Je velmi nepravděpodobné, že byste se s fenoménem „cloudu“ doposud nesetkali. Aplikace, nástroje a služby, k nimž přistupujeme přes internet buď zdarma, nebo za nízké měsíční předplatné a jež nevyžadují vyjma koncového zařízení v podobě PC, tabletu či mobilu žádné další investice, jsou součástí našeho každodenního života. Staly se jí, nejprve v podobě webových e-mailových služeb (Seznam, Hotmail, Gmail), dokonce ještě dříve, než se vžilo všeobecné označení „cloud“.
Čtěte speciál: Cloud Computing
Cloud představuje provozní model, kdy jsou nám online služby či aplikace poskytovány prostřednictvím internetu. Často je používána analogie s „utilitami“ – například s distribucí elektřiny či vody. Abychom používali elektřinu nebo vodu, nemusíme vědět nic o její výrobě, respektive úpravě. Nemusíme investovat do generátorů ani vodáren či zásobníků – prostě očekáváme, že elektřina půjde, bude mít odpovídající napětí a frekvenci a voda poteče v garantované čistotě.
Díky cloudu získá vaše firma konkurenční výhodu
Podobně je tomu v případě cloudové služby či aplikace – investici do potřebné infrastruktury (serverů, úložišť, síťových prvků) zajišťuje její poskytovatel a nás pouze zajímá, zda „utilita“ jako je e-mail, kancelářská aplikace, sdílené úložiště nebo nástroje pro komunikaci uvnitř firmy, protéká v odpovídající kvalitě přes náš „kohoutek“ – internetový prohlížeč nebo aplikaci podporující cloud na zvoleném zařízení.
Čtěte také: Proč je pro firmy výhodný Cloud Computing? (VIDEO)
Podobně jako v případě utilit, také cloud je účtován podle spotřeby – u některých aplikací či nástrojů formou měsíčního paušálu za uživatele, u jiných typů služeb (například provoz webového serveru, nebo e-shopu s vysokou návštěvností) může být částka počítána podle skutečně využívaných výpočetních kapacit.
Typické aplikace a služby, které firmy nejčastěji využívají v cloudu
- Mailový a komunikační server
- Sdílené kalendáře, schůzky a kontakty
- Sdílená úložiště a nástroje pro spolupráci
- Tele a videokonferenční řešení, chat
- Kancelářské balíky (plně cloudové nebo s podporou cloudu)
- Webové servery, e-shopy
- Nástroje pro práci se sociálními sítěmi
- Řízení vztahů se zákazníky (CRM) a zákaznická podpora
Konec IT z minulého století
Analogie s rozvodnou sítí či vodovodem je rozhodně na místě. V počátcích rozvoje průmyslových odvětví v předminulém století bylo běžné (ba nezbytné), aby továrny měly vlastní zdroje vody a posléze též vlastní elektrárny. Rozjet nový podnik bylo díky tomu výrazně dražší a možné jen v určitých lokalitách. Podobně tomu bylo v minulosti v případě IT – nastartovat novou firmu využívající ve velké míře informační technologie a moderní aplikace znamenalo investovat do vlastních serverů i software, najmout specialisty, kteří se starali o jejich správu a provádět pravidelné aktualizace, údržbu a zálohování. Řada podniků se tak vedle vlastního byznysu věnovala (a dodnes věnuje) i provozování rozsáhlých a nákladných IT „vodáren“ a „elektráren“.
Pro skutečně velké organizace, které se pohybují přímo v IT, nebo oborech, kde informace hrají zásadní roli (telekomunikace, banky i zmiňované utility), taková strategie dává smysl – podobně jako některé velké průmyslové podniky mohou mít i dnes vlastní zdroje vody či elektřiny. Stále více menších a středně velkých firem ale zjišťuje, že investovat do vlastní IT infrastruktury (serverů, software či aplikací) a udržovat vše v provozu, starat se o aktualizace, pravidelné zálohování a bezpočet dalších agend, smysl nedává z provozního ani ekonomického hlediska.
