Všichni ten pocit známe – blíží se konec roku, obchodní kostky byly hozeny a o Vánocích přemýšlíme víc, než by se slušelo. A potom každý, kdo pracujeme v kanceláři, děláme si svůj malý předvánoční úklid. Tak proč si tento pocit klidu a pořádku neužívat celý rok? Naučíme vás, jak si lépe zorganizovat svůj pracovní čas. Jak na to?
Efektivní metodou je GTD (Getting Things Done) Davida Allana (2003). Pokud se nám daří utřídit si věci na konec roku, je už jen otázkou nastavení správného systému a jeho dodržování, abychom se cítili stejně dobře celý rok.
Skončili jste s uklízením stolu? Pokračujte na svůj Inbox
Většina lidí používá pouze dvě složky pro svou e-mailovou poštu: Inbox a Koš. A někteří z nich dokonce jen Inbox. To nemusí být nezbytně špatná věc, pokud položky patřičně třídíte. Pokud to ale neděláte a (nebo) chcete začít nový rok „nanovo“, možná je nejvhodnější čas svůj Inbox archivovat a vyprázdnit (přesunout do zvláštní složky atp.) A co s novou poštou?
Naučte se efektivněji třídit svou pracovní poštu.
Ideálně by nepřečtená pošta měla být taková, která očekává první krok zpracování. S přečtenou poštou už byste měli vědět, co dělat, a ta už pak jen čeká na vhodnou chvíli, aby práce v ní byla dokončena. Až tomu tak bude, můžete si ji v Outlooku označit jako „hotovou“, v Gmailu přiřadit štítek, hvězdičku, nebo zkrátka přesunout jinam či smazat. Ale co je myšleno těmi prvními kroky pro nepřečtenou poštu?
Pokud otevřete e-mail, měli byste být schopni udělat jednu z následujících věcí:
- Pokud e-mail nepotřebuje žádné zpracování, netýká se vás ani nikoho, koho znáte atp. – smazat (nebo označit jako hotové).
- Pokud se e-mail týká někoho jiného, nebo se jedná o práci, kterou již pro vás vykonává někdo jiný – přeposlat a odstranit.
- Pokud se e-mail týká vás a zabere vám méně než dvě minuty, abyste udělali, co je třeba – dokončete úkol na místě.
- Pokud si myslíte, že e-mail zabere více jak dvě minuty, odložte ho jako přečtený, čekající na zpracování; je ale naprosto zbytečné přemýšlet nad jednou věcí dvakrát – pokud už jednou e-mail přečtete a víte, co je potřeba udělat (protože víte, že to bude trvat více jak 2 minuty), udělejte si krátkou poznámku, zpracování bude o poznání rychlejší. Případně takovému e-mailu přiřaďte odpovídající kategorii (resp. štítek) a termín, do kdy je nutné jej splnit.
Kalendáře a úkolníčky (to-do lists)
Kalendář i úkoly mají své místo a je nejvhodnější je kvalitně propojit. Pokud to nejde softwarově, tak alespoň systémově. Kalendář by měl obsahovat věci, které je nezbytně nutné udělat v ten daný den, nebo úkoly, na jejichž vypracování potřebujete delší a ničím nerušný čas.
Vyhledejte své obchodní partnery a souvislosti. Vyzkoušejte Rejstřík firem
Úkoly ve vašem notýsku, seznamu úkolů či jiných nástrojích, které možná používáte, jsou vlastně takovou nepřečtenou poštou, dalším Inboxem, dokud jim nepřiřadíte kategorii, další plánovanou akci, případně i termín splnění (možná přepsáním do kalendáře). Pak se stávají položkou přečtenou. Systém je to pořád stejný. Otázkou pak zůstává, zda některý z Inboxů (tedy poštu, úkoly, možná pevný Inbox na vašem stole) chcete upřednostňovat nebo budete využívat stejné kategorie pro všechny z nich a úkoly budete postupně řešit podle nich.
A konečně do práce
Plnění úkolů, zpracovávání e-mailů a dokončování projektů už se vám daří za jízdy díky pravidlu dvou minut. Když přijdete do práce a zpracujete nepřečtenou poštu (pokud to neděláte jindy), můžete se vrhnout na plnění úkolů. Přednost mají úkoly s aktuálním termínem (pokud jste označovali poctivě, co svítí označením DNES, už nemá odkladu), následovat může upřednostňovaná kategorie (štítek), a potom hromada další přečtené pošty, se kterou už ale víte, co dělat (máte přiřazený další krok), a tak můžete začít s jejím dokončováním.
