Podnikatelská veřejnost očekávala změny související s obchodním rejstříkem, které se týkají hlavně zkrácení lhůt zápisu do rejstříku a omezení papírování, s nadějí na výraznou změnu k lepšímu. Změny, které byly odstartovány v roce 2005 novelizací obchodního zákoníku, však nelze jednoznačně považovat za pozitivní. Na tom se shodnou jak pracovníci rejstříkových soudů, tak podnikatelé.
Základní povinnosti podnikatele k obchodnímu rejstříku jsou stanoveny zákonem č. 513/1991 Sb., obchodním zákoníkem v platném znění (hlava III, § 27 až § 38). Obchodní rejstřík je podle obchodního zákoníku veřejný seznam, do kterého se zapisují zákonem stanovené údaje o podnikatelích a je veden v elektronické podobě. Veřejně přístupný je obchodní rejstřík na internetu. Ověřený (tedy orazítkovaný) výpis z obchodního rejstříku týkající se jakéhokoliv subjektu si může vyžádat kdokoliv také přímo u rejstříkového soudu, který rejstřík pro příslušný okres spravuje.
Rejstříkové soudy:
- Městský soud v Praze
- Krajský soud v Českých Budějovicích
- Krajský soud v Plzni
- Krajský soud v Ústí nad Labem
- Krajský soud v Hradci Králové
- Krajský soud v Brně
- Krajský soud v Ostravě
Návrh na zápis, změnu, výmaz - formuláře
Zápis do obchodního rejstříku, jeho změna či výmaz se provádí na základě návrhu podaného kompetentní osobou k rejstříkovému soudu. Návrh je nutné podat na formuláři a s úředně ověřeným podpisem. Návrh rejstříkové soudy přijímají také v elektronické podobě, ale pouze v případě, že je podepsaný elektronickým podpisem (dle zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu). A předkladatel se stále ještě nevyhne povinnosti doručit na soud některé dokumenty, které jsou přílohou návrhu na zápis, v papírové podobě.
Do obchodního rejstříku se podle § 35 a 36 obchodního zákoníku při založení společnosti zapisuje především:
- název firmy a její sídlo (u fyzických osob bydliště a místo podnikání)
- předmět podnikání
- právní forma právnické osoby (například s.r.o., a.s., o.p.s.)
- identifikační číslo (které přidělí rejstříkový soud)
- statutární orgán právnické osoby (například jednatel, správní rada)
- prokurista
- společníci
- základní kapitál (například u akciové společnosti)
- zakladatel (například u obecně prospěšné společnosti)
A dále veškeré změny, které vzniknou v průběhu existence společnosti. Může se jednat o fúzi, změnu společníků či jednatele, změnu právní formy společnosti. Případně také o její zánik.
Formuláře však řízení nezjednodušily tak, jak se očekávalo. Soud pozbyl možnosti vyzvat navrhovatele k doplnění nebo opravě návrhu a chybný návrh, tedy špatně vyplněný formulář, rovnou zamítne. Podnikatel se tak nedočká kýženého zápisu společnosti do 5 pracovních dnů a musí návrh podat opakovaně.
Dalším problémem je také tzv. fikce správnosti. Znamená to, že pokud soud návrh nezpracuje do uvedené pětidenní lhůty, považuje se za zapsaný. Teoreticky je tedy možné, že se v obchodním rejstříku ocitne absolutní nesmysl.
Sbírka listin – veřejně přístupné dokumenty
Součástí obchodního rejstříku je také sbírka listin. Do té jsou ukládány důležité dokumenty týkající se vzniku a fungování společnosti. Podnikatel má povinnost uložit do sbírky listin zakladatelské dokumenty i veškeré jejich změny (jedná se o společenskou smlouvu, stanovy, stejnopis notářského zápisu obsahující usnesení ustavující valné hromady atd. v závislosti na konkrétní právní formě společnosti). Dále veškerá rozhodnutí o volbě či jmenování apod. osob, které jsou statutárním orgánem společnosti, likvidátorem, správcem konkursní podstaty atd., případně jejich podpisové vzory. A další důležité dokumenty, které jsou podrobně vyjmenovány v § 38i obchodního zákoníku.
Podstatné také je, že každoročně je podnikatel povinen vkládat do sbírky listin účetní závěrky a případně výroční zprávy. Tato povinnost vyplývá nejen z obchodního zákoníku, ale také ze § 21 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví v platném znění.
