Čas pracuje proti podnikatelům, přesto ho lze "zpomalit"

Jednou z nutných dovedností podnikatele je schopnost dobře zacházet se svým časem i s časem svých zaměstnanců. Dodržování pravidel time managementu, tedy řízení času, může odbourat zbytečný stres a zabránit tomu, aby se slovník podnikatele scvrkl na jediný výraz: Nestíhám. Organizace a řízení času jsou důležité i v běžném provozu firmy, a o to víc ve vypjatější době. Tou může být třeba právě březen, pro mnohé podnikatele (bez daňového poradce nebo ze zákona povinného auditu) nejzazším měsícem podání daňového přiznání a platby daní.

Prioritu stanoví stát

Základním pravidlem organizace času je stanovení priorit, cílů a také důvodů, proč jich chce podnikatel dosáhnout. Březnovou prioritu za podnikatele (kteří ještě daňové přiznání nepodali) vyřešili zákonodárci a úředníci, tedy stát. Důležité proto je své činnosti této prioritě podřídit, odložit méně podstatné činnosti na později, odbourat časožrouty (tedy úkony, kterými podnikatel ztrácí cenný čas) a tím subjektivně trochu „zpomalit” čas. I v případě, že podnikateli daňové přiznání zpracovává účetní (někteří živnostníci však v této činnosti stále ještě spoléhají sami na sebe), vyžaduje většinou jeho – oproti normálu – intenzivnější součinnost. Čtěte více: Jak si správně zorganizovat čas 

Živnostník nebo malý podnikatel, který si účetnictví zpracovává sám, může právě v době podání daňového přiznání zvážit, jestli by nebylo lepší najmout si pro příště na účetnictví externistu – účetní nebo účetního, případně specializovanou firmu. Nevýhodou sice bude určitá finanční investice, výhodou ale naopak úspora času, který pak může podnikatel věnovat klíčovým činnostem, jádru svého podnikání a svým klientům. Outsourcing či delegování povinností tedy v daňovém období získávají na významu. Čtěte více: Buďte pány svého času! Poradíme vám, kde získat cenné minuty

Pořádek šetří čas

Hledání věcí a neviditelně založených faktur nebo důležitých dokladů je nejen časožrout, ale také stresor. Pokud tedy podnikatel těžko zpětně za celý rok dohledává doklady, měl by se poučit pro příští daňové období. Průběžná archivace daňových dokladů a celkově průběžný pořádek v účetnictví mu totiž v době těsně před podáním daňového přiznání ušetří čas. To potvrzuje také účetní Jana Jandová: Kdo má na starosti jen jednu firmu, průběžně dělá kontroly zůstatků na rozvahových účtech a kontroluje saldokonto, ten má z poloviny vyhráno. Na závěrku se tak vlastně připravuje celoročně. Ale pak je ještě dost účetních operací, které se nedají udělat dříve, než po 31. prosinci.

Při přípravě daňového přiznání a účetní závěrky těžko může účetní nebo podnikatel, který si účetnictví organizuje sám, začít šidit platby, zpracování nově došlých faktur nebo na dva měsíce stopnout výplaty, aby ušetřili čas. Dělají tedy běžnou účetní práci a navíc zpracovávají účetnictví za minulý rok. Existuje nějaký návod na to, jak časově zvládat vypjaté daňové období bez újmy na fyzickém nebo duševním zdraví? Za celou svou kariéru jsem nepřišla na to, jak vyzrát nad pracovním náporem v daňovém období. Prostě pracuji deset hodin denně a i o víkendech, což asi není ta nejlepší rada. Dobrou radu bych v tomto ohledu sama uvítala, pokud nějaká existuje, krčí rameny Jana Jandová. Tvrdí ale, že je pochopitelný rozdíl mezi účetní, která má na starosti jen jednu firmu a tou, která účtuje hned pro několik firem a na konci roku ji ještě kontaktují fyzické osoby, které chtějí jen jednou za rok zpracovat daňové přiznání. A také poukazuje na svou zkušenost s Českou správou sociálního zabezpečení a Všeobecnou zdravotní pojišťovnou, které si právě v době příprav daňového přiznání naplánují ve firmě kontrolu plnění povinností odvodů z mezd. Stává se mi to pravidelně každý rok alespoň u jedné firmy, dodává Jandová.

Chvíle na restart

I ve chvíli, kdy má podnikatel pocit, že nic nestíhá a je ve stresu z daní, měl by si udělat čas na odpočinek. Možná o to spíše teď, než v klidnějším období. Z únavy totiž vznikají chyby, které jen prohlubují stres. Dostatečný spánek, dobrá životospráva, přiměřený odpočinek a relaxace tedy nejsou časožrouty, ale dobrými pomocníky. Čtěte více: Nechceme už tlusté pupky, aneb příběh českého manažera