Čtěte jak správně archivovat účetní a daňové doklady

Důležité je nejen vedení účetnictví v souladu s příslušnými normami, ale také jeho archivace. Připravili jsme podrobný návod, jak archivovat bez chyb.  

Archivace v účetnictví a archivační lhůty

Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v § 31 zákona o účetnictví. Obecně platí pro nakládání s účetními záznamy zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění a Vyhláška č. 213 ze dne 13. června 2012, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě.

Čtěte také: Přehledný návod na správné účtování směnky

Pro účetní záznamy platí následující archivační lhůty:

• 10 let se archivuje účetní závěrka a výroční zpráva
• 5 let se archivují účetní doklady; účetní knihy; odpisové plány; inventurní soupisy; účtový rozvrh; přehledy a ostatní účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví.

Archivační lhůty počínají koncem účetního období, kterého se týkají.

Archivace plátců DPH

Jestliže je účetní jednotka plátcem DPH, potom jsou některé účetní záznamy zároveň daňovými doklady z pohledu daně z přidané hodnoty. Zde je nutno postupovat v souladu s ustanovením § 27 zákona o dani z přidané hodnoty, kde je uvedena povinnost pro plátce daně nebo osoby, které byly plátci, uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně po dobu deseti let od konce kalendářního roku, ve kterém vznikla daňová povinnost.

Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů může účetní jednotka plnit sama, nebo může za úplatu tyto povinnosti svěřit veřejným spisovnám a archivům, které budou vykonávat archivování v souladu se zákonem 499/2004 Sb. Pro účetní jednotku je tento způsob jednodušší, neboť nemusí vlastnit prostory, zabezpečené v souladu se zákonem, ve kterých bude uchovávat účetní záznamy. Na straně druhé, však je tento způsob náročnější, v případě vyhledávání originálů účetních záznamů, neboť odpovědní pracovníci nenaleznou příslušné archiválie v provozovně společnosti, ale musí se dopravit do sídla archivu.

Čtěte také: Vysvětlujeme náklady v manažerském účetnictví

Archivace v digitalizované podobě

Dalším způsobem jak lze účetní záznamy uchovávat je převedení archivace do digitalizované podoby a zákonná možnost okamžité skartace tištěných předloh. V případě, že se účetní jednotka rozhodne pro tento způsob archivace je třeba použít elektronickou značku zpracovatele (označení specializované firmy na provádění digitální archivace) a kvalifikované časové razítko. Potom archivace probíhá v následujících krocích:

1. skenování a indexace; výsledkem této činnosti je soubor ve formátu PDF s jednoznačným názvem. Podmínkou je nezasahovat do procesu skenování a zachovat věrnou kopii obrazu.
2. elektronická značka; digitalizovaný soubor (obraz účetního záznamu) se označí elektronickou značkou zpracovatele.
3. časové razítko; digitalizovaný soubor (obraz účetního záznamu) se označí kvalifikovaným časovým razítkem.
4. uložení; takto vzniklé soubory se nahrají na digitální nosič.

Čtěte také: Jak na financování pohledávek?

Po provedení digitalizace platná legislativa umožňuje okamžitou skartaci tištěných předloh na základě zákonů:

• zákon o účetnictví: §33 účetní záznam; § 33a průkaznost účetního záznamu; § 34 přenos účetního záznamu
• zákon o elektronickém podpisu
• zákon o DPH: § 27 uchování daňových dokladů
• daňový řád
• správní řád.

Následná archivace digitalizovaných účetních záznamů a dokladů podléhá při archivaci a skartaci stejným podmínkám, jako by šlo o listinnou formu. Je nutné postupovat při archivaci po dobu skartační lhůty dle dokumentu „Typový skartační rejstřík“ v platném znění, vydávaného Ministerstvem vnitra ČR, který je přílohou zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Digitalizované doklady mají stejnou právní sílu, jako tištěné předlohy.

Digitalizovaná archivace a kontrola finančního úřadu  

Jak bylo postupováno v případě kontroly ze strany finančního úřadu (FU)? Účetní jednotka uplatnila nadměrný odpočet DPH z důvodu rekonstrukce a vybavení své provozovny. Finanční úřad vyzval daňový subjekt k odstranění pochybností a k předložení účetních záznamů a dokladů. Jelikož účetní jednotka měla své účetní a daňové doklady v digitalizované podobě, předložila CD s požadovanými doklady. Současně předložila protokol o provedené digitalizaci oprávněným zpracovatelem a vlastní protokol o předání digitalizovaných dokladů ke kontrole.
FU podání přijal a provedl kontrolu dokladů ve formátu PDF. Kontrola byla ukončena, nadměrný odpočet byl FU uhrazen a FU protokolárně vrátil digitální nosič CD.

Čtěte také: Jak správně účtovat o DPH?

Archivace po zániku účetní jednotky 

Povinnost uchovávání účetních záznamů nekončí zánikem účetní jednotky, ale přechází při jejím zániku na právního nástupce, likvidátora, insolvenčního správce či dědice. V ostatních případech je účetní jednotka povinna před svým zánikem zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv.

Podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví, jsou písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které vzešly z činnosti právnických osob i z činnosti fyzických osob a které vzhledem ke svému dokumentárnímu významu mají trvalou hodnotu, považovány za archiválie. Zda mají tyto záznamy trvalou hodnotu, posoudí podle stanovených kritérií ve skartačním řízení státní archiv, který dohlíží na vyřazování ( skartaci ) písemností. Příslušné státní archivy jsou zřízeny téměř ve všech bývalých okresních městech. Účetní jednotka, po uplynutí archivačních lhůt dle zákona o účetnictví, nemůže své účetní záznamy zničit bez souhlasu a potvrzení příslušného archivu.

Sankce: 

• Za porušení povinností vyplývajících ze zákona o archivnictví může být uložena pokuta od 5 000 Kč až do výše 250 000 Kč.
• Za porušení ustanovení zákona o účetnictví, které se vztahují k archivaci účetních dokladů, může být účetní jednotce vyměřena pokuta až do výše 3 % z hodnoty úhrnu rozvahy.

Zvláštní písemnosti

Zvláštní režim platí jednak pro knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949 a dále pro účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby ( podle zákona č. 92/1991 Sb., o podmínkách převodu majetku státu na jiné osoby nebo obdobných předpisů ). Tyto zvláštní písemnosti se musí uschovávat do doby, dokud Ministerstvo financí nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.

Pokud účetní jednotka použije účetní záznam i pro jiný účel než pro vedení účetnictví, zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění nebo pro účely ochrany autorských práv, je nutno, aby účetní jednotka po uplynutí uschovacích lhůt podle zákona o účetnictví postupovala dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.