Cloudové nástroje, aplikace a služby nabízejí donedávna nepředstavitelné způsoby, rozsah a jednoduchost sdílení a spolupráce s kolegy, dodavateli či zákazníky. To v konečném důsledku znamená, že můžete zvládnout více práce v kratším čase – a navíc odkudkoliv.
Hovoří-li se o cloudu, jsou často uváděny argumenty technického a ekonomického rázu: nepotřebujete nakupovat a udržovat vlastní infrastrukturu (především server – například pro e-mail, zálohování nebo ekonomický systém), namísto investic do licencí platíte měsíční poplatky za jednotlivé uživatele. Když zaměstnance přijmete, přidáte ke smlouvě dalšího uživatele, když jej propustíte, nebo mu skončí smlouva na dobu určitou, prostě jej z cloudové služby odeberete.
Start: Začněte podnikat s Podnikatel.cz
To vše jsou jistě důležité aspekty, stejně jako často diskutované otázky ve věcech bezpečnosti a ochrany citlivých dat (přestože v cloudu bývá obvykle na lepší úrovni než ve většině malých firem či živností), dostupnosti služby (potenciální problém způsobí spíše kvalita či dostupnost internetového připojení, než vlastní cloudová služba), nebo cenového srovnání (cloud skutečně nemusí být v dlouhodobém horizontu vždy levnější). Pokud ale diskusi či úvahy o cloudu omezíte pouze na tyto otázky, necháváte stranou tu dost možná nejdůležitější změnu, kterou přináší.
Zvládněte víc
Tím nejdůležitějším, na co se při diskusi o cloudu někdy zapomíná, jsou jeho dopady na produktivitu. K jejímu zvýšení může pomoci třeba možnost jednoduchého sdílení dokumentů ve společném týmovém či firemním úložišti, spolupráce – jako jsou společné úpravy dokumentu na dálku, snadná komunikace pomocí IM, hlasových či videokonferenčních hovorů a bezpočet dalších funkcí, které cloudové nástroje, aplikace a služby nabízejí.
Sdílení a spolupráce na dálku existovaly pochopitelně i před nástupem cloudových služeb – vyžadovaly ale často nákladná řešení či platformy, které provozovaly velké společnosti či instituce, nebo přinejmenším malé zázemí v podobě správně nakonfigurovaného firemního serveru a připojení typu VPN. Nic z toho není v případě cloudových nástrojů třeba – většina z nich navíc podporuje různá mobilní zařízení nebo je přístupná pomocí běžného prohlížeče. Můžete tak používat nejen e-mailové služby, ale i kancelářské balíky a aplikace, účetní či ekonomické systémy, nebo software pro audio a videokonference.
Je přitom jedno, zda jste v kanceláři, doma, nebo máte zrovna volnou hodinu v kavárně mezi dvěma pracovními schůzkami. Ostatně kancelář nemusí být nutně tím “nejproduktivnějším” prostředím – potvrzují to i průzkumy, z nichž mimo jiné vyplývá, že více než dvě třetiny (70%) zaměstnanců malých a středně velkých firem v Česku pracují i mimo pracovní dobu – nejčastěji proto, aby stihli vše vyřídit. Jen necelá třetina z nich přitom považuje kancelář za nejefektivnější pracovní prostředí. Plných 29 % dotázaných z této skupiny pak využívá k práci i samotnou cestu do práce (to je nejvyšší podíl v Evropě).
Není proto divu, že mezi technologiemi, které by tato skupina ke své práci nejvíce ocenila, patří vzdálený přístup k dokumentům (75 %), řešení pro spolupráci s kolegy na dálku (76 %), nebo podpora práce z domova (63 %). (Data pocházejí ze studie “Mobilita ve světě malých a středních podniků”, kterou pro Microsoft zpracovala agentura Ipsos MORI – v jejím rámci byli dotazováni zástupci 500 tuzemských firem ze segmentu SMB).
Cloudové úložiště s možností sdílení dokumentů s kolegy, práce, spolupráce a úprava dokumentů či přístup k e-mailu na dálku (například v prohlížeči a z mobilních zařízení), chat, hlasové či videokonference a řada dalších funkcí, které uvedené požadavky „zahrnují“, je obsažena například v moderních cloudových kancelářských balících typu Microsoft Office 365 nebo Google Apps for Business.
Sdílení a spolupráce na dálku: rozšířená inteligence
Koncept sdílení, komunikace a kreativní spolupráce na dálku prostřednictvím počítače je starý více než půl století. Poprvé jej navrhl a v praxi modelově předvedl v prosinci 1968 Douglas Engelbart. Jeho bezmála dvouhodinovou “show”, nazývanou dnes “matka všech prezentací” můžete shlédnout (v angličtině) na Youtube. Z dnešního pohledu se padesát let stará prezentace může zdát poněkud pomalá a filozofická, nicméně Engelbart vůbec poprvé předvedl (odborné) veřejnosti práci s počítačem pomocí myši, editování dokumentů, online odkazy v nich, vkládání grafů, spolupráci s kolegy na dálku, videokonference a řadu dalších věcí, které se dnes, po více než padesáti letech, staly zejména díky cloudu běžně dostupnými i pro malé firmy.
Engelbart byl vizionářem – již v 60. letech si uvědomil, jaký bude skutečný přínos a pracovní využití počítačů v nadcházejícím půlstoletí – na rozdíl od řady jiných se nezaměřil na umělou inteligenci strojů, ale na koncept rozšířené inteligence (augmented intelligence) jejich uživatelů. Počítače viděl jako zařízení, která by měla umožnit lépe organizovat naše myšlenky, snáze spolupracovat a řešit úkoly, které jsou v “papírovém” světě velmi náročné. Správnost této filozofie se v posledních třech desetiletích opakovaně potvrdila a současný trend mobility (jehož průkopníkem nicméně nebyl Engelbart, ale Alan Kay, který navrhl koncept notebooku/tabletu “Dynabook” již v roce 1972), sdílení a spolupráce na dálku na dnešních mobilních zařízeních představují jeho doposud nejrozvinutější formu.
