K 1. lednu 2023 budou všem podnikajícím fyzickým osobám zřízeny datové schránky. Změna se dotkne i právnických osob, které datové schránky dosud neměly povinně. Jde o právnické osoby zapsané ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností. Zřízení datové schránky však nemine ani řadu nepodnikajících občanů, včetně pověřených účetních.
Co se dozvíte v článku
Postupné zřízení datových schránek
Zákonem č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupu orgánů veřejné moci, se výrazně rozšíří okruh osob, kterým bude ze zákona zřízena datová schránka. V případě podnikajících fyzických osob a některých právnických osob, kterým datová schránka dosud povinně zřízena nebyla, je situace jasná. Podle již schválené legislativy jim bude po novém roce datová schránka zřízena, a to postupně, nejpozději 31. března 2023.
Bude se jednat o veškeré podnikající fyzické osoby, tedy i osoby, které mají aktuálně činnost pozastavenou či přerušenou. Dosud mohly využívat datovou schránku dobrovolně. Od nového roku jim bude zřízena povinně a tuto datovou schránku nebude možné znepřístupnit.
Žádat o znepřístupnění datové schránky podnikatele již nebude možné
Jak již bylo uvedeno, datové schránky jim budou zřízeny ze zákona povinně. Využívat je budou po celou dobu podnikání. Ke znepřístupnění dojde až po výmazu ze zákonem stanovené evidence, tedy k datu ukončení podnikání fyzické osoby či ke dni zrušení osoby právnické.
Jestliže měla podnikající osoba dosud datovou schránku znepřístupněnu, bude jí v roce 2023 zřízena datová schránka nová, u které již nebude možné žádat o její znepřístupnění.
Ostatní fyzické osoby a datové schránky
Jsou tu ale i jiné osoby, jimž bude datová schránka automaticky zřízena. Půjde o jakoukoliv fyzickou osobu, která po 31. prosinci 2022 využije některého z poskytovatelů NIA (Národní identitní autority) jako prostředků při elektronické verifikaci. Kupříkladu když prostřednictvím internetu zjišťují například stav svého řidičského bodového konta nebo evidenci dob důchodového pojištění u ČSSZ apod. Zjednodušeně řečeno, jakmile jakýkoliv občan ověří svou identitu použitím kvalifikovaného prostředku, respektive se poprvé přihlásí prostřednictvím NIA, bude mu zřízena datová schránka. Jde o přihlášení prostřednictvím:
- občanského průkazu s aktivovaným kontaktním elektronickým čipem vydaným po 1. 7. 2018,
- mobilního klíče eGovernmentu,
- NIA ID – přihlášení prostřednictvím uživatelského jména a hesla, které se zadá při založení osobního identifikačního prostředku na portálu národního bodu,
- čipové karty Starcos společnosti První certifikační autorita, a.s.,
- mojeID,
- výběru z možných identitních prostředků, které jsou ohlášené jinými členskými státy EU v rámci eIDAS uzlů,
- a bankovní identity.
Správce národního bodu pro identifikaci a autentizaci před prvním použitím kvalifikované prostředku fyzickou osobu upozorní, že jí bude datová schránka zřízena. Bude zároveň vyzvána k doplnění e-mailové adresy, kam bude zaslána zpráva o zřízení datové schránky. Ovšem nepodnikající fyzická osoba bude moci požádat ministerstvo vnitra o znepřístupnění datové schránky, a to prostřednictvím klientského portálu datových schránek.
Datová schránka a fikce doručení
Datové schránky spravuje ministerstvo vnitra. Datovou schránku je možné definovat jako elektronické úložiště, které je primárně určeno k úřední komunikaci. Pokud má fyzická nebo právnická osoba zřízenu datovou schránku, doručují orgány veřejné moci dokumenty pouze jejím prostřednictvím. Dokument přijatý do datové schránky se považuje za doručený okamžikem přihlášení se do této schránky. Jestliže se fyzická či právnická osoba do datové schránky nepřihlásí, uplatní se takzvaná fikce doručení. Lhůta pro přihlášení je 10 dnů od dne dodání dokumentu do datové schránky, za doručený se považuje i v případě nepřihlášení se posledním dnem této lhůty.
Proto je nutné datovou schránku pravidelně kontrolovat, jelikož s doručením úředních dokumentů bývají zpravidla spojeny právní účinky, jako je například počátek běhu lhůty pro odvolání. Doporučuje se nastavení u datových zpráv notifikace do e-mailu (zdarma) anebo SMS na mobilní telefon. Avšak příchozí zprávy i doručenky odchozích zpráv se uchovávají pouze 90 dnů, pokud si uživatel nepřikoupí tzv. datový trezor.
Podnikající fyzické či právnické osoby, které mají datové schránky zřízeny ze zákona, musí podávat veškeré daňové přiznání elektronicky. Rovněž veškerá komunikace s finančním úřadem by měla probíhat pouze jejím prostřednictvím. Výjimka platí pro podnikatele, za které jednají jejich pověření zástupci (nejčastěji daňoví poradci). Písemnosti se poté doručují pouze těmto zástupcům v rozsahu jejích oprávnění k zastupování.
Pověření účetní a přihlášení do Portálu pro zaměstnavatele u ČSSZ
Ale i mzdoví účetní mají často od svého zaměstnavatele pověření. Kupříkladu ke vstupu do ePortálu ČSSZ pro zaměstnavatele. Rovněž se přihlašují použitím kvalifikovaného prostředku, a tudíž jim bude zřízena datová schránka. Jak pro server Podnikatel.cz potvrdil Jiří Korbel za ministerstvo vnitra, ke zřízení datové schránky dojde po 31. prosinci 2022 pouze po prvním přihlášení s využitím prostředků eID u NIA. Jestliže se účetní rozhodnou datovou schránku nepoužívat a požádají o její znepřístupnění, bude znepřístupněna stále. Nebude opětovně zřizována při každém dalším přihlášení. Samozřejmě pod podmínkou, že se nejedná o podnikající fyzickou osobu. Ta o znepřístupnění žádat nemůže.
ČLÁNKY DO MAILU