Svět firemního IT se za deset let změnil k nepoznání. Zaprášené serverovny nahradily virtuální stroje a aplikace se dnes novým zaměstnancům objednávají a instalují v prohlížeči. Platí to navíc nejen při nástupu do zaměstnání u nadnárodní korporace ze žebříčku Fortune 500, ale také v účtárně u Nováků. Cloud tak nejvíce prospívá především malým firmám.
Vzpomínáte si, jak vypadalo typické firemní IT v roce 2004? Malá serverovna, nebo třeba jen roh chodby či kanceláře s rackovou skříní. V některých případech ale také jen jeden či dva “vyhrazené” stoly. Zde se nacházelo několik počítačů, každý obvykle se svým vlastním úkolem – mailový server, fileserver pro ukládání, sdílení a zálohování souborů, server s ekonomickým systémem. Tři servery které tvořily informační páteř většiny malých firem. Jako uživatelé jsme si nemohli příliš vyskakovat. Kapacity poštovních schránek na firemním serveru se počítaly nejčastěji v desítkách MB, sídlení znamenalo obvykle síťové složky, kam jsme si sahali pro soubory, na nichž střídavě pracovali i kolegové. Zálohy se prováděly v ideálním případě denně, někdy ale také jen týdně. Ti šťastnější mohli využívat například intranet nebo první chytré či PDA telefony pro mobilní přístup k e-mailu. Zavést do firmy nového zaměstnance, tedy dát mu k dispozici všechny aplikace a uživatelské účty, trvalo v ideálním případě půl dne, na některé věci se ale často čekalo dnů několik.
Ilustrační obrázek.
Dnes je pochopitelně situace odlišná. Většina z nás považuje za samozřejmé pracovat přinejmenším s e-mailem odkudkoliv a víceméně z libovolného zařízení, neuvažovat o kapacitě své mailové schránky, nepřemýšlet, jak si s kolegou nasdílím ten který dokument či tabulku, nebo zda by bylo možné se zákazníkem na dálku projít revize plánu či milníku. Většinou si ale neuvědomujeme, že to není zásluha firemních IT oddělení. Skutečné změny přinesl až tlak cloudových a spotřebních technologií. Ve chvíli, kdy bezplatné e-mailové služby jako Gmail, Seznam, Hotmail/Live mail či Yahoo nabídly kapacity v řádu gigabajtů nebo dokonce neomezené velikosti e-mailových schránek, kdy se pro všechny tyto služby objevily mobilní aplikace, kdy Dropbox nabídl snadné sdílení souborů napříč několika zařízeními i s kolegy – v takové chvíli se stále víc uživatelů začalo ptát, proč nemohou mít k dispozici srovnatelnou úroveň aplikací a služeb v práci – ne pro své pohodlí nebo zábavu, ale jednoduše proto, že by tak zvládli víc a fungovali efektivněji.
S tím, jak roste nabídka i vyspělost veřejných cloudových služeb si navíc stále více majitelů firem, ředitelů či podnikatelů uvědomuje, že cloud má co nabídnout nejen jejich zaměstnancům, ale i jim samotným. Výhodám různých kategorií cloudových aplikací a služeb, ale i některým jejich úskalím jsme se podrobněji věnovali ve třech předchozích článcích. Tentokrát vám nabízíme shrnutí a několik užitečných tipů, jak s cloudem začít, nebo jej dále rozvíjet.
Potřebujete radu od odborníka? Využijte našich odborných poraden.
Ideál menších podniků a organizací
Většina analytiků a odborníků se shoduje, že přechod z klasických kancelářských, mailových, komunikačních či ekonomických aplikací na ty provozované v takzvaném “veřejném cloudu” může nejvíce prospět zejména menším firmám a organizacím nebo živnostníkům. Příkladem mohou být firmy, které potřebují efektivně zvládat rychlou expanzi, nové zakázky nebo vstup na další trhy. Právě tak popisuje zkušenost Poděbradské společnosti Blažek Glass s 55 zaměstnanci její jednatelka Lenka Zdobinská: S tím, jak společnost rychle rostla a expandovala na zahraniční trhy, řešili jsme otázku, jak v rámci firmy lépe a efektivněji komunikovat a plánovat. Nahradili jsme proto stará Windows XP modernější verzí operačního systému. Současně jsme začali využívat službu Office 365, díky které se naši zaměstnanci pohodlně dostanou k dokumentům, mailům, telefonům či objednávkám doslova odkudkoli.
Klíčovou otázkou pro mnoho firem není zda, ale jak začít cloud využívat: Na jaké výhody se v prvé řadě zaměřit, kterým aplikacím dát přednost a jak si v rostoucí nabídce správně vybrat a minimalizovat možná rizika – například kladením správných otázek a hledáním odpovědí na ně.
