Pokud někdo platit nechce, nepomůže ani elektronická faktura

Pojem elektronická komunikace zahrnuje zpravidla zasílání daňových dokladů elektronicky. O jejich dalším osudu rozhoduje sám odběratel. Doklad může být vytištěn nebo importován do účetního systému a archivován v elektronickém archivu. Rozdílné jsou však požadavky na nezbytnost elektronického podpisu.

Vytištěné faktury zaslané mailem berňák akceptuje

Generální finanční ředitelství na jednání s Komorou daňových poradců již před časem připustilo, že za určitých podmínek lze doklad doručený elektronickou poštou považovat za řádný daňový doklad. Po vytištění bude tento doklad považován za listinný daňový doklad a měl by být archivován jako běžné daňové doklady v papírové podobě. A to přesto, že není opatřen elektronickým podpisem. Podle zákona o dani z přidané hodnoty nemusí takový doklad samozřejmě obsahovat ani podpis vystavovatele. Čtěte také: Potvrzeno. Faktury zaslané mailem jsou daňovým dokladem

Server Podnikatel.cz zajímalo, jaká je aktuální situace spojená s touto problematikou. V současné době jsme se nesetkali s problémy při akceptaci dokladů vystavených v souladu se stanoviskem Generálního finančního ředitelství. Důvodem může být i to, že šest měsíců od jeho vydání není příliš dlouhá doba. Daňové kontroly v této oblasti zřejmě nebyly doposud příliš četné, uvedl Petr Toman, ředitel oddělení daňového poradenství společnosti KPMG. Dodal, že pokud je naplněn postup dle stanoviska Generálního finančního ředitelství, tedy daňový doklad je příjemcem vytištěn do papírové podoby, jsou možnosti finančního úřadu ověřit v jaké podobě byl původně doručen značně omezené. Dá se předpokládat, že finanční úřady se na tuto oblast ani speciálně nezaměřují.

U elektronické fakturace je elektronický podpis nezbytný

Jiné je to u „klasické“ elektronické fakturace. V tomto případě, tj. možnosti vystavování daňových dokladů pouze elektronickou cestou, zůstávají podmínky nezměněny. Daňový doklad je možné vystavit se souhlasem příjemce i v elektronické podobě. Musí však být opatřen zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou, anebo jeho věrohodnost musí být zaručena systémem elektronické výměny informací (EDI). Takové doklady pak musí být příjemcem uchovávány v elektronické podobě. Jejich vytištění a uchovávání pouze v papírové podobě není podle zákona možné. S ohledem na změny v této oblasti na úrovni evropské unie, lze předpokládat, že v následujících letech dojde v této oblasti také k významným změnám a zjednodušením. Ministerstvo financí v současné době již na možné podobě novely zákona pracuje, doplnil Petr Toman. Čtěte také: Elektronická fakturace, která ušetří čas i peníze, má zelenou

Pokud někdo zaplatit nechce, nepomůže ani elektronická faktura

Zájem o elektronickou fakturaci roste. Na základě našich dlouholetých lokálních i mezinárodních zkušeností a také ve světle posledních týdnů je zájem o elektronickou fakturaci stále velký, potvrdila Markéta Zapletalová z oddělení marketingu společnosti EDITEL CZ. Obdobné zkušenosti má i společnost ACTIVA, která uplatňuje zasílání elektronických daňových dokladů již tři roky a její podíl se stále zvyšuje. Nyní máme šedesáti procentní podíl dokladů pouze elektronickou cestou, uvádí Martin Holoubek, zástupce obchodního ředitele. Poukazuje na skutečnost, že elektronická fakturace zjednodušuje práci všem zúčastněným. Podíl neplatičů (více než 365 dní po splatnosti) zůstává díky systémovému nastavení stále cca na 0,04 % tržeb. Ovšem pokud někdo zaplatit nechce, nepomůže ani elektronická faktura. Čtěte také: Elektronická komunikace zavládla světu podnikatele

Elektronická komunikace versus vytištěné faktury

Elektronická fakturace je podle Markéty Zapletalové sama o sobě hodně širokým pojmem a lze ji vnímat z více úhlů pohledu. Největší přínos spatřují jejich klienti v principu plně bezpapírové elektronické komunikace založené na výměně standardizovaných strukturovaných dat ve formátu UN/EDIFACT. V této podobě jsou elektronické faktury automaticky vygenerovány systémem odesilatele, doručeny příjemci a rovněž na jeho straně automaticky zpracovány a importovány do jeho účetního systému. Nejvíce se tento princip osvědčil samozřejmě v o­blasti B2B (maloobchod, logistika, bankovnictví, atp.), informuje Zapletalová. Roz­víjí se také oblast B2C, např. telefonní operátoři a další. Jedná se o rozesílání faktur zpravidla formou e-mailových příloh či jejich vystavování na internetových portálech (většinou v pdf formátech). Přestože se jedná o klienty poptávané řešení, jejich efektivita v podobě automatického zpracování takovýchto dokladů je výrazně nižší než elektronická fakturace.

Archivace elektronických dokladů

Ať už se podnikatel rozhodne pro jakoukoliv formu elektronické komunikace, odborníci doporučují zabezpečení vystavovaných elektronických faktur zaručeným elektronickým podpisem. Jde o nejjednodušší a nejlevnější způsob, jak zabezpečit autenticitu a integritu takto vytvořeného dokladu. Čtěte také: Šetříme na papíru. Co vše lze ve firmě dělat elektronicky?

Měli bychom se zmínit i o archivaci elektronických dokumentů. Ta je důležitá zvláště v případě faktur a dalších daňových dokladů. Řešením může být dlouhodobý elektronický archiv, který poskytuje celou řadu výhod. Je nenáročný na skladovací prostory, šetří lidské zdroje, umožňuje rychlý náhled a tisk archivovaného dokumentu, umožňuje kontrolu integrity dokumentů, má velmi pozitivní ekologický efekt atd. Klienti si již začínají velmi dobře uvědomovat dlouhodobé přínosy z úspor i rizika spojená např. s daňovou kontrolou, pakliže již mají své archivy vedeny pouze v digitální podobě, uzavírá Markéta Zapletalová.