Start: Začněte podnikat s Podnikatel.cz
Cloudové služby jim oproti tradičnímu IT nabízí lepší rozložení nákladů v čase (díky měsíčnímu předplatnému) a navíc vždy aktuální verze jak z hlediska funkčnosti, tak s ohledem na zabezpečení, plus průběžné zálohování (obvykle s možností vytvořit si zálohu dat i „bokem“) a vysokou dostupnost. Většina profesionálních cloudových služeb má v tomto směru lepší parametry, než typické interně provozované IT.
Jak převést firmu do cloudu
Českou společnost Homeport založili v roce 2004 v pražském Karlíně dva přátelé, Charles Butler a Pavel Sláma, zesnulý zakladatel Datartu. Služeb Homeportu využívají každodenně lidé žijící ve velkých světových metropolích. Ti si každé ráno ze stojanů na ulicích půjčují její kola vyráběná v Šumperku, aby dojeli rychle, levně a ekologicky kamkoliv potřebují.
S růstem počtu stojanů, kol a uživatelů začal náš původní systém mít problémy se stabilitou a navíc bylo komplikovanější ho rozvíjet. Proto jsme se rozhodli pro změnu, a to rovnou s využitím nejnovějších technologií – tedy cloudu. Přechod na Microsoft Azure nám nejen vyřešil všechny předchozí problémy, ale navíc nám umožnil radikálně zvýšit tempo inovací, které teď všem zákazníkům přinášíme 3× až 4× do roka, a to zdarma. Navíc nám cloud nabízí i bezkonkurenční stabilitu a dostupnost – za posledních 5 let jsme nezaznamenali jediný výpadek, což je u půjčování kol, které musí fungovat nonstop, velice důležité.
– Charles Butler, spolumajitel společnosti Homeport
Cloud jako konkurenční výhoda
Zeptáte-li se dnes prakticky kohokoliv, kdo se profesně pohybuje v oblasti informačních technologií, jak by postupoval při založení nové firmy – tedy zda by pořizoval, instaloval a provozoval vlastní firemní servery (například pro e-mail, sdílení souborů, či provoz webu), nebo nakupoval licence kancelářského software, dočkáte se (až na příslovečné výjimky) jednoznačné odpovědi: rozhodně ne.
Nové firmy budované „na zelené louce“ dnes volí prakticky výhradně cestu cloudu. Nejen, že tím odbourávají potřebu rozsáhlých investic, ale navíc jim to dává i řadu výhod oproti „zavedené“ konkurenci. Jedná se především o vyšší flexibilitu – jestliže firma využívající cloudová řešení naplánuje nový projekt, mohou na něm zaměstnanci pracovat prakticky okamžitě. Potřebné aplikace či služby mohou mít funkční a používat je v řádu hodin, maximálně dnů. Jestliže se v rámci projektu najme nový zaměstnanec, má veškeré aplikace a nástroje k dispozici prakticky okamžitě a firma platí pouze měsíční poplatek, který lze snadno započítat do provozních nákladů. V případě agenturních pracovníků, nebo smluv na dobu určitou navíc není třeba odepisovat zbytečné investice – jakmile projekt či smlouva skončí, je ukončen i pronájem příslušných cloudových aplikací a služeb. A odpadají pochopitelně také veškeré investice do infrastruktury – serverů, úložišť, jejich instalace a správy.
Čtěte také: Po pěti letech se z firemního serveru stane líný otesánek. Je čas se rozloučit
Není divu, že využívání cloudu zásadně ovlivňuje firemní kulturu a konkurenceschopnost. Potvrzuje to i řada studií, například průzkum „Mobilita ve světě malých a středních firem“ realizovaný v letošním roce společností Ipsos Mori pro Microsoft. V něm bylo dotazováno na 500 společností s méně než 250 zaměstnanci ve třinácti zemích včetně ČR.
Vyplývá z něj mimo jiné, že firmy využívající cloudové technologie očekávají více než dvakrát častěji lepší finanční výsledky a jsou také výrazně ambicioznější. Jejich ochota vstoupit na nové trhy či do nových odvětví je trojnásobná. Tyto společnosti také ve vyšší míře plánují vyvíjet nové produkty či služby, nebo usilovat o větší loajalitu svých zákazníků. Za zmínku stojí i to, že mají až dvojnásobnou důvěru v bezpečnost svých dat ve srovnání s těmi, kdo používají „klasické“ IT.
