Máte datovou zprávu s dokumenty, u kterých chcete mít možnost je autorizovaně konvertovat a ověřit i za několik let? Jak ale na to, když certifikát, na kterém elektronický podpis stojí, má omezenou dobu platnosti? Abyste přitom mohli dokument konvertovat, musí jít platnost e-podpisu ověřit. Toho se dá docílit několika způsoby. Nejlevnější a nejjednodušší variantou je však opatřit dokumenty časovým razítkem. Přesto ani tímto způsobem problém s uchováváním „ověřitelnosti“ jednorázově nevyřešíte.
Rozlišujte dokumenty a datovou zprávu
Co se týče uchování uchovávání datových zpráv, je podle odborníků základem rozlišovat mezi dokumenty vloženými do datové zprávy a samotnou datovou zprávou, která v podstatě tvoří jen obálku dokumentů. Konvertovat přitom můžete pouze dokument a ne celou datovou zprávu. Aby šlo dokument konvertovat, musí být opatřen elektronickým podpisem, u které lze ověřit platnost. Pokud je dokument opatřen elektronickým podpisem, tento podpis neztrácí platnost v čase, jak se často mylně předpokládá. S postupem času zaniká pouze naše schopnost tuto platnost ověřit „elektronickou cestou“, a to okamžikem, kdy skončí platnost certifikátu, na kterém je podpis založen,
upřesnil serveru Podnikatel.cz Jiří Peterka, nezávislý konzultant a publicista, který se problematikou datových schránek dlouhodobě zabývá. Jaký je však rozdíl mezi neplatným podpisem a podpisem, který nelze ověřit jako platný?
To vysvětluje na názorném příkladu Jiří Peterka. Když koupíte dům a smlouvu uzavřete elektronicky (elektronicky ji podepíšete), co se stane v okamžiku, kdy už nepůjde ověřit elektronický podpis na smlouvě jako platný? Znamená to, že smlouva se stává neplatnou a dům se vrátí předchozímu majiteli? V případě neplatného podpisu by tomu tak bylo, v případě nemožnosti ověřit platnost podpisu ale nikoli. Je to podobné, jako kdybyste smlouvu třeba ztratili. Platnost nákupu domu stále můžete prokázat jinak, třeba díky záznamu v katastru nemovitostí, ke kterému došlo ještě v době, kdy bylo možné podpis ověřit. Čtěte více: Vyplatí se podnikateli digitální podpis? Zjistili jsme za vás
Jestliže tak vyprší platnost certifikátu a elektronický podpis pak nejde ověřit, nemusíte hned házet flintu do žita. Možností jako potvrdit platnost podpisu máte více. Například skrze nějakou svědeckou výpověď. Nebo třeba notářskou úschovou listinného protokolu o ověření elektronického podpisu (provedeného v době, kdy to ještě bylo možné),
doplnil Peterka. Stahujte zdarma knihu Jiřího Peterky Báječný svět elektronického podpisu
Časová razítka problém odsunou, ale nevyřeší
Pokud se vám ještě nezamotala hlava a ptáte se, jak vlastně uchovat dokumenty uvnitř datových zpráv, tak abyste je mohli v budoucnu konvertovat, radí odborníci prostou věc. Prostě si je vždy včas přerazítkujte. Prodloužit možnost ověření platnosti podpisu na dokumentu totiž můžete za pomoci časového razítka. Stačí vyjmout dokumenty z datové zprávy a opatřit je časovými razítky dříve, než skončí možnost ověření podpisu, případně „předchozího“ časového razítka.
Časová razítka dnes už nabízí všechny tři akreditované certifikační autority v ČR. Přidat časové razítko na dokument může kdokoli. Tedy jak aktuální držitel dokumentu, tak třeba třetí strana, která se o dokument stará na zakázku v rámci nějaké služby. Ani časová razítka však problém definitivně neřeší, protože stejně jako podpisy jsou omezeny platností příslušného certifikátu, na kterém je razítko založeno. V praxi to znamená 3, 5 nebo 6 let. Poté musíte připojit další časové razítko a stihnout to dříve, než skončí možnost ověření předchozího razítka. Cena časového razítka činí přibližně jednu korunu a prodlužovat dobu možnosti konverze můžete prakticky donekonečna. Když máte třeba 10 000 dokumentů, nepotřebujete na to 10 000 časových razítek. Můžete jedním razítkem přerazítkovat všech těch 10 000 dokumentů,
upozornil Jiří Peterka.
