Počítače, tablety, chytré mobilní telefony a multifunkční kancelářské vybavení. Bez těchto moderních vymožeností, které usnadňují každodenní život, už se dnešní firmy neobejdou. Mluví se o tom, že žijeme v době elektronické. Je proto zajímavé, že firmy se stále topí v papírech. Přetrvává například obliba tištěných dokumentů, což se vysvětluje tak, že zpracovávání a předávání myšlenek dál je pro řadu lidí pořád ještě jednodušší v papírové podobě. Firmy proto musí dokola řešit papírování a výdaje s tím spojené. Ty tvoří podstatnou část nákladů každého podniku a je potřeba umět je držet pod kontrolou.
41 % firem s 5 až 25 zaměstnanci na papírování potřebuje více než 4 dny v měsíci. 14 % firem nemá představu, kolik jim papírování sebere času, a zbylých 45 % vyřídí administrativu do 4 dnů za měsíc. Majitelé nebo jednatelé firem sice dokážou odhadnout, kolik času zaměstnanci s dokumenty stráví, ale už nejsou moc ochotní si přiznat, kolik je to stojí peněz. Plná polovina jich odpovídá, že o nákladech nemají představu, čtvrtina odhaduje, že je to více než 5000 korun za měsíc a zbylá třetina si myslí, že za papírování víc než 5000 korun měsíčně nezaplatí,
říká Martin Pejša, zakladatel společnosti Creative Dock, která tyto informace získala provedeným průzkumem mezi 2000 českými firmami.
Náklady na papírování jsou ve skutečnosti větší, než si obvykle představujeme. V průzkumu se například ukázalo, že více než polovina firem nemá interní účetní. To znamená, že dokumenty převážejí do účetních firem a zpět. Jsme zvyklí používat online řešení pro spoustu věcí. Přitom nad procesy, které se nějak dotýkají dokumentů, zpravidla moc neuvažujeme. Žijeme online, podnikáme offline,
komentuje Jan Langer, vývojář společnosti Creative Dock. Práce s dokumenty se dá přepočítávat nejrůznějšími způsoby a spořit se dá v mnoha ohledech. Vše začíná u nákupu papírů a výběru tiskárny.
Papíry, papíry, papíry
Celosvětová spotřeba papíru od roku 2008 stagnuje. Elektronizace na jedné straně sice papíry šetří, příkladem může být elektronická fakturace, na straně druhé ale jeho spotřebu zvyšuje. Zde je možné uvést třeba opakované tisky dokumentů, e-mailů a podobně. Důvodem není jen zmíněné lepší soustředění se na papírovou formu dokumentu. Mnoho lidí si s tiskárnami rádo „hraje“. Baví je technický pokrok, dostupnost barev, vyšší kvalita i rychlost tisku přímo svádí k tomu, aby opakovaně mačkali tlačítko print. Podle údajů společnosti Activa se spotřeba papíru v České republice oproti roku 1990 ztrojnásobila a výdaje za papír ve firemním sektoru neklesají. Potěšitelný je ale fakt, že česká spotřeba stále ještě nedosahuje ani evropského průměru.
Ilustrační obrázek.
Existuje řada možností jak ušetřit na nákladech spojených s provozem kanceláří. Primárně je důležité zaměřit se na co možná největší realizaci úspor v oblasti celého procesu zásobování kanceláří, což není pouze samotná cena produktu. Firma by měla mít přehled o tom, jaká je její spotřeba papíru a kancelářských potřeb ba jednotlivá pracoviště a nákladová střediska. Papír je určitě jednou z klíčových položek, které jsou pod drobnohledem zákazníků a na kterých se snaží nejvíce šetřit. Je to spotřební materiál, každá firma ho potřebuje a je relativně drahý. Velmi často dokonce tvoří nejpodstatnější část nákupního koše,
uvádí Jana Martínková ze společnosti Activa. Zdánlivě jednoduchým způsobem jak ušetřit je nakupovat co nejlevnější produkty, což ale v konečném důsledku může vést k vyšší spotřebě a tedy i vyšším nákladům. Můžete ušetřit nákupem levnějšího papíru, který má ovšem větší prašnost a o to dříve budete volat technika na vyčištění tiskárny. Osobně nedoporučuji na papíru šetřit moc, vždy si vybírám alespoň střední kvalitu,
zní jedna z rad Tomáše Procházky ze společnosti Rafo.