O cloudu proto není správné uvažovat jako o rozdílu ceny mezi krabicovým software a součtem cen předplatného za určité období. Ambice a očekávání firem využívajících cloud úzce souvisejí s efektivitou pracovního prostředí, aplikací a nástrojů, které mají jejich zaměstnanci i vedení k dispozici. Cloudová řešení jim umožňují snáze a efektivněji komunikovat a sdílet informace, spolupracovat na zakázkách, diskutovat o nových nápadech a především pracovat odkudkoliv a z různých zařízení (PC, notebooky, tablety, chytré telefony).
Čtěte také: 3 skvělé cloudové aplikace, které se hodí pro váš byznys. Inspirujte se
Cloud by proto neměl být jen v „hledáčku“ nově vznikajících firem – právě etablovaným společnostem a organizacím může nasazení kompletní škály cloudových či cloud podporujících aplikací a nástrojů pomoci vytvořit příjemnější, efektivnější a především inspirativnější pracovní atmosféru.
Přechod do cloudu
Z ekonomického hlediska se může jevit jako nejlogičtější přechod na cloudové služby v okamžiku, kdy je firma před rozhodnutím, zda a případně jak investovat do stávající IT infrastruktury či licencí a aplikací v rámci cyklu jejich obnovy. V takové situaci nabízí cloud příležitost vyhnout se rozsáhlým investicím (a vyhrazené prostředky přesměrovat například do oblastí které přímo podpoří růst obchodu). Pamatujte ale na to, že výhody cloudu nespočívají (nebo by neměly spočívat) jen v nahrazení kapitálových výdajů provozními.
Nečekejte proto na konec životního cyklu stávajících řešení a zvažte možné přínosy cloudových řešení ihned – zejména tam, kde mohou zlepšit efektivitu práce, komunikaci či ochotu vašich zaměstnanců přicházet s novými nápady. Tedy například v případě komunikačních a kancelářských nástrojů jako je Exchange Online, Office 365 či Google Apps, u zákaznické péče i CRM, nebo ekonomických a manažerských informačních systémů.
Při volbě vlastního cloudového řešení (aplikace, služby, nástroje) pamatujte také na to, zda zaměstnanci, kteří jej budou používat, budou mít vždy k dispozici dostatečně rychlé internetové připojení. V případě, že to nemůžete garantovat, raději volte varianty aplikací a služeb (například kancelářského balíku či e-mailové a kalendářové aplikace), které podporují i případnou „offline“ práci a zároveň nabízí všechny výhody cloudu, zejména v oblasti komunikace, sdílení a zálohování dat.
Kancelář v cloudu (zobrazení služeb office 365)
Moderní cloudové kancelářské balíky jako je Office 365 (na obrázku) nabízí kompletní sadu tradičních aplikací pro práci s textem, tabulkami či prezentacemi, ale také řízení projektů, vztahů se zákazníky nebo nástroje pro sdílení dat a komunikaci. Některé z aplikací můžete také instalovat tradičním způsobem na své PC.
Jednoduché aplikace a nástroje (Mindmeister)
Vedle kancelářských sad jsou velmi populární i jednoduché a efektivní nástroje. Například Mindmeister (na obrázku) pro vytváření tzv. „myšlenkových map“, aplikace pro tvorbu jednoduchých 2D schémat jako Moqups nebo tvorbu a třídění poznámek – například Evernote. Některé z nich navíc umožňují, aby úpravy prováděl i váš zákazník nebo obchodní partner, aniž by si musel příslušný nástroj pořizovat (stačí mu jen odkaz a práva dělat úpravy daného schématu přes prohlížeč).
Data uložená v cloudu (OneDrive office 365)
Sdílení dat v cloudu pomocí služeb jako je OneDrive (na obrázku), Dropbox či Google Drive má řadu výhod. K datům se dostanete odkudkoliv (například z různých mobilních zařízení) a můžete je snadno sdílet s dalšími uživateli (například kolegy). Data jsou pochopitelně neustále zálohována. U vybraných výrobců si můžete data synchronizovat do svého PC či tabletu a pracovat tak, i když jste mimo dosah internetu.
ČLÁNKY DO MAILU