Na co se ptát při výběru dodavatele cloudových aplikací?
- Jaká práva k mým datům má dodavatel a jak s nimi smí nakládat?
- Chci, aby dodavatel používal moje informace pro své obchodní účely?
- Jak poskytované služby navazují na vaše stávající IT?
- Zná dodavatele jak online (cloudové) služby, tak tradiční IT řešení?
- Kde (v jaké zemi) budou má data uložena (EU vs. jiné jurisdikce)?
- Jsou služby v souladu s legislativou EU a ČR (např. o ochraně osobních údajů)?
- Má dodavatel dostatečně širokou síť lokálních servisních partnerů?
- Jak snadno a rychle lze ze smluvního vztahu odejít?
Psali jsme: Po pěti letech se z firemního serveru stane líný otesánek. Je čas se rozloučit
Univerzální strategie pochopitelně neexistuje. Každá organizace, podnik i živnost je jiná. Existují ale obecná pravidla, s jejichž pomocí bude riziko, že si vyberete špatně, výrazně menší. V případě cloudu lze uvažovat o několika základních výhodách, které může nabídnout.
1. Finanční hledisko
Posun od investic k provozním nákladům je důležitý pro organizace všech velikostí. Malým firmám a živnostníkům umožňuje snadno expandovat nebo bez velké počáteční investice startovat byznys. U firem, které jsou již v běhu a neplánují například nábor velkého počtu zaměstnanců, je relevantní v situaci, když řeší obměnu infrastruktury a aplikací za novější – například v případě, kdy používají Windows Server 2003, jehož podpora bude končit v polovině příštího roku. Nižší nebo nulové náklady na údržbu a podporu IT jsou argumentem, jehož význam roste s velikostí firmy. Na druhou stranu platit si svého IT specialistu je nákladné i pro malé firmy. Někoho, kdo vám pomůže s případnými problémy s počítači a aplikacemi, budete asi potřebovat i nadále, nicméně na menší počet hodin. Nebo jej můžete zaúkolovat, aby lépe školil zaměstnance nebo pro vás vyhledal vhodné cloudové nástroje, o jejichž existenci zatím netušíte.
2. Provozní hledisko
Vyšší flexibilita a schopnost rychle reagovat na změny jsou jedněmi ze základních myšlenek cloudu. Při nástupu nových zaměstnanců nepotřebujete řešit se správou IT instalaci aplikací, složité nastavování práv a účtů – zprovoznění účtu v cloudové aplikaci je většinou otázkou několika minut. V případě, že používáte větší počet cloudových aplikací, můžete je nakupovat přes takzvané brokery (CSB, cloud service broker), kteří nabízejí jednotné vyúčtování a nástroje pro jejich snadnou správu, včetně přidávání nových uživatelů a podobně.
Možnost využívat konkrétní služby či aplikace jen dočasně představuje zásadní výhodu, například získáte-li novou zakázku. V takovém případě není problém pro nabírané nebo agenturní zaměstnance pořídit aplikace či služby jen na nezbytně dlouhou dobu. Stejně tak můžete pro své stávající zaměstnance objednat určité cloudové aplikace jen na dobu potřebnou k realizaci určitého projektu.
3. Funkční hledisko
Cloudové aplikace vůbec poprvé nabídly možnost získat za řádově stovky korun měsíčně nástroje dříve dostupné prakticky výhradně velkým společnostem (například komunikační řešení, nástroje pro spolupráci, řízení vztahů se zákazníky (CRM), zákaznickou podporu, automatizace marketingu). Díky cloudu mohou v oblasti zákaznické podpory, marketingu či obchodu hrát malé nebo začínající firmy stejnou “ligu” jako nadnárodní giganti.
Bude vás zajímat: Cloud computing
Jak se cloud projevuje na firmách, které jej používají?
Průzkum „Náskok díky technologiím“ zaměřený na to, jaký dopad mají moderní technologie, především cloudové aplikace a nástroje na firmy, které je používají, provedla v minulém roce pro Microsoft společnost Ipsos Mori. Vyplynulo z něj mimo jiné, že rostoucí firmy oceňují technologie jako je cloud zejména z následujících důvodů:
- 65 % je výrazně flexibilnější vůči změnám na trhu
- 61 % nabízí lepší služby zákazníkům
- 46 % je výrazně konkurenceschopnější
- 39 % má více zákazníků v zahraničí
- 38 % zvýšilo zisk
S čím začít
Cloudových nástrojů, aplikací a služeb je celá řada – níže je přehled těch, o nichž je dobré uvažovat v první řadě. Některým z nich (nástrojům pro spolupráci a sdílení, komunikaci, kancelářské balíky) jsme se věnovali v předchozích článcích.
