Daňová evidence nebo účetnictví? (2)

Co je účetnictví

Účetnictví představuje účtování tzv. podvojným zápisem (zápis na dvou stranách – Má dáti a Dal) o skutečnostech, které se týkají stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, o nákladech, výnosech a výsledcích hospodaření. Smyslem účetnictví je poskytnout pravdivé a věrné informace o stavech a pohybech.

Účetnictví se nevede pouze jako podklad pro povinné vyhotovení daňového přiznání. Slouží zároveň i vedoucím pracovníkům či majitelům firmy jako podklad pro rozhodování, banky na základě výkazů a daňových přiznání rozhodují o poskytnutí či neposkytnutí úvěrů, investoři z výkazů zjišťují, zda se jim vyplatí nebo nevyplatí investovat do dané firmy nebo zda je to pro ně příliš rizikové či ne atd.

Kdo vede účetnictví

Účetnictví musí vést všechny subjekty, které jsou uvedeny v §1 odst. 2 Zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Jedná se o tzv. účetní jednotky. Mezi zřejmě nejčastější příklady patří právnické osoby, fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku, fyzické osoby, které se samy dobrovolně rozhodnou vést podvojné účetnictví, a fyzické osoby, jejichž obrat za předchozí kalendářní rok přesáhl hodnotu 25 mil. (do konce roku 2007 byla tato hodnota 15 mil.).

Účetnictví ve zjednodušeném rozsahu vs. v plném rozsahu

Účetnictví upravuje Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který rozlišuje v §9 účetnictví ve zjednodušeném a v plném rozsahu. Podle zákona mají všechny účetní jednotky povinnost vést účetnictví v plném rozsahu. Zákon však připouští výjimky, které dovolují některým subjektům vést účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Mezi ně patří např. občanská sdružení s právní subjektivitou, nadační fondy, bytová družstva, která nemají povinnost mít ověřenu účetní uzávěrku auditorem, příspěvkové organizace, o nichž to rozhodne jejich zřizovatel, popř. ostatní účetní jednotky, o kterých to stanoví zvláštní zákon.

Účetní jednotky jako např. fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány do obchodního rejstříku, ostatní fyzické osoby, jejichž obrat z podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející období 25 mil., fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí. mohou vést účetnictví ve zjednodušeném rozsahu, pokud nemají povinnost mít účetní závěrku ověřenu auditorem (Účetní jednotky, které mají povinnost ověřovat účetní závěrku auditorem, jsou uvedeny v §20. Jsou to např. některé akciové společnosti, obchodní společnosti a družstva).

Jak vést (podvojné) účetnictví

Každá účetní jednotka musí vést účetnictví od svého vzniku do svého zániku, popř. od zapsání do obchodního rejstříku po její výmaz či ode dne, kdy se staly účetní jednotkou. Účtuje se podvojně o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví (tzv. účetní případy). Tyto účetní případy se účtují do období, s nímž věcně a časově souvisejí, je to tzv. účetní období. Není-li možné tuto zásadu dodržet, mohou účtovat i v období, v němž skutečnosti zjistily. Účtuje se vždy v souladu s účetními metodami. Vedením účetnictví může být pověřena dle §5 i jiná fyzická nebo právnická osoba, ale tím se účetní jednotka nezbaví odpovědnosti za vedení účetnictví.

Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů, přičemž mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetním záznamem se rozumí data, která zachycují veškeré skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.

Účetnictví musí vést v českém jazyce a v české měně. V některých případech musí být vedeny i peněžní jednotky v cizí měně. Účetní doklady mohou být vyhotovovány i v jiném jazyce, ale musí být zajištěna jejich srozumitelnost.

Pokud podnikatel vede účetnictví, s největší pravděpodobností používá některý z široké nabídky účetních programů.

Zákon stanovuje v §33, že účetní záznamy mohou mít písemnou nebo technickou formu. Za písemnou se považuje záznam provedený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami nebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky. Technická forma je účetní záznam provedený většinou elektronickým nebo optickým způsobem.

Účetnictví lze tedy vést i ručně, popřípadě třeba i v excelu, ale jedná se o poměrně složitý a při větším množství položek i nepřehledný proces. V konečném důsledku přináší zvýšené nároky na čas a může být i zdrojem chyb v daňovém přiznání, což může vést i k vysokým pokutám.