Digitalizace očekávání nenaplnila
1. ledna 2007 nabyla účinnosti vyhláška č. 562/2006 Sb., kterou se stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, způsob nakládání s převedenými listinami a obligatorní elektronická podoba listin (vyhláška o digitalizaci obchodního rejstříku). Vyhláška se vztahuje k § 33 obchodního zákoníku, kde se v odstavci 4 uvádí:
„Ministerstvo spravedlnosti vyhláškou stanoví způsob převedení listin do elektronické podoby, jakož i způsob nakládání s převedenými listinami. Rovněž může vyhláškou stanovit, které návrhy na zápis a listiny lze podávat pouze v elektronické podobě.”
Cílem vyhlášky je urychlit proces digitalizace sbírky listin (a tudíž mimo jiné i jejího kompletního zveřejnění na internetu). To však může přinášet specifické problémy. Veřejně přístupné jsou totiž i důvěrné osobní údaje jako například rodná čísla.
Požadavek na elektronizaci sbírky listin je sice v obchodním zákoníku již od července 2005, ale dosud byla digitalizace na soudech. Ty ale dokumenty často nestíhaly digitalizovat. Prováděcí vyhláška tedy tuto povinnost u některých dokumentů odebírá soudům a ukládá přímo podnikatelům.
Podnikatel musí myslet na obchodní rejstřík alespoň jednou ročně
Pro každého podnikatele, který je zapsaný v obchodním rejstříku, je tedy velice důležitý § 2 uvedené vyhlášky. Ten stanoví závaznou elektronickou podobu listin. Nadále je tedy povinné zasílat nebo předávat na rejstříkový soud v elektronické podobě veškeré dokumenty, které nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis, změnu nebo výmaz z obchodního rejstříku. Znamená to tedy pro každého podnikatele asi nejdůležitější věc, že nadále je nutné poskytnout rejstříkovému soudu v elektronické podobě mimo jiné účetní závěrku (týká se všech subjektů zapsaných v obchodním rejstříku), výroční zprávu a zprávu auditora (existují-li).
A to ve formátu Portable Document Format, což je dokument s příponou pdf. Dokumenty pak lze na rejstříkový soud zaslat elektronickou poštou nebo předat vypálené na CD (to soud po šesti měsících skartuje). Dokumenty, které nemusí povinně předávat na soud v elektronické podobě sám podnikatel, budou nadále digitalizovat rejstříkové soudy.
Ministerstvo spravedlnosti vypracovalo k problematice předávání PDF dokumentů pro zařazení do sbírky listin také podrobnější technickou specifikaci. V ní například stanovuje, že každá listina musí být předána jako jeden PDF soubor nebo že velikost předávaných dokumentů nesmí přesáhnout 150 kB na jednu stránku listiny. Například listina o 10 stranách tak může mít maximálně 1,5 MB.
Benevolence soudů
Michal Strnad, asistent předsedy Krajského soudu v Hradci Králové však pro business server Podnikatel.cz k vyhlášce dodává: „Vyhláška je tak stručná, že neobsahuje přechodná ustanovení. Dalo by se tedy dovodit, že od 1.1.2007 musí každý podnikatelský subjekt svou povinnost předávat listiny v elektronické podobě bezpodmínečně splnit. Praxe je ovšem taková, že jak podnikatelům, tak soudům samotným přijde taková povinnost příliš tvrdá. Obvykle proto soudy tolerují předložení listin vydaných před rokem 2007 i v papírové podobě.”
Účetní závěrku za rok 2007 by však, i přes jistou benevolenci soudů, měl každý podnikatel pro rejstříkový soud připravit v elektronické podobě.
Za porušení povinností hrozí sankce
Za nezveřejnění účetní závěrky nebo výroční zprávy může být podle § 37 zákona o účetnictví uložena pokuta do výše 3 % hodnoty aktiv celkem.
Michal Strnad z Krajského soudu v Hradci Králové dále upřesňuje možnosti, jaké mají soudy v případě, že podnikatel své povinnosti nesplní: „Soud má především povinnost vyzvat podnikatele k nápravě, tedy k doložení chybějící povinně ukládané listiny. Teprve potom by mohl přistoupit k uložení pokuty podle ustanovení § 200de zákona č. 99/1963 Sb., občanského soudního řádu. Tedy až do výše 20 000 Kč.”
ČLÁNKY DO MAILU