Datové schránky přinesly zmatky i u přehledů. Jak je správně odeslat?

Možností podání je přitom celá řada a každá instituce to má jinak. Není nutné přehledy odevzdávat v písemné podobě ani povinně elektronicky. Je možné využít datovou schránku nebo například formuláře od daných institucí. Server Podnikatel.cz se setkal s případy, kdy jednotlivé instituce nedokázaly podnikatelům přesně sdělit, v jaké podobě mají být přehledy podány. Někteří podnikatelé tak odesílali přehledy nejrůznějšími způsoby, včetně zasílání celého daňového přiznání nebo skenu formuláře a podobně.

Instituce preferují jejich aplikace

Viktorie Plívová, tisková mluvčí Všeobecné zdravotní pojišťovny, udává, že způsobů, jak jim může pojištěnec doručit přehled o výši daňového základu OSVČ, je několik – elektronicky, poštou i osobně. Záleží na OSVČ, který způsob si zvolí. VZP doporučuje všem OSVČ využívat elektronické podání přehledu přímo z aplikace Moje VZP prostřednictvím interaktivního formuláře, který navíc všechny dostupné informace sám doplní, takže lze předejít případným chybám, upřesňuje. Podobně ve Vojenské zdravotní pojišťovně ČR je nejjednodušším způsobem podání přehledu prostřednictvím Klientského portálu VoZP, kam se lze přihlásit například pomocí BankID. Pro klienta máme předvyplněný přehled přímo na portálu a stačí zkontrolovat předvyplněné údaje, doplnit řádek č. 3 (dílčí základ daně) a odeslat, doplňuje vedoucí oddělení marketingu Jan Mates.

Ve Zdravotní pojišťovně Ministerstva vnitra České republiky pro registrované klienty preferují jednoduché a bezpečné online podání prostřednictvím interaktivního formuláře v jejich portálu E-komunikace. Tisková mluvčí Jana Schillerová podotýká, že je také možné doručení přehledu v čitelné formě prostřednictvím datové schránky nebo e-podatelny. 

Pro Oborovou zdravotní pojišťovnu je podle tiskového mluvčího Františka Tlapáka ideální podání přehledu OSVČ pomocí aplikace VITAKARTA, kde se většina potřebných údajů do formuláře načte z jejich systému. Přijímáme ale i přehledy podané datovou schránkou nebo osobně. Stejně tak osobně řešíme jednotlivé případy klientů, u kterých při online podání vyvstaly nějaké komplikace, dodává. Elenka Mazurová, tisková mluvčí České průmyslové zdravotní pojišťovny, uvádí, že preferují odevzdání přehledů přes e-přepážku ČPZP a druhou preferovanou variantou je odevzdání přes datovou schránku.

Přečtěte si také:

Daňové přiznání podané přes datovou schránku? V PDF formátu je to špatně

Datovou schránkou nelze poslat jakýkoliv formát

Přehledy o příjmech a výdajích je možné poslat datovou schránkou, je však nutné dodržet požadovaný formát. Jan Mates vysvětluje, že při podání přehledu datovou schránkou zašle klient přehled do datové schránky VoZP ideálně ve formátu PDF/A s tím, že formulář nalezne na jejich webu. Ideálním formátem pro zasílání přehledů OSVČ datovou schránkou je PDF. Poradíme si samozřejmě i s jinými standardními formáty, tzn. takovými, které dokážeme otevřít a zobrazit, přidává František Tlapák.

V případě České průmyslové zdravotní pojišťovny se pro vyplnění přehledu použije formulář „Přehled o výši daňového základu OSVČ za rok 2022“, který je určen pro vyplnění v PC a je možné jej najít na webu pojišťovny. Vyplněný přehled se netiskne, ani se nepřevádí do jiného formátu, pouze se uloží a vloží jako příloha ve formátu PDF do zprávy odesílané z datové schránky klienta, zdůrazňuje Elenka Mazurová. Podobné je to také ve Zdravotní pojišťovně Ministerstva vnitra, kde se interaktivní formulář nemusí tisknout, ani jej není potřeba převádět do jiného formátu, pouze se uloží na pevném disku PC a následně se vloží jako příloha do zprávy datové schránky. Podání datovou zprávou je podle Jany Schillerové vhodné zaslat ve formátu PDF, ale je možné přijmout i obrazové formáty jako například JPEG a PNG.

Co když jsou přehledy součástí daňového přiznání?

Lidé v dnešní době používají k vyplnění daňového přiznání interaktivní formuláře. Jejich součástí jsou často právě také přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovny a nabízí se možnost zaslat tak těmto institucím celý tento soubor. Například ve Zdravotní pojišťovně ministerstva vnitra preferují samostatné podání pouze přehledu OSVČ na zdravotní pojištění, ale souhrnné soubory jsou schopni přijmout. Není však možné automatické zpracování takového podání. Takto podaný přehled OSVČ půjde vždy k ruční kontrole a zpracování, podotýká Jana Schillerová.

