Shrňte si pár argumentů, proč tento přístup upřednostnit. Stanovte si priority a eliminujte to, co vám je kříží. Ale také sledujte, zda nejedete na mrtvém koni.
Nežonglujte s více míčky
Pokud máte problém stihnout všechny své úkoly, nesnažte se jej vyřešit delší pracovní dobou. Stanovte si priority,
doporučuje investor a podnikatel Timothy Ferriss ve svém Čtyřhodinovém pracovním týdnu (vyd. Jan Melvil Publishing 2010). Stanovit si priority považuje za jeden z klíčových pracovních návyků.
Jaký styl práce každému konkrétně vyhovuje, přitom může být individuální. Více se o tom dozvíte v článku Umíte určit své vlastní tempo a pracovní nasazení? Možná to váš byznys zachrání.
Potíž totiž podle něj je, že bez jasných priorit vypadají najednou všechny pracovní úkoly naléhavě a důležitě. Při určení jednoho důležitého denního úkolu se však ostatní úkoly budou zdát méně podstatné. Radí přitom také smířit se s malými nepříjemnostmi, které se možná stanou při zaměření na dokončení jednoho klíčového úkolu. Takovou malou nepříjemností je třeba pozdní odpověď na telefonní hovor (stačí se omluvit), nutnost zaplatit malou pokutu z prodlení, která ale není nijak bolestivá, a podobně. Protože, jak dodává: Řešením situace, kdy nám úkoly přerůstají přes hlavu, není žonglovat s více míčky, ale určit několik málo věcí, které mohou skutečně změnit naše podnikání nebo život.
Právě prioritním úkolem se také vyplatí pracovní den začít, místo ranního rozptylování se e-maily nebo brouzdáním po internetu, které krade čas.
Odvaha, soustředění a kontrola
Priorita znamená vědět, na co zaměřit svou pozornost a čeho si nevšímat. Držet se priorit napomáhá k tomu mít nad prací do jisté míry kontrolu. Bez plánu jednání se vedoucí pracovník stává zajatcem událostí,
připomíná zakladatel moderního managementu Peter F. Drucker (v knize Efektivní vedoucí, vyd. Management Press 2008). Ten také soustředění na omezený počet důležitých oblastí, v nichž prvotřídní výkonnost přinese vynikající výsledky
(neboli soustředění na priority) považuje za jeden z návyků efektivního vedoucího. Podobné je to ale i v případě zaměstnance nebo člověka na volné noze, který pracuje sám na sebe a pouze sám sebe také vede. Dalšími návyky jsou znalost toho, na co člověk vynakládá svůj čas, úsilí zaměřující se na výsledky práce, využívání silných stránek a schopnost dělat správné kroky ve správném pořadí, tedy jednat systematicky.
Pomoci v tom může třeba sebekoučování. Inspirujte se v článku 7 užitečných koučovacích tipů pro každodenní podnikatelskou praxi.
Peter F. Drucker také připomíná, že podmínkou pro nastavení priorit je odvaha – odvaha soustředit se na budoucnost, na příležitosti, odvaha vybrat si vlastní směr a mířit vysoko, i když to není nejsnadnější. Vždyť také snáz dáte dohromady dvacet tisíc pitomců než dvacet dobrých čarodějů
, jak píše spisovatel, básník a malíř Henri Michaux (ve své knize Barbar v Asii, vyd. Tichá Byzanc 2010).
Soustředění Drucker popisuje jako odvahu vnutit času a událostem své vlastní rozhodnutí o tom, co je opravdu důležité a co patří na první místo
. Taková odvaha podle něj přináší naději, že se jednotlivec stane pánem nebo paní svého času a událostí a ne jejich otloukánkem. K rozhodování (nejen) o prioritách dodává, že rozhodnutí je soud, volba mezi alternativami. A je potřeba mít odvahu k takovému soudu v praxi přistoupit. Třeba podle příkladu tesaře, který používá psycholog a kognitivní vědec Edward de Bono (Simpicity. Síla jednoduchosti, vyd. Triton 2009): Tesař umí pracovat se všemi tesařskými nástroji. V každé chvíli ale používá jen jeden – ten, který je v dané situaci nejvhodnější.
Při určování priorit se tedy nakonec nabízí 3 podstatné otázky:
1. Co dělat?
Priorita je podle slovníku cizích slov jednoduše prvenství, prvotnost, časová předchůdnost, přednostní nárok, věc mající přednost. Tedy to, co je potřeba dělat hlavně a v první řadě. Prioritou se něco stane vzhledem k cílům, k nimž podnikatel či podnikatelka směřují, s ohledem na firemní vizi, časový rámec, hodnoty a podobně. Priorita zkrátka vychází ze znalosti kontextu.
O prioritách mluví i otcové, pro něž je důležité sladit práci a péči o děti – více si o tom přečtěte v článku Řešíte sladění práce a rodiny? Zjistěte, jak na to jdou v Česku tátové.
2. Co nedělat?
Při každodenní práci se priority mohou promítnout do známého to-do listu, tedy seznamu úkolů, které je třeba udělat. Ale také do not-to-do listu, tedy do opačného seznamu toho, co v žádném případě nedělat. I takový seznam totiž může pomoci eliminovat nepodstatné nebo druhořadé úkoly, žrouty času, pracovní zlozvyky, věci, jež lze delegovat, a podobně a podpořit soustředění na skutečné priority. Zmíněný Timothy Ferriss, který je i aktivním blogerem, má na takovém seznamu například pravidlo nezvedat telefonáty z neznámých čísel, nechodit na porady a schůzky, které nemají jasně danou agendu a čas, kdy skončí, nesledovat neustále maily, ale jen ve vyhrazený čas – a nepracovat víc a víc, když je práce moc, ale prioritizovat.
V prioritách mají jasno Adéla a Lukáš Zugarovi, kteří zamávali korporátu a rozjeli raději vlastní pražírnu kávy. Nahlédněte do jejich firmy:
Práci s ne-úkoly podrobně vysvětluje lektor a mentor osobní produktivity Daniel Gamrot pro Podnikatel.cz. Vytvořil jsem seznam činností, které nebudu dělat, abych se uvolnil pro věci, které dělat chci,
tvrdí a dodává, že seznam ne-úkolů je prostý, ale má velkou sílu. Sám s tímto seznamem pracuje každý den. Více si o tom přečtěte v článku Neříkejte všem poptávkám „ano“. Vytvořte si seznam věcí, které nebudete dělat.
3. A kdy sesednout?
Priority ale nesmí způsobit slepotu. Držet se priorit a nepřehodnocovat situaci podle nových informací, podle zpětné vazby, kterou konkrétní aktivity generují, a nezůstat zároveň flexibilní, může nakonec byznysu víc uškodit než prospět. Jako pověstné hledání lepších způsobů, jak jet na mrtvém koni, když nejlepší strategie je v takovém případě prostě sesednout. I v podnikání je potřeba mrtvého koně v seznamu priorit poznat a včas se s ním rozloučit.
ČLÁNKY DO MAILU