Orgány veřejné moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku budou mít datové schránky zřízeny povinně. A to od 1. července 2009. Lhůta pro jejich aktivaci trvá do 31. 10. 2009. Po této době budou schránky aktivovány automaticky. Budoucí uživatel schránky by se měl podrobněji seznámit s postupem při přebírání datových zpráv a jejich ukládání. Čtete více: Schovejte razítka do šuplíků, začíná doba datových schránek
K čemu budou datové schránky sloužit?
Datové schránky budou sloužit k zasílání dokumentů v elektronické podobě mezi jednotlivými úřady. Dále k odesílání dokumentů fyzickým a právnickým osobám a naopak. Původně se předpokládalo jejich využití jen ke komunikaci s veřejnou správou. Od roku 2010 se však počítá i s možností zasílání elektronických dokumentů mezi fyzickými a právnickými osobami navzájem. Bude možné nastavení datových zpráv k převzetí přímo jednateli firmy. Zvažuje se využití datových schránek k fakturaci, zasílání účtů za elektřinu, vodu a plyn. Čtěte více: Elektronická fakturace, která ušetří čas i peníze, má zelenou
Předmětem komunikace v podmínkách právnických a fyzických osob může být podle ROBERTA LEDVINKY, vrchního ředitele sekce veřejné správy Ministerstva vnitra jakákoliv komunikace, u níž je nezbytné prokázání doručení. Představme si dnešní komunikaci těchto dvou cílových skupin a s ohledem na mnou uvedené ji převeďme do elektronické podoby. Je to stejné jako u orgánů veřejné moci (OVM). Je to tedy stejné jako u listinné podoby, musí to umožňovat svým charakterem autorizovanou konverzi pro další potřebu atd. V komunikaci PO a FO k OVM je to stejné. Samozřejmě, že začínáme elektronickou fakturou od 1. 1.2010, ale s postupnou elektronizací se bude postupně rozšiřovat vzájemná komunikace,
dodává Ledvinka.
Prostřednictvím datových schránek se tedy budou doručovat jen datové zprávy. Jejich další zpracování, včetně archivace bude probíhat mimo datovou schránku. U úřadů a velkých organizací se automaticky předpokládá zřízení spisové služby. Čtěte více na Lupa.cz: Datové schránky 2.0
Doručení datové zprávy
Každá doručená zpráva bude po uplynutí 90 dnů od doručení smazána. Bez ohledu na to, zda si ji uživatel vyzvedl nebo nevyzvedl. Za den převzetí zprávy se bude považovat den jejího vyzvednutí, tj. přihlášení uživatele do datové schránky. Převzatou zprávou bude i datová zpráva nevyzvednutá, a to po uplynutí desetidenní lhůty po jejím doručení. Jestliže připadne desátý kalendářní den na sobotu nebo neděli, považuje se za den převzetí následující pracovní den. V nástrojích datových schránek bude umožněna funkce ohlášení přijaté zprávy. Uživatelé tedy nemusí v pravidelných intervalech kontrolovat, zda náhodou neobdrželi důležitou zprávu. Postačí pouhé nastavení funkce zasílání avíza SMS zprávou na mobilní telefon nebo do e-mailové pošty. To ovšem za poplatek za zaslání SMS zprávy. Čtěte více: Daňové přiznání po Internetu nebo na disketě
Správa datových schránek
Datovou schránku aktivuje při prvním vstupu osoba, která obdržela přístupové kódy, tedy v případě právnických osob statutární orgán nebo člen statutárního orgánu. Její další provoz může být svěřen zvolenému administrátorovi, který je ve firmě pověřen správou informačních technologií. Nejčastěji zřejmě bude datové schránky spravovat další „pověřená osoba“, která bude přebírat doručené dokumenty a zajišťovat jejich archivaci.
