Rozvrh čerpání dovolené určuje zaměstnavatel. Pokud funguje v podniku odborová organizace, musí s rozvrhem dovolených souhlasit. Zaměstnavatel určí dobu čerpání dovolené tak, aby si zaměstnanec mohl dovolenou vyčerpat zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo.
Zaměstnavatel ve svém rozvrhu dovolených zohlední provozní důvody, ale samozřejmě přihlíží i oprávněným zájmům zaměstnanců. Dovolenou si zaměstnanci čerpají většinou v několika částech. Jedna část dovolené musí činit nejméně 2 týdny vcelku, pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem nedomluví jinak. Zaměstnavatel svým zaměstnancům termín čerpání dovolené oznámí minimálně 14 dnů předem.
Zaměstnavatel však nemůže určit zaměstnanci čerpat dovolenou, pokud je zaměstnanec v dočasné pracovní neschopnosti, ani v období, kdy je zaměstnankyně na mateřské dovolené nebo matka či otec dítěte na rodičovské dovolené.