Mějte vypracovaný rámcový postup pro celou dobu zaškolování. Konkretizujte si například to s kým, kdy a proč nového zaměstnance seznámit. Vyšetřete si čas na vzájemné rozhovory s ním. A pravidelně oveřujte co a jak v průběhu zaškolování běží, co nový zaměstnanec potřebuje, co mu jde lépe a v čem naopak potřebuje podporu. Manuály jsou důležitým doplňkem, ale musí být pevně spojeny s osobní asistencí.
1. Buďte na příchod nováčka připraveni
Situaci nově příchozímu ulehčíte už jen tím, když bude vidět, že je s ním počítáno. Stačí, aby měl na svém pracovišti přichystáno vše, co bude potřebovat. Jako příklad můžeme použít novou účetní ve firmě. Ještě před nástupem zajistěte, aby měla na svém pracovišti uklizeno, na stole připraven funkční počítač, kancelářské potřeby a další zařízení, bez kterých by nemohla pracovat. Je tedy nutné před nástupem nového člena týmu zaměstnat přípravou jeho místa stávající kolegy.
2. Úvodní představení a seznámení s firmou
Na vedoucím nechte jen úvodní představení. Následnou procházku po pracovišti by měl s novým kolegou absolvovat někoho ze stávajících zaměstnanců. Tento vybraný člověk by pak měl fungovat jako záchytný bod i během dalších dnů a doprovodit nového kolegu například na oběd a seznámit ho s dalšími lidmi z jiných úseků. Rychlá socializace je důležitá nejen kvůli řešení problémů, ale i dobré náladě mezi zaměstnanci.
Na vedoucím nechte jen úvodní představení.
3. Kdy, kde, jak, proč?
Nový zaměstnanec musí mít jasně vytyčené pole působnosti. K tomu pomáhají takzvané adaptační plány nebo obvyklejší manuály. Při jejich sestavování se řiďte základními otázkami: jak, kdy, kde, v kolik, s kým a nezapomeňte na velmi důležité proč. Zaměstnanec bude schopen jakoukoli činnost vykonávat mnohem snáz, když mu dokážete vysvětlit, proč má k cíli jít právě vámi stanovenou cestou.
Při sestavování adaptačního plánu mějte na paměti, že musí obsahovat nejen popis pracovní náplně, ale i nastínění hodnocení pracovního výkonu, termíny dosažení samostatnosti a také seznámení s firemní historií a kulturou nebo motivační složky.
Bohužel adaptační plány nejsou v České republice stále ještě zavedeny. Nedostatečné zaškolení, nejasné stanovení pracovní náplně a postupů jsou nejčastějším důvodem k podání výpovědi ze strany zaměstnance ještě během zkušební doby. Adaptační plány mohou hrozící konfliktní situace eliminovat nebo je zcela vyloučit,
říká Olga Hyklová, jednatelka brněnské personální agentury AC Jobs, s.r.o.
4. Školitele vybírejte s uvážením
Nejlepší zaměstnanec nebo vedoucí? Tady záleží na okolnostech. Musíme mít jistotu, že se nový zaměstnanec dozví vše podstatné. Nového zaměstnance by měl zaškolovat pracovník, který ho dokáže naučit vše potřebné do posledního detailu. Vedoucí to v praxi většinou nedělá. Měl by se však s novým zaměstnancem pravidelně vídat a dobře mu vysvětlit, co od něj očekává,
říká Markéta Hlaváčová, ředitelka lidských zdrojů Air Bank. S tím souhlasí i Petr Podzimek z tiskového centra České spořitelny, který zároveň dodává: Na adaptaci nového kolegy spolupracuje manažer s lidmi ze svého týmu. Každý zúčastněný v ní má svou roli. Manažer ho seznamuje s firemní kulturou, strategií, rolí svého týmu v ní, cíli na dané období, nastavuje spolupráci. Jednotliví kolegové jsou pak průvodci v procesech, při práci v konkrétních aplikacích a systémech.
5. Do zaškolování průběžně zasahujte
Mějte proces zaškolování pod kontrolou. I sebelepší pracovník dělá některé úkony automaticky a stejně tak je může prezentovat novému kolegovi. Je proto nutné vybrat takového člověka, který bude schopen vše vysvětlit a v případě nutnosti několikrát ochotně zopakovat. Není totiž výjimkou, že se pak při problémech nováčci vymlouvají na to, že jim kolega řekl, aby to dělali tak a tak, a nebo že o něčem vůbec neslyšeli,
potvrzuje svou zkušenost Olga Hyklová z personální agentury AC Jobs.
Nezapomeňte také:
Pokud přijímáte nového zaměstnance na základě výpovědi někoho jiného, může se stát, že člověk na odchodu odmítne nově příchozího se vším podstatným seznámit. Nemůžete ho k tomu nutit. Není povinen naučit nováčka všechno a pokud se rozcházíte ve zlém, patrně s tím ani nemůžete počítat. Pokud jste ale zaměstnanci na odchodu platili vzdělávací kurzy atd., není to jeho know-how, které by měl právo si chránit a měl by ho předat dál. Důležité je také vědět, že za zaučení nového pracovníka nemusíte vyplácet žádnou odměnu navíc.
6. Žádný učený z nebe nespad
Za kvalitu spolupráce nese při zaškolování větší odpovědnost zaměstnavatel než zaměstnanec. Nový kolega bude dělat chyby, kterým se snad ani nelze vyhnout. Počítejte s tím a kromě jejich nápravy se zaměřte také na analýzu chybovosti. Položte si tři důležité otázky: Proč k chybám došlo? Zná nový kolega předepsaný pracovní postup? Má k dispozici všechny pracovní prostředky?
7. Zavádění nových postupů
Při chybování nemusí nutně jít o nešikovnost. Někdy je na vině i dobrý úmysl a snaha se ukázat své schopnosti. Prostor pro kreativitu nového kolegy držte na uzdě. Řídí se tím například v ČSOB, jak uvádí Jan Solnička z oddělení komunikace: Na začátku ověřujeme především schopnost zařadit se do týmu, schopnost samostatně, spolehlivě a zodpovědně plnit stanovené úkoly. Určitě je důležité s novým člověkem co nejvíce hovořit o tom co a jak dělá, jak se na úkoly, tým a nové pracoviště dívá.
A personalistka Olga Hyklová k tomu dodává: Každý nápad se cení, ale prvních pár týdnů trváme na tom, aby se pracovník držel našich zavedených postupů. Teprve když vidíme, že má dobré výsledky, tak dostává prostor k vlastní seberealizaci.
8. Pozor na byrokracii
První den v novém zaměstnání by neměl sklouzl jen k papírovní. Stačí vyplnit a podepsat jen to nejdůležitější. Tedy pracovní smlouvu, formuláře týkající se daní nebo zdravotního a sociálního pojištění. Prioritou je samozřejmě i školení o bezpečnosti práce. Interní dotazníky a další mohou počkat. Naopak je dobré se zaměřit na plánování školení a kurzů.
9. Co na to paragrafy
Zaškolování jako takové zákon nijak neupravuje a je tedy čistě na vás jak k němu přistoupíte. V každém případě vám ho ale ukládá. A to zvlášť u některých profesí, například řidičů, kdy je aškolení zcela nezbytné. Jeho délka se většinou odvíjí od délky zkušební doby.
ČLÁNKY DO MAILU