Nejen před začátkem víkendu není vhodné zdržovat se vyřizováním e-mailové pošty. Elektronická komunikace je dnes natolik samozřejmá, že si ale mnozí lidé přestali uvědomovat, zda se svým poštovním klientem pracují efektivně. E-maily se čtou na počítačích, tabletech i chytrých mobilních telefonech. To vše urychluje firemní komunikaci, ale zároveň se stává velkým žroutem času. Je proto potřeba uvědomit si několik základních pravidel, která práci s poštovní schránkou zrychlí a hlavně ušetří čas.
S e-mailovou schránkou je potřeba pracovat především koncepčně. Časová ztráta je obrovská ve chvíli, kdy se člověk nechá vyrušit od práce každým zvukovým upozorněním na novou zprávu. Ne vždy si totiž e-mail žádá okamžitou odpověď. Pokud se jedná o urgentní sdělení, většinou se řeší telefonickým upozorněním. Stačí proto poštu kontrolovat třeba jen jednou za hodinu, ne každých 15 minut. V případě, že obchodník potřebuje být v soustavném kontaktu s klienty nebo svými obchodními partnery, pak maximálně dvakrát do hodiny. Vyřizování pošty je třeba plánovat a vyřídit e-maily hromadně. Okamžité zpracování se časově vyplatí jen v případě, že odpověď zabere maximálně 2 minuty.
Z e-mailové korespondence se může stát velký žrout času. Stanovte si přesné časy, kdy se e-mailům budete věnovat.
Pokud e-mail nemá zřetelný předmět zprávy, opět dochází k časovému zdržení. Je proto nutné předmět vždy nadepsat, a to tak, aby obsah sdělení byl zřejmý už ze samotného předmětu. Adresátovi i sobě samým se tímto šetří čas v okamžiku, kdy se zpráva bude dohledávat v historii komunikace. Navíc je vyplnění předmětu zprávy považováno za slušnost. V mezifiremní komunikaci to platí dvojnásob. Pokud se mění téma korespondence, je vhodné na toto upozornit. Nechtěný časožrout snadno vzniká i v případě, že uživatel přestane dávat do kopie veškeré relevantní účastníky komunikace. Snadno pak ztrácí jednotnou linii a jeho kolegové budou mít neúplné informace. Potom se může stát, že se někdo z vynechaných spolupracovníků začne věnovat úkolu, který je už vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.
E-mailoví klienti nabízí řadu služeb. Jednou z méně využívaných a přitom velice užitečnou je úkolový kalendář. Je součástí každého poštovního klienta a svému majiteli umožňuje vytvořit jednoduchý přehled aktivit, které jsou vždy po ruce. Navíc se kalendáře dají sdílet a přenášet.
Další tipy a rady k efektivnímu využití e-mailu jsou zde: Naučte se pracovat se svou e-mailovou schránkou. Přečtěte si naše tipy
ČLÁNKY DO MAILU