Datové schránky pro všechny podnikatele? Známe pro i proti

Změna souvisí s návrhem zákona o změně zákonů související s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci označovaném jako DEPO. Ten byl předložen v únoru 2020, jeho první čtení proběhlo v červnu a třetí až v březnu 2021. Senát jej v dubnu vrátil do Poslanecké sněmovny k dokončení legislativního procesu, prezident jej pak v červnu podepsal a 9. července byl zákon vyhlášen ve Sbírce zákonů.

Výhodou je úspora nákladů

Jedním z důvodů povinného zřízení datových schránek všem podnikatelům je mimo jiné úspora prostředků. V odůvodnění návrhu je uvedeno, že tato změna má zásadní vliv na podporu e-Governmentu a elektronizace styku soukromých osob s orgány veřejné moci jako základní podmínky pro moderní, efektivní a rychlý výkon veřejné moci a její přibližování veřejnosti. Tato změna uspoří řádově několik desítek mil. Kč veřejných prostředků ročně vynakládaných na tisk listinných zásilek a doporučené doručování, píše se zde dále.

Také Štěpán Ciprýn, advokát z advokátní kanceláře CIKR, zmiňuje v článku na serveru Právní prostor snížení nákladů na komunikaci se státními orgány jako největší výhodu pořízení datové schránky. Zasílání zpráv pomocí datové schránky při komunikaci se státními orgány není nijak zpoplatněno a v porovnání se zasíláním podání doporučenou poštou tak dochází ke značné úspoře nákladů. To však neplatí při komunikaci s jinými subjekty než se státními orgány, kdy je zasílání zpráv zpoplatněno. Jako další výhodu uvádí, že je doručení státním orgánům při použití datové schránky prakticky okamžité, veškeré potenciální lhůty, které má například státní orgán na rozhodnutí ve věci, tak začínají běžet zásadně ode dne odeslání. V neposlední řadě je pak elektronická komunikace se státními orgány, alespoň pro elektronicky gramotného člověka, komfortnější než běžná komunikace, především vzhledem ke snazšímu skladování elektronických listin. V některých případech se k elektronickému podání dále váží specifické výhody, například co se týče podání daňového přiznání, je možné ho podat elektronicky do 1 měsíce po uplynutí běžné lhůty, dodává.

Pro všechny?

Například Asociace soukromého zemědělství apeluje na to, aby zakládání datových schránek zůstalo na dobrovolné bázi. Její předseda Jaroslav Šebek uvádí, že si uvědomují výhody datové schránky, které členům zdůrazňují, a datové schránky jim doporučují, ale také jsou si vědomi povinností a dopadů s nimi spojenými. Podle něj není možné je nikomu nutit. Pro mnoho našich členů, především těch starších, je obsluha datové schránky velkým, často i nepřekonatelným problémem. Je nutno si uvědomit, že v sektoru zemědělství hospodaří také rodinné farmy, starší osoby či osoby s jinou specializací, než je IT, které nemají žádný administrativní aparát a veškeré státem požadované povinnosti vyřizují vlastními silami ve volných chvílích, popisuje s tím, že je každý další požadavek administrativního charakteru zatěžuje a odvádí od hlavní činnosti. Mnoho starších členů navíc není vybaveno počítači a stále komunikuje především papírovou formou.

Nutná kontrola schránky

Osobě s aktivní datovou schránkou vzniká možnost prostřednictví datové schránky komunikovat se státními orgány, ale také povinnost s nimi touto cestou komunikovat. Osoba s aktivní datovou schránkou bude tedy státními orgány obesílána skrze její datovou schránku, což je pohodlné a nízkonákladové pro stát i občana. Jak zdůrazňuje Štěpán Ciprýn, vzhledem k možnosti doručení fikcí skrze datovou schránku tím prakticky zakládá povinnost občana svou datovou schránku pravidelně vybírat, což je podle něj asi největším úskalím této novely, obzvláště pro fyzické osoby podnikající bez potřebné elektronické gramotnosti, či dokonce přístupu k internetu, a pro fyzické osoby, které nevědí o automatickém zakládání datové schránky při přihlášení do státních portálů za využití kvalifikovaného prostředku pro elektronickou komunikaci. Je důležité mít na paměti, že fikce doručení zprávy skrze datovou schránku se aplikuje jak po přihlášení do datové schránky, tak i po uplynutí 10 dnů od doručení zprávy do schránky, doplňuje.

Pozor na uchování zpráv

Přijaté zprávy jsou v datové schránce uchovávány pouze po dobu 90 dní, tudíž je nutné příchozí zprávy ukládat na svém vlastním úložišti, případně využít bezplatného úložiště na Portálu občana nebo takzvaného datového trezoru, který je však úplatný. Podle Štěpána Ciprýna by to pro člověka, který si je těchto skutečností vědom a disponuje prostředky k přístupu do datové schránky, nemělo být problémem. Stále se tu ale setkáváme s otázkou, zda je skutečně elektronická gramotnost a vybavenost občanů již na takové úrovni, že je možné např. paušálně říci, že všechny fyzické osoby podnikající nakládání s datovou schránkou zvládnou, podotýká dále.

Jak je to dnes?

Jak informoval server Lupa.cz, dnes se podnikající fyzické osoby (podle § 4 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) mohou samy rozhodnout, zda si datovou schránku (podnikající fyzické osoby) nechají zřídit, či nikoli. Datové schránky podnikajících fyzických osob jsou tedy (doposud) zřizovány dobrovolně, na žádost. Podmínkou je, aby fyzická osoba byla zapsána v registru osob (k tomu je nezbytné mít přiděleno IČO a vhodnou právní formu podnikání). 

Výjimkou jsou konkrétní „profese“, které z pohledu datových schránek spadají pod podnikající fyzické osoby a jsou jim zřizovány „profesní“ datové schránky, které jsou konkrétními „podtypy“ hlavního typu datové schránky pro podnikající fyzické osoby (DS PFO). Historicky jde například o advokáty, daňové poradce a insolvenční správce. Nově pak o statutární auditory, soudní znalce a soudní překladatele a tlumočníky. Všem těmto „profesím“ jsou datové schránky příslušného podtypu již dnes zřizovány povinně. jakmile jsou naplněny zákonné důvody pro jejich zřízení (jakmile je osoba zapsána do příslušného profesního rejstříku).

Právnické osobě je datová schránka ze zákona zřizována povinně. Týká se to ovšem jen právnických osob zapsaných do obchodního rejstříku (firem), dále právnických osob zřízených zákonem (což je např. VZP, SŽDC, fondy jako SFDI apod.), a také organizačních složek podniku zahraniční právnické osoby, zapsaných do obchodního rejstříku. Ostatní právnické osoby, které nespadají do předchozího výčtu, se mohou rozhodnout samy a datovou schránku právnické osoby si mohou nechat zřídit na žádost.