Ministerstvo vnitra k tomu doporučuje archivovat celé datové zprávy, tedy ne jen samotné přílohy, ale i obálky. Jenže v tomto případě naráží teorie na limity praktického využití. Mechanismy autorizované konverze dokumentu, kterými disponuje síť CzechPoint, totiž nepočítá s tím, že přílohy jsou vloženy do datové zprávy, která samotná má časové razítko. Když tak přijdete na CzechPoint s datovou zprávou a s tím, že chcete převést dokument uvnitř zprávy, systém nebere v potaz časové razítko na celé datové zprávě. Vyhodnocuje pouze podpis a eventuální časové razítko na samotném dokumentu. Proto mé doporučení přerazítkovávat dokument, a nikoli jeho obálku (datovou zprávu),
vysvětlil pro server Podnikatel.cz Jiří Peterka. Čtěte více na Lupa.cz: Datové schránky: bez razítka to nepůjde!
Cena poštovních zpráv klesla. A nebo ne?
Samostatnou kapitolu pak tvoří Poštovní datové zprávy, které si mohou podnikatelé posílat mezi sebou. Možnost komunikace dvou soukromých subjektů přes datové schránky bez omezení funguje už od poloviny loňského roku, avšak úspěchy zatím příliš neslaví. V roce 2010 odeslali uživatelé jen zhruba 2000 Poštovních datových zpráv, což činí oproti celkovému množství zpráv pouze zanedbatelné procento. Letos se za první tři měsíce situace sice mírně zlepšila, kdy podnikatelé zaslali přes schránky již 1500 zpráv, avšak k vysněným předpokladům má stále daleko.
Důvodem pro malý zájem Poštovních datových zpráv zůstává pro většinu podnikatelů jejich cena, která při několika zprávách měsíčně dosahuje desítek korun. Cena jedné zprávy, která činí 18,048 Kč včetně DPH (15,04 Kč bez DPH), měla původně klesnout již po odeslání 33 milionů datových zpráv. K tomu došlo na konci letošního ledna. Později se ohlášený termín pro snížení ceny na 16,032 korun s DPH (13,36 korun bez DPH) posunul na prvního dubna. Čtěte více: Cena Poštovních datových zpráv brzy klesne, napraví to jejich dosavadní fiasko?
Přestože ministerstvo i odborníci již operují s tím, že cena klesla, realita je stále poněkud odlišná. Nejen na webu České pošty stále naleznete cenu 15,04 bez DPH. A důvod? Snížení ceny Poštovních datových zpráv probíhá ještě interním schvalováním na České poště. Až bude změna ceníku oficiálně schválena, zveřejníme ji na webu. Nicméně počítáme se snížením ceny s platností od 1. dubna, tj. bude se týkat již fakturace za duben, kterou zákazníkům zasíláme v první polovině května,
upřesnila serveru Podnikatel.cz Marta Selicharová, tisková mluvčí České pošty.
Kromě ceny každé zprávy se musí podnikatelé rovněž hradit měsíční paušál, jehož výše závisí na měsíční počtu odeslaných zpráv. Čím více zpráv posíláte, tím méně platíte. Jestliže počet odeslaných zpráv v měsíci nepřesáhne číslo 10, platíte 50 korun. V rozmezí 11 až 50 zpráv stojí měsíční poplatek 35 korun a nad 50 zpráv 20 korun. Všechny tyto ceny jsou ovšem bez DPH. Pokud tedy pošlete měsíčně jen jednu zprávu soukromému subjektu, vyjde vás to na 78,048 Kč s DPH (65,14 Kč bez DPH). Jestliže nenastane žádné překvapení a cena opravdu od dubna klesne, vyjde podnikatele jedna zpráva měsíčně na 76,032 korun s DPH (63,36 korun bez DPH), což pořád výrazně přesahuje cenu papírové podoby. Výše měsíčního paušálu zůstává v tuto chvíli beze změny. Budeme však připravovat další rozsáhlejší změny obchodní politiky s cílem zatraktivnit využití Poštovních datových zpráv,
slibuje Selicharová.
Pošta doufá že větší zájem o Poštovní datové zprávy by mohlo přinést zavedení Elektronické poštovní známky jako on line platebního kanálu pro tuto službu. Podnikatelé by mohli využít tuto garantovanou elektronickou komunikaci, aniž by se museli registrovat a platit měsíční paušál. Prostě by zakoupili požadovaný počet Poštovních datových zpráv pro svou datovou schránku prostřednictvím e-shopu, na poště nebo prostřednictvím Premium SMS. Službu chce pošta zprovoznit do konce letošního roku.
ČLÁNKY DO MAILU