Menší firmy tento problém často řeší outsourcingem a využívají tak služby jiných společností, popř. živnostníků, kterým svěří svou účetní agendu, místo toho, aby platily zaměstnance navíc a musely kupovat účetní program. Podnikatel se tak nemusí starat o účetnictví, pouze průběžně odevzdává veškeré doklady a pravidelně získává zpět výkazy a podklady pro daňové přiznání, popř. rovnou již daňové přiznání vypracované. Další výhodou je i to, že se nemusí starat a sledovat časté změny v zákoně o účetnictví a aktualizovat účetní software.

Při účtování se musí vždy dodržovat určitá pravidla, která zajišťují alespoň základní kontrolu při účtování každého účetního případu. Účetní jednotky zaznamenávají účetní případy vždy podle dokladů do účetních knih. Mezi ně patří deník, kam se účetní zápisy uspořádávají z časového hlediska (chronologicky), hlavní kniha, v níž jsou účetní zápisy uspořádány podle věcného hlediska (systematicky), knihy analytických účtů, kde se podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy a knihy podrozvahových účtů, kde se uvádějí účetní zápisy, které se nezapisují do hlavní knihy a do deníku.

Doklady

Podnikatel, který vede účetnictví, je povinen zachycovat skutečnosti (účetní případy) v účetních knihách, a to vždy účetními doklady. Jejich náležitosti jsou upraveny v §11. Podle něj musí účetní doklad obsahovat: označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo informace o ceně za měrnou jednotku a množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, pokud není shodný s okamžikem vystavení dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Účetní výkazy

V účetnictví se sestavují tzv. účetní výkazy, které tvoří především rozvaha, výkaz zisků a ztrát, popř. i výkaz o peněžních tocích, tzv. výkaz cash-flow. Rozvaha poskytuje přehled o veškerém majetku (aktiva) a zdrojích (pasiva) a slouží k otevírání nebo uzavírání rozvahových účtů. Výkaz zisků a ztrát již podle názvu poskytuje informace o firemních nákladech, výnosech a hospodářském výsledku (zisk x ztráta). Výkaz cash-flow pak zobrazuje přehled o příjmech a výdajích peněžních prostředků.

Základní pomůckou při vedení účetnictví je to, že aktiva a pasiva se musí v rozvaze vždy rovnat. K tomu napomáhá právě to, že strany Má dáti a Dal každého účetního případu se musí rovnat, přičemž přírůstky aktivních účtů jsou na straně Má dáti a pasivních účtů na straně Dal. Obdobným způsobem, ale s obrácenými stranami to platí i pro úbytky.

Uchovávání účetních záznamů

Účetní jednotky mají povinnost uchovávat účetní záznamy po dobu, která je stanovena zákonem v §31 a 32, popř. zvláštním právním předpisem. Účetní závěrka a výroční zpráva se musí uchovávat 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, účetní doklady a účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh apod. po dobu 5 let, stejně tak i účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví.

Sankce

Účetní jednotka, která nevede účetnictví, nesestavuje účetní závěrku, neověří ji auditorem, pokud mu tuto povinnost ukládá zákon, poruší povinnost uchovávat účetní záznamy, uvede nepravdivé nebo zkreslující údaje či vede účetnictví nesprávně, může dostat pokutu do výše 3 – 6 % celkové hodnoty aktiv. Při určení výměry pokuty se přihlíží k závažnosti protiprávního jednání. Odpovědnost účetní jednotky za protiprávní jednání zaniká, pokud o něm nebylo zahájeno řízení do 1 roku ode dne, kdy se příslušný orgán o protiprávním jednání dozvěděl, nejpozději však do 3 let ode dne, kdy bylo spácháno.

Změny od 1.1.2008

Zvýšení limitu dosaženého obratu pro povinnost vést účetnictví z 15 mil. na 25 mil.

Pokud podnikatelům, fyzickým osobám vznikla dříve povinnost vést účetnictví (překročili obrat 15 mil.), ale v roce 2006 nepřesáhli obrat 25 mil., nevztahuje se na ně podle přechodných ustanovení povinnost ukončit vedení účetnictví až po 5 letech. Mohou tedy ukončit vedení účetnictví a přejít na daňovou evidenci dříve než po uplynutí pěti let. Nové ustanovení se použije poprvé v účetním období, které započalo v roce 2008.