OSVČ nebo nepodnikající fyzická osoba si schránku aktivuje sama, jelikož je sama sobě pověřenou osobou. Provoz tedy zajistí vlastními silami. To má ovšem jednu velkou výhodu. V tomto případě nebude na rozdíl od právnických osob ve většině případů nutný elektronický podpis, jelikož je autentizace odesílaných zpráv zaručena. Čtěte více: Podepište se elektronicky, ušetříte cestu na úřad
Datová schránka není běžnou poštou. Neznamená to, že doklad, který prostřednictvím datové schránky oprávněná nebo pověřená osoba obdrží, si jednoduše vytiskne a tento bude nahrazovat originál. To by bylo nepochopením principu fungování datových schránek. Změna spočívá v používání elektronických dokumentů, práci s nimi a jejich archivaci v datové podobě.
Přes datové schránky bude možné zasílat veškeré stížnosti. Samozřejmě také žádosti, jako jsou žádosti o stavební povolení, vyřazení automobilu z registru vozidel a další podání učiněná vůči veřejné správě. Jednoduše vše, co lze převést z papírové do digitální podoby. Výjimkou ale budou dokumenty, které nelze konverzí dat nahradit, tj. občanský průkaz, cestovní pas, řidičský průkaz, zbrojní průkaz atd. Čtěte více: Na soud přes internet
Co si myslíte o zavedení datových schránek?
Kam s nimi?
A jsme opět u všeobecně známého nerudovského problému. Co tedy udělá oprávněná nebo pověřená osoba s přijatou datovou zprávou? Možností je hned několik. Datovou zprávu:
- přečte a po ta po uplynutí 90 dní zmizí,
- uloží ve svém počítači,
- uloží ke konverzi,
- vytiskne (kopie zprávy ovšem nemá právní hodnotu),
- odešle jinému úřadu, případně od roku 2010 jiné fyzické nebo právnické osobě.
Konverze datových dokumentů
Datovou zprávu lze uložit ke konverzi. Po uložení do odkazu konverze se vygeneruje evidenční číslo zprávy. Toto číslo si uživatel, tj. oprávněná nebo pověřená osoba může vytisknout a v případě následné potřeby tiskového dokumentu zajít kdykoliv na kterékoliv pracoviště Czech POINTu. Po předložení průkazu totožnosti a zaplacení poplatku bude dokument s originální doložkou za poplatek vytištěn. Nejedná se však o správní poplatek, jde o placenou službou. Hodnota služby je stanovena na 30 Kč za jeden list dokumentu. Konvertovat se budou i zprávy přinesené na datovém nosiči. Dle informací Czech POINTu však lze použít pouze „nepřepisovatelné“ CD, nikoliv například klasický flasch disk. Čtěte více: Na Czech POINTu si lidé mohou zřídit také elektronický podpis
Konverze je rovněž možná i opačnou cestou, tedy z tzv. papírové podoby dokumentu do datové zprávy. Nesmí se ovšem jednat o doklady, u nichž nelze jedinečnost konverzí nahradit (např. průkazy totožnosti) a doklady, které by zeslabily věrohodnost originálu. Tedy doklady dodatečně přepisované nebo škrtané. Elektronická verze papírového dokumentu bude na pracovišti Czech POINTu zapečetěna digitálním podpisem a vložena do elektronické úschovny. Uživatel dostane podací číslo a po jeho uplatnění si může elektronický dokument stáhnout. Čtěte více: Zákon elektronickým fakturám vychází vstříc, je to rychlejší
Reklama
ŠKOLENÍ: Elektronická komunikace s úřady a datové schránky
Školení je určeno běžným uživatelům datových schránek z řad podnikajících i nepodnikajících fyzických osob, ale také právnických osob, které budou datovou schránku používat bez zřízení spisové služby. Dozvíte se, co je datová schránka, komu je určena povinně a kdo si ji může aktivovat dobrovolně. Ukážeme si, jak datovou schránku zpřístupnit, zasílat jejím prostřednictvím dokumenty a jak komunikovat s orgány veřejné moci.
Proč kurz absolovat?
Před samotnou aktivací datové schránky se seznámíte s její obsluhou, naučíte se přijímat a ukládat dokumenty, včetně jejich konverze do listinné podoby. Zjistíte, že používání schránky není vůbec složité a její zřízení může uživateli ušetřit spoustu času. Na školení bude hostovat odborník, který prozradí více o použité technologii a dalších technologických možnostech a výhodách elektronické komunikace. Registrovat ihned
Aktuální cena: 1 245 Kč bez DPH
ČLÁNKY DO MAILU