Podobně je podle Jana Matese nutné pro zpracování přehledy vždy oddělit. V případě zaslání např. v Excelu, kde jeden list bude přehled OSVČ, to znamená ruční zpracování a výrazně vyšší riziko chyby. Vhodnější je použít výše popsané postupy, dodává. František Tlapák serveru Podnikatel.cz potvrdil, že pokud soubor obsahuje správný formulář přehled OSVČ 2022 pro zdravotní pojišťovny, dokáží ho zpracovat. Naopak v České průmyslové zdravotní pojišťovně to podle Elenky Mazurové není možné a přehledy OSVČ za uplynulé období je nutné posílat samostatně.

Co když odešlete formulář ve špatném formátu?

František Tlapák říká, že v případě, že do OZP dorazí přehled ve formátu, který nejsou schopni otevřít, kontaktují klienta telefonicky nebo e-mailem s žádostí o zaslání přehledu ve správném formátu. Obdobně postupujeme v případě, že nám přijde přehled určený jiné zdravotní pojišťovně, doplňuje. Není-li přehled OSVČ zaslán ve formátu PDF, ale ve formátu, který je pro nás čitelný, lze jej zpracovat. Pokud by se jednalo o nečitelné podání, vyžádali bychom si jej opakovaně. Jestliže obdržíme přehled OSVČ, který náleží jinému příjemci, vracíme jej zpět odesílateli k správnému zaslání, popisuje Jana Schillerová. Elenka Mazurová uvádí, že v případě špatného formátu není možné automatizované zpracování, zpracovává se ručně a klient je kontaktován s žádostí, aby přehled OSVČ poslal ve správném formátu.

Také ve Vojenské zdravotní pojišťovně chybný formát zachytí v rámci zpracování přehledu a dle typu chyby je následně zpracován ručně. Pokud pojišťovna neobdrží přehled (je zaslán jinému příjemci), bude klient obeslán zpravidla v dalším zdaňovacím období výzvou k doložení přehledu (tedy za rok 2022 v druhé polovině roku 2023) a klient se vystavuje riziku vzniku penále v případě nedoplatku, upozorňuje Jan Mates. Viktorie Plívová v této souvislosti radí, aby v případě, že OSVČ přijde na chybu sám, měl by kontaktovat některou z jejich poboček, aby došlo k nápravě. V ostatních případech chyby většinou zdravotní pojišťovna odhalí zpětnou kontrolou, nicméně zde již může vznikat časová prodleva, která bude mít vliv na výši případného penále, zdůrazňuje.

Souhrn možností, jak podat přehledy

Jaké jsou nejčastější chyby v přehledech?

Podle Jana Matese největší chybovost zaznamenávají při vyplnění Oddílu 2 – Prohlášení pojištěnce. S tím souhlasí také Jana Schillerová, která upřesňuje, že při vyplnění povinnosti hradit zdravotní pojišťovně zálohy na pojistné v měsících, tedy ve volbě měsíců. Se zavedením OSVČ v paušálním režimu je nejčastěji chybně uveden výběr poplatníka právě v tomto režimu nebo mimo tento režim, a s tím související i chybný výběr označení měsíců, ve kterých pro poplatníka neplatila povinnost hradit zálohy na pojistné v měsících, tedy platit minimální vyměřovací základ, upřesňuje. Nejčastěji plátci chybně vyhodnotí a vyplní v řádku č. 6 „Počet měsíců, ve kterých pro OSVČ platil minimální vyměřovací základ“. Dále bývá uveden nesprávně počet měsíců, ve kterých pro OSVČ neplatila povinnost hradit zálohy na pojistné v měsících, přidává se Viktorie Plívová a dodává, že u některých OSVČ nesouhlasí uvedená výše zaplacených záloh na pojistné, případně je špatně zvolený typ (nové výše) zálohy.

Nejčastější chybou je chybné vyplnění řádku 41 přehledu „Úhrn zaplacených záloh“. Klienti často do záloh příslušného roku započítají i doplatek pojistného za rok předchozí. V důsledku toho jim pak v řádku č. 43 vychází chybně výše přeplatku, případně doplatku pojistného, popisuje Elenka Mazurová. František Tlapák uvádí, že další častou chybou je uvedení špatného typu zálohy na další období. Velmi často se setkáváme s tím, že OSVČ, která má souběh se státní kategorií (typicky matky na mateřské, důchodci, studenti), si není vědoma toho, že má povinnost platit vypočtenou zálohu (kromě prvního roku podnikání). Domnívá se, že za ni je plátcem pojistného pouze stát. Není, zdůrazňuje závěrem.