Zatímco pro firmy jsou datové schránky povinné, většina OSVČ si může vybrat, zda si datovou schránku založí. Aktuálně tak má datovou schránku pouze několik desítek tisíc OSVČ. Původně to vypadalo, že se jejich počet výrazně zvýší kvůli povinnosti posílat přehled pro Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ) elektronicky. Nyní to ale vypadá, že se toto opatření zruší. Mít datovou schránku se ale i tak může OSVČ vyplatit.
Čtěte také na Lupa.cz: Jak se dnes datové schránky a základní registry liší od původní „velkolepé vize“?
Datové schránky má dobrovolně pouze zlomek OSVČ
Datové schránky se mohou vyplatit i OSVČ.
Datové schránky, které mají ze zákona zřízené všechny firmy, existují už více než 4 roky. Od léta 2012 musí mít navíc datovou schránku také advokáti a daňoví poradci. Další OSVČ (a samozřejmě i občané) si mohou datovou schránku zřídit dobrovolně. Jak ale ukazují statistiky, drobné podnikatele tato možnost příliš neláká. Podnikající fyzické osoby mají dle informací ministerstva vnitra celkem 59 019 datových schránek, přičemž podnikatelé celkem, tedy i firmy, jich vlastní 435 715. Velkou část podnikajících fyzických osob, které datovou schránku mají, však tvoří ti, kteří ji mají ze zákona povinnou. Odhadujeme, že datových schránek OSVČ, které nemají tuto povinnost uloženou zákonem, je přibližně do 10 tisíc,
uvedla serveru Podnikatel.cz Lenka Vodná, mluvčí Hospodářské komory ČR. Celkový počet OSVČ přitom přesahuje 960 tisíc.
Čtěte také: Datové schránky už konečně fungují bez instalace doplňků
Elektronická komunikace s ČSSZ by měla zůstat dobrovolná
Ještě před několika měsíci to vypadalo, že počet datových schránek OSVČ se výrazně zvýší. Od příštího roku totiž mělo být povinné elektronické podávání přehledů pro ČSSZ. OSVČ by si tak musely pořídit buď elektronický podpis nebo datovou schránku. Stávající vláda však plánuje tuto povinnost zrušit a ministerstvo financí již předložilo příslušnou novelu zákona. I nadále by tak mělo být možné podávat přehled v papírové podobě. Důvodem je, že povinná elektronická komunikace znamená pro řadu podnikatelů vyšší administrativní zátěž a vyšší finanční náklady. Elektronický způsob předávání podání vyžaduje nejen určité technické vybavení (počítač vybavený příslušným softwarem s možností připojení k internetu), ale i ověření identity odesílatele; datová zpráva musí být poslána z datové schránky nebo podepsána uznávaným elektronickým podpisem,
vysvětlilo v důvodové zprávě ministerstvo financí.
Čtěte více: Povinná elektronická komunikace s ČSSZ skončí pro podnikatele dříve, než začala
Výhody a nevýhody datových schránek pro OSVČ
I nadále ale samozřejmě platí, že si OSVČ mohou zřídit datovou schránku dobrovolně. Jak vyplynulo z ankety serveru Podnikatel.cz, zřízení datové schránky plánuje přes 40 % drobných podnikatelů, kteří ji v současnosti ještě nemají. Na druhou stranu 54 % OSVČ, které datovou schránku mají, ji moc či vůbec nevyužívají. Podle Jiřího Korbela z tiskového oddělení ministerstva vnitra má nicméně zřízení datové schránky pro OSVČ tyto výhody:
- možnost odesílat doporučenou korespondenci zdarma,
- jistota okamžitého dodání zprávy jak při odesílání, tak při jejím příjmu. Ještě se údajně nestalo, že by správně odeslaná zpráva nedorazila příjemci,
- jednoduché podání daňového přiznání,
- výhodou přímo pro OSVČ je také možnost přihlašování se k ePortálu České správy sociálního zabezpečení pomocí přístupových údajů k datové schránce. Kdo má datovou schránku, může pohodlně využívat formuláře a elektronické podání ČSSZ.
Datové schránky ovšem především zrychlují komunikaci s úřady a soudy. S elektronickými dokumenty se rovněž dá flexibilněji pracovat bez skenování. Když je třeba na poslední chvíli stihnout nějakou lhůtu, není třeba pozdě večer hledat poštu. Na přelom roku pak chystáme novinky na portálu datových schránek. Vylepšení dozná například systém vyhledávání datových schránek,
upřesnil serveru Podnikatel.cz Jiří Korbel z ministerstva vnitra.
Čtěte také: ČSSZ spustila eportál, bez datové schránky se však do něj nepřihlásíte
Datové schránky ale mají také své nevýhody, kvůli kterým řada OSVČ raději zůstává u papírových dokumentů. Zjednodušeně se problémy dají shrnout do tří slov: zřízení, pravidelné vybírání a archivace. OSVČ mají obavy z automatického doručení úředních zpráv, když zapomenou vybrat schránku. Dále se obávají ztráty dokumentů. Dokumenty v datových schránkách mají omezenou expiraci, a poté je nutné je konvertovat či jinak archivovat,
vysvětlila Lenka Vodná.
Čtěte také: Chcete mít možnost konvertovat datovou zprávu i za 10 let? Poradíme vám, jak na to
Jak si datovou schránku zřídit
Pokud se podnikající fyzická osoba rozhodne zřídit si datovou schránku, musí podat žádost. Datovou schránku pak úřad zřídí do 3 dnů ode dne podání žádosti. Pokud tvoří součást žádosti o zřízení datové schránky příloha, trvá doba vyřízení žádosti až 30 dní.
Náležitosti žádosti
- jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny
- rodné příjmení
- den, měsíc a rok narození
- místo a okres narození; pokud se podnikající fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila
- státní občanství, není-li podnikající fyzická osoba státním občanem ČR
- identifikační číslo ekonomického subjektu (IČO), bylo-li přiděleno
- místo podnikání, popřípadě sídlo
- žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis podnikající fyzické osoby
Samotná žádost se dá podat několika způsoby. Lze ji osobně podat na podatelnu ministerstva vnitra, nebo poslat poštou na adresu ministerstva vnitra. Potom ale musí obsahovat úředně ověřený podpis. Ten si OSVČ mohou zajistit na obecních úřadech, úřadech městských částí a vybraných pobočkách České pošty, Hospodářské komory, notářů či zahraničních zastupitelských úřadů. Poplatek za ověření činí 30 Kč. Další možnost tvoří podání žádosti na některém kontaktním místě Czech POINT, které najdete na vybraných pobočkách České pošty, s. p., městských úřadů či městských části. V neposlední řadě se dá žádost poslat elektronicky na adresu posta@mvcr.cz. Podnikatel ji ale musí podepsat zaručeným elektronickým podpisem.
ČLÁNKY DO MAILU