I papír má návod k použití
Každý papír by se měl používat výhradně k tomu účelu, k jakému je primárně určen. Nemá smysl používat nejlevnější papír do drahé barevné tiskárny například pro tištění dokumentů k externímu použití. Trendem by proto v každé firmě měla být optimalizace tiskových řešení. Správně zvolená tisková zařízení vzhledem k velikosti firmy nebo počtu uživatelů, servis a technická podpora a podobně, mohou ušetřit 15 až 30 % tiskových nákladů. Cena papíru je pouze jednou částí nákladů tiskového řešení, které vede k lepší kontrole a nižší spotřebě. Druhou zásadní oblastí je samozřejmě digitální archivace, kde roste používání externích pevných disků případně dalších paměťových zařízení nebo cloudových řešení,
komentuje Daniel Galandr, obchodní ředitel společnosti Office Depot, která například svým klientům nabízí analýzy a návrhy řešení optimalizace tiskových nákladů zdarma. Měli bychom si uvědomit, že do ceny jednoho výtisku je třeba započítat nejen cenu papíru, ale i toneru, amortizaci tiskárny, náklady na její pořízení, obsluhu a servis. Pak se nám může stát, že každá ušetřená koruna na papíru se nám krutě vymstí právě například v nákladech na tiskárnu či servis,
upozorňuje Jana Martínková z Activy.
Začíná to výběrem tiskárny
Obecně je vidět snaha firem využívat multifunkční tisková zařízení umožňující velmi efektivní řízení nákladů na tisk. Za papír lze výrazně ušetřit hlavně nákupem tiskáren a multifunkcí s duplexním tiskem a kopírováním. Je možné následně tisknout, skenovat a kopírovat oboustranně a ušetřit tak až 50 % objemu papíru.
Při výběru tiskového řešení je nutné zohlednit nejen cenu zařízení a deklarované provozní náklady, ale také snadnost obsluhy, úroveň servisní podpory dodavatele, logistiku spotřebních materiálů, náklady na implementaci a IT podporu. Dále je to otázka použitých technologií. Například technologie tuhého inkoustu dokáže dramaticky snížit cenu barevného tisku ve třech čtvrtinách jeho objemu, protože umožňuje použití zcela obyčejného papíru pro vysoce kvalitní barevný tisk. Navíc nabízí možnost tisknout dokumenty s doplňkovou barvou za cenu černobílých tisků. To je zcela unikátní vlastnost, kvůli které stojí za to se s touto technologií seznámit,
říká Dušan Novotný, produktový manažer Xerox ČR.
Chyby, které stojí peníze
Největším nešvarem všech zaměstnanců je zbytečný tisk. Nejedná se jen o zbytečně vytištěné e-maily, kdy z tiskárny vylezou i tři listy papíru a e-mail má přitom pouze několik řádků. Dalším příkladem zbytečného tisku může být opakovaný tisk dokumentu v okamžiku, kdy je po odeslání dokumentu na tiskárnu v dokumentu zaznamenán třeba překlep. V takových případech putují potištěné papíry okamžitě do koše. Tomu lze přitom snadno předejít chytrým nastavením ovladačů tak, aby se e-maily tiskly stylem dvě stránky vedle sebe a oboustranně. Zbytečnému plýtvání dokáže zabránit i zabezpečený tisk do virtuálních přihrádek. Uživatel si po příchodu k zařízení vybere vytištění pouze těch dokumentů, které opravdu potřebuje. Bohužel, nejčastější chybou ze strany zaměstnanců firem je nedostatečná znalost funkcí používané tiskárny. To pak vede k nadměrnému tisku špatně formátovaných stránek. U vedení firem se jedná o laxní přístup k monitorování tisku. Díky nejrůznějším softwarům na sledování tisku, které jsou často dodávány k tiskárnám zdarma, je velmi jednoduché například sledovat počet vytištěných stran, jejich typy a náklady s tím spojené nebo nastavit přístupová práva k tisku jednotlivým zaměstnancům a oddělením,
konstatuje Tereza Řezníčková ze společnosti Oki Systems.
Špatně provedená optimalizace tisku efekt nepřinese
Optimalizace tisku je někdy trendové zaklínadlo, které mohou dodavatelské firmy zneužívat k tomu, aby umístily za všech okolností velké stroje A3 formátu i tam, kde se to v podstatě nevyplatí. Není možné stanovit jedno univerzální pravidlo optimalizace. Vždy záleží na stavu před ní a možné míře centralizace tisku. Možnosti jsou omezeny zejména vnitřním uspořádáním budovy, typem provozu a vzdáleností, kterou je uživatel ochoten ujít k centrálnímu tiskovému řešení. Ne vždy je proto vhodné vyměnit například 20 tiskáren typu A4 za jedno multifunkční zařízení A3 formátu. Hrozí, že se zvýší docházková vzdálenost k tiskárně. Ve starších budovách průmyslových firem to může být i mezi patry. Zaměstnanci se u jednoho zařízení budou častěji potkávat a vzniknou pracovní prostoje. Je proto potřeba dívat se na optimalizaci tisku individuálně a z mnoha různých hledisek. A až po jejich vyhodnocení k ní přistoupit. Úspory po jejím úspěšném zavedení se pohybují v průměru kolem 20 %.
ČLÁNKY DO MAILU