Nenechte se při tom rušit. Co jste začali právě dělat, bylo, máte-li funkční systém, to nejdůležitější v danou chvíli. A pokud to není půldenní práce na projektu (na kterou byste měli zřejmě vyčleněn speciální a nerušený čas ve svém kalendáři), měli byste být schopni úkol dokončit, aniž by se zhroutil svět, protože jste si nepřečetli nejposlednější oznámení ve vašem e-mailu. Naučte se tedy rozlišovat, co je skutečně tak naléhavé, abyste museli práci přerušit (takové věci se samozřejmě objeví, nebo vám zavolají). Dokončování začatých úkolů bez odbíhání či přepínání oken může práci urychlit několikanásobně.
Pravidelná revize
Všechno zmiňované je nástin možné organizace, ukládání a řazení úkolů, kterou je vhodné si nastavit, dodržovat, ale především jí důvěřovat. Pokud důvěřujete systému, který používáte, nemusíte si nic pamatovat – víte, že vše, co musíte udělat, je tam, kde to najdete ve správný čas (případně se vám včas připomene). Je proto třeba takový systém pravidelně revidovat a přeřazovat. Pokud budete členit a dokončovat své e-maily a úkoly podobným schématem, který je zde zmíněn, je třeba mít ty nejdůležitější vždy navrchu, anebo patřičně označené. Vhodné je při kontrole systému položky přeřazovat a označovat podle důležitosti. Pokud se vám to ale bude dařit již při „čtení e-mailů“, o starost méně.
Čtěte také: Pracovní úkoly si pamatovat nemusíte. Zkuste nástroj, který je připomene
Otázkou ke zvážení potom je, jak často potřebujete Inbox kontrolovat a zpracovávat. Jednou denně? Dvakrát denně? Po každém úkolu? Zvažte sami, co vám nejvíce vyhovuje. Obecně se doporučuje takové činnosti vykonávat v době produktivního útlumu, po jídle apod. A co revidovat? Jednou za týden? Nezapomeňte čas rozdělit tak, abyste neopomínali žádný ze svých Inboxů.
„Tohle u mě nemůže fungovat,“ ozývá se často. Lidé tvrdí, že systém není aplikovatelný pro jejich obor, nebo že nejsou schopni udržet takový systém v záplavě e-mailů, úkolů a diskuzí, které vedou. A ono je tomu právě naopak. Čím větší záplavou oznámení trpíte, tím akutněji potřebujete zavést systém pro jejich zpracování, kterému budete důvěřovat. Nebo dokážete všechno udržet jen ve své hlavě? Všechny nadcházející úkoly? Jejich důležitosti? Termíny? Další kroky pro to, co jste dnes všechno přečetli?
Pokud totiž máte způsob organizování svých úkolů, kterému věříte, získáte čistou mysl, která je nabitá energií a kreativitou a schopna se plně vypořádat s každým úkolem, který je další na řadě a je třeba ho zpracovat. Nemusíte myslet na to, co musíte dělat dál, nebo co že vás to napadlo udělat k tomu e-mailu, co přišel dnes v devět od paní Novákové. Nebo to byla ta Novotná?
Čtěte také: Petr začal podnikat na internetu už v roce 1999. Používá GTD (VIDEO)
Mysl, která se snaží udržet všechno, co jste vymysleli, co vás napadlo, nebo vám bylo zadáno, se vám bude vždy připomínat v tu nejméně vhodnou dobu – třeba v noci (kteří z vás při velkém pracovním vytížení nemohou v noci spát a budí se s nápady a myšlenkami, nebo jen tím, že si vzpomněli na důležitý úkol?). Nebo vám taková mysl bude vyvolávat tíživý pocit, že neděláte to, co je zrovna třeba, ať budete dělat cokoliv.
Nutné je poznamenat, že existují velmi propracované systémy organizování a řízení osobních úkolů. Může se jednat o specializované počítačové či mobilní aplikace, sofistikované metody i zmiňované GTD, ze které celý tento článek částečně čerpá. Je tedy to, co zde bylo popsáno, absolutně správné řešení? Zřejmě ne. Je to systém, který může aplikovat téměř kdokoliv? Možná. Je to začátek, díky kterému můžete najít to, co vyhovuje právě vám? Určitě.
Využijte vstupu do nového roku a předvánočního úklidu k tomu, abyste začali podobný systém aplikovat i u vás. Možná jen způsob práce s doručenou poštou, možná využívání kategorií ve vašem poštovním klientovi, možná propojení vašich úkolů, pošty a kalendáře, možná termíny. Snažte se najít systém, kterému budete věřili a díky kterému nebudete muset pamatovat na nic – jinak vám totiž myšlenky těkají a soustředěnost odbíhá za roh. Až potom se můžete plně věnovat tomu, co právě děláte. Ať je to příprava prezentace, rozhovor s kolegou, nebo chování potomka v náručí.
ČLÁNKY DO MAILU