Buďte pány svého času! Poradíme vám, kde získat cenné minuty

Správně aplikovaný time management neboli řízení času může být velmi vhodným pomocníkem ke zpříjemnění života. Pomůže odstranit zbytečné „časožrouty” a odbourat mnoho nadbytečného stresu.

Den každého člověka má pouze 24 hodin. I ti nejlepší nebo nejbohatší podnikatelé mají denně pouze 1440 minut času. Další nelze přikoupit. Čas lze pouze efektivněji využít. Pokud dokážete pomocí vhodných opatření odbourat pouhých 15 minut zbytečných činností denně, získáte ročně více než 90 hodin volného času navíc. A to už stojí za úvahu.

Základní nutností je stanovit si své osobní a pracovní cíle a priority. Čeho chci ve svém osobním a profesním životě dosáhnout? Jaké jsou moje cíle? Co jsem ochoten pro ně obětovat? Time management totiž neřeší pouze co, kdy a jak dělat, ale zejména proč to vůbec dělat. Této problematice se již business server Podnikatel.cz věnoval v samostatném článku.

Pomoci mohou také nejrůznější další opatření.

Paretovo pravidlo

Existuje Paretovo pravidlo, které říká, že 80 % přínosů zajistí činnosti, které trvají 20 % času. Naopak zbylých 80 % času strávíme s věcmi, které přinesou pouze 20 % úspěchu. Je to jednoduché a pravdivé. Celá věc má ovšem jeden háček. Je nutné odhalit, které věci jsou ty důležité, a které naopak ne.

Dělejte jen důležité věci. Když se vám zdá, že je něco velmi důležité a musíte to hned udělat, zeptejte se sami sebe: Bude to důležité i za rok? Jestliže ne, pak to není důležité ani dnes. Důležitost je subjektivní pojem. Každopádně by však měla vycházet z vámi stanovených priorit a cílů.

Delegování a outsourcing

Časově náročné činnosti si nechte zajistit externími osobami. Získaný čas můžete využít rozumnějším způsobem. Ať se jedná o jakkoliv malý úkol, téměř vždy můžete využít služeb dalších lidí a delegovat na ně minimálně část úkolu.

Dnes již neplatí, že výkonnost se hodnotí podle množství času stráveného v práci. Je docela možné, že trávíte v práci příliš mnoho času, protože jej nevyužíváte dostatečně efektivně a špatně (nebo vůbec ne) delegujete úkoly na své podřízené.

Pořádek

Hodně času se ztrácí hledáním patřičných souborů na disku. Mějte v datech zavedený určitý systém a pravidelně udržujte pořádek. Rovněž vhodně uspořádané pracovní prostředí může zvýšit vaši výkonnost.

Nedělejte více věcí naráz. Multitasking snižuje efektivitu. Nejprve dodělejte jednu věc a pak začínejte s další.

Neztrácejte čas čekáním

Někdy je samozřejmě nezbytné na někoho čekat. Ale i když čekáte, než váš šéf zahájí poradu, ztrátový čas můžete efektivně využít. Můžete si číst nějakou zprávu a podobně. Technika také umožňuje odpovídat na e-maily a vyřizovat další věci, ke kterým se jinak nedostáváte.

Ztrácet čas čekáním můžete také u lékaře a na dalších místech, kde máte opravdu jen málo možností, jak délku čekání ovlivnit. I tento čas ovšem můžete efektivně využít.

Vhodné pomůcky

Využívejte nástroje, které vám umožní plánovat čas a mít přehled, které činnosti vás čekají. Čas můžete šetřit také využíváním moderních technologií. Příkladem může být internetové bankovnictví. Čas ztracený dojížděním do banky a pobytem v bance může být značný. A obvykle se jedná o části dne, kdy je vaše pracovní výkonnost nejvyšší.

Pohledů na time management je mnoho, ale většinou se v základních rysech shodují. Robert Němec, ředitel internetové reklamní agentury RobertNemec.com, zmiňuje