E-mail, IM a základní komunikace
Příklady: Exchange online, Gmail for Work, Kerio connect cloud aj.
Společností, které provozují svůj vlastní interní mailový server, ubývá, ale najdou se. E-mail a základní nástroje pro komunikaci (např. messaging) je logicky tím prvním, co má smysl přesunout do cloudu – například s ohledem na kvalitnější mobilní přístup. Pamatujte také, že e-mail a komunikační nástroje jsou obvykle zahrnuty v cloudových sadách kancelářských aplikací.
Cloudová/sdílená úložiště
Příklady: Dropbox, OneDrive, GoogleDrive aj.
Základním smyslem úložišť je snadný přístup odkudkoliv (místo, zařízení) a možnost sdílení (například vybraných složek) v rámci týmu nebo se zákazníky a partnery. Pamatujte na správné nastavení práv a v případě citlivých či obchodně cenných informací pečlivě zvažte, zda je na cloudová úložiště umístit, případně zda je šifrovat.
Zákaznická podpora je jednou z oblastí, kde mělo „velké“ IT dlouho značný náskok. Díky cloudovým aplikacím jako Desk.com (patří Salesforce.com) nebo Zendesk je možné provozovat profesionálně fungující zákaznickou podporu i v malé firmě.
Cloudové kancelářské aplikace
Příklady: Office 365, Google Apps for Business, iWork for iCloud, Zoho office
Kancelářské balíky v prostředí cloudu nabízejí přístup k poště, kalendáři a dokumentům odkudkoliv (pomocí prohlížeče, případně mobilních aplikací), spolupráci na jejich úpravě na dálku a sídlení prostřednictvím cloudového úložiště. Umožňují obvykle i práci v offline režimu, v některých případech také využívání klasických “desktopových” aplikací (Office 365, iWork).
Platformy pro spolupráci, diskuse a sdílení
Příklady: Sharepoint, Ineract Intranet, Intranet Connections
Na rozdíl od prostých úložišť nabízejí rozsáhlejší možnosti práce se sdílenými dokumenty, tvorbu workflow, formulářů, diskuse a řadu dalších funkcí pro spolupráci uvnitř firmy. Vyžadují ale důslednější přístup a správu obsahu. Pokud hledáte řešení zaměřené vyloženě na oblast vnitrofiremních diskusí, může být lepší volbou některá ze služeb firemních sociálních sítí jako je Yammer.
Sharepoint patří mezi „tradiční“ platformy pro spolupráci, správu obsahu, znalostí a dokumentů nebo tvorbu intranetu – na trhu je již od roku 2001. Jeho aktuální verze, která je součástí cloudového kancelářského balíku Office 365, představuje způsob jak sdílet dokumenty i znalosti strukturovaným a organizovaným způsobem.
Audio a videokonferenční aplikace
Příklady: Lync, Skype, Google Chat, Go To Meeting
Nástroje pro hlasové či video konference jsou dnes součástí cloudových kancelářských balíků, můžete je ale používat i nezávisle na nich, nebo zvolit specializovanou placenou službu jako je Go To Meeting, jestliže máte v této oblasti vyšší nároky na funkce, zabezpečení apod.
Cloudové nástroje pro tvůrčí spolupráci
Příklady: Mindmeister, Moqups, Actual Reports, Balsamiq
Jednoduché, efektivní a navržené pro spolupráci na dálku a/nebo sdílení – to jsou hlavní přednosti nástrojů jako je Mindmeister či Moqups. Využijete je například pro uspořádání klíčových myšlenek z porady či jednání se zákazníkem, vytvoření rychlého akčního plánu, nebo rychlý návrh rozvržení webové stránky.
Příkladem nástroje pro vytváření speciálních předloh pro dokumenty jako jsou faktury či štítky a následné generování jejich HTML či PDF podoby například pro použití v e-shopu jsou Actual Reports. Jedná se o cloudový nástroj s velmi úzce vymezenou funkčností, který se pomocí rozhraní (RESTful API) napojuje na další cloudové služby.
Při přechodu na cloud také nezapomínejte na důležitost kvalitního a spolehlivého internetového připojení. Chcete-li, aby zaměstnanci používali nové aplikace a nástroje v maximální možné míře, zajistěte jim nejen rychlé a stabilní připojení v kanceláři či firemní budově, ale také mobilní datové připojení, nebo jim nabídněte příspěvek na kvalitní domácí internet. Jsou to řádově stokoruny, které se vám u zodpovědných pracovníků rychle vrátí.
ČLÁNKY DO MAILU