Vlastní sociální síť
E-mail nejspíše ještě nějakou dobu zůstane hlavním komunikačním nástrojem podniků a organizací s okolním světem. Pro efektivní diskusi uvnitř firem či týmů je ale často nevhodný – přehlcený zprávami “zvenčí”, pomalý a neuspořádaný, což může vést k tomu, že důležité poznámky či příspěvky v “diskusi” budou přehlédnuty. Alternativou se již před mnoha lety staly firemní intranety, které často plnily řadu funkcí (diskuse, sdílení dokumentů, nastavení workflow, dotazníky…) a jen některé z nich skutečně dobře a efektivně.
Čtěte také: Cloud jako konkurenční výhoda, jak ho využít při podnikání?
V poslední době se proto stávají stále populárnější podnikové sociální sítě, jako jsou Yammer, Jive nebo Connections. Ty využívají funkce a prvky známé z “velkých” sociálních sítí – sdílení, komentáře, hodnocení příspěvků apod, informace v nich obsažené ale zůstávají přístupné pouze uživatelům příslušné organizace. Výhodou je, že příspěvky a informace ze sítě nemizí ani po případném odchodu zaměstnanců, kteří je napsali a zůstávají tak k dispozici jako “znalost” pro ostatní kolegy. Jednou z tuzemských společností, která má s nasazením vlastní sociální sítě dobré zkušenosti, je Slevomat, jak vysvětluje jeho marketingový manažer Zdeněk Linc: “Slevomat po svém vzniku velmi rychle rostl a hromadná e-mailová komunikace začínala být neefektivní pro sdílení nápadů a informování zaměstnanců o dění ve firmě. Hledali jsme proto efektivní a cenově výhodné řešení, které by řešilo interní komunikaci. Tenkrát jsme zvolili podnikovou sociální síť Yammer, prostřednictvím které dnes komunikuje všech 150 zaměstnanců firmy. Využíváme jej jako informační a diskuzní platformu, kde mají zaměstnanci možnost vyjádřit svůj názor. Yammer se nám osvědčil a sdílíme na něm nápady, myšlenky a tipy k inovacím.”
Zapojte i zákazníky a partnery
Kolegové či nadřízení nejsou jedinou skupinou, s níž lze díky cloudovým nástrojům mnohem efektivněji spolupracovat a komunikovat. Zejména v oblastech, jako je kreativní myšlení a tvorba či příprava podkladů a zadání existuje řada jednoduchých cloudových nástrojů, které lze použít pro uspořádání základních myšlenek, konceptů či návrhů.
Například webové aplikace pro “mapování myšlenek” (Mindmeister), nebo vytváření předloh a podkladů (Moqups, Gomockingbird), oblastí a příkladů je ale pochopitelně mnohem více a jejich výčty by vydaly na samostatné články. Podstatné je, že umožňují snadné sdílení a spolupráci nejen v rámci firemního týmu s kolegy, ale pomocí zaslání odkazu s právem úprav i se zákazníkem, nebo subdodavatelem (nemusí si pořizovat ani instalovat žádnou aplikaci, stačí pouze prohlížeč), v některých případech včetně možnosti společných úprav v reálném čase.
Z hlediska prostého zabezpečení heslem a/nebo HTTPS se pochopitelně tyto nástroje nemusí hodit pro sdílení skutečně citlivých informací, pro řešení běžné procesní, organizační či pracovní agendy jsou ale velmi efektivní.
Čtěte také: Firemní komunikaci je nejlépe v cloudu. Jak na ni?
Podobně i cloudové kancelářské balíky umožňují spolupráci a sdílení nejen v rámci firmy, ale i s partnery. Vedle sdílení dokumentů a jejich úprav na dálku může jít i o spolupráci v reálném čase, kdy můžete využít například videokonferenční řešení (Lync, Skype, Google Chat) pro rychlou komunikaci a u některých z nich i sdílení obrazovky aplikace apod..
Chápat cloud jen jako cestu, jak se zbavit vlastních serverů nebo si rozložit nákup licencí do měsíčních splátek, by byla škoda – co víc, byla by to promarněná příležitost. Efektivnější spolupráce, práce na dálku nebo komunikace a spolupráce se zákazníky a partnery představují mnohem větší potenciální přínosy.
Dropbox
Naprostým základem práce a spolupráce na dálku jsou cloudová úložiště. Jsou součástí cloudových kancelářských balíků, můžete si je ale pořídit i jako samostatnou službu. Mezi průkopníky a zároveň nejpopulárnější služby patří Dropbox, který je zajímavý jednoduchostí a širokou podporou mobilních zařízení i aplikací (například na iOS). Patří ale zároveň k nejdražším.
Yammer
Podnikové sociální sítě jako je Yammer (součást Office 365) jsou vhodnější pro diskusi v rámci týmů než e-mail nebo veřejné IM služby nebo dokonce veřejné sociální sítě. Informace z diskusí jsou přístupné pouze zaměstnancům firmy a jsou uchovány i po jejich případném odchodu.
Moqups
Vedle cloudových kancelářských balíků či ekonomických systémů se v malých firmách těší oblibě i specializované webové nástroje a aplikace. Moqups slouží pro tvorbu, sdílení a vzdálenou spolupráci na přípravě „předloh“ – například při návrhu rozvržení webové stránky.
ČLÁNKY DO MAILU