitel novinku, neznamená to apriori, že jde o zlepšovák, který firmu posune o dva finanční řády výše. Pokud vám naopak 99 % zaměstnanců řekne, že s vámi nesouhlasí, stojí za to své smělé plány objektivně přehodnotit, nebát se přiznat chybu a dám jim za pravdu. Dobrý šéf není ten, který vše vymyslí, ale ten, který dokáže dobře delegovat pravomoci a motivovat lidi k tomu, aby sami svými nápady posouvali podnik dále.
6. Neříkejte zaměstnancům, že na ně nemáte čas
Jestliže za vámi přijde zaměstnanec a chce něco řešit, neodmítejte ho s tím, že nemáte čas. Pokud vskutku přišel nevhod, domluvte se s ním na konkrétním čase schůzky a termín dodržte. Šéf, který si nedokáže najít čas na problémy nebo nápady svých zaměstnanců, nemůže čekat, že ho budou uznávat a respektovat. I kdyby šlo o bezvýznamnou maličkost, pracovníka pozorně vyslechněte a zareagujte. Čtěte více: Naučte se být uznávaným šéfem, přečtěte si 9 užitečných pravidel
7. Neříkejte bezobsažné motivační fráze
Některé manažerské příručky vám budou radit, abyste zaměstnance nabudili různými motivačními větami, které v nich vyvolají pocit, že jejich srdce bije jen a jen pro firmu. Tyto motivační bezobsažné fráze však u Čechů neslaví příliš úspěch, jelikož věty o práci na 120 % a společném budování socialismu tu velká část z nich poslouchala přes 40 let. Vyhněte se proto “hlodům” typu “každý musíme něco obětovat pro společný cíl,” “můžeme dělat ještě více,” a “ať se každý zamyslí, zda dělá opravdu maximum”.
Pokud po zaměstnancích chcete, aby zvýšili své úsilí, motivujte je spíše finančně a buďte ve svých žádostech co nejvíce konkrétní. Stanovte přesné cíle, kterých byste rádi dosáhli, a ty nastiňte zaměstnancům. Požádejte je o názor a promluvte si s nimi o nich. Společnou debatou se tak spíše doberete k vytouženým metám a k větší aktivitě svých pracovníků. Čtěte více: Několik rad a tipů, jak najít a udržet kvalitní zaměstnance
ČLÁNKY DO MAILU