16. října 2008 byla podepsána Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR. Deklarace vyjadřuje jakýsi závazek jednotlivých výrobců ekonomických SW (připojilo se 14 firem produkující ekonomický SW) vybudovat do jednoho roku společný standard pro elektronickou fakturaci. Zjednodušeně, výrobci ekonomických a podnikových softwarů budou využívat standardní formy exportu a přijímání elektronických zpráv, což umožní podnikům, uživatelům různých SW, mezi sebou vzájemně komunikovat a předávat si bez problémů elektronické doklady. Uvedený standard ponese obchodní označení „ISDOC“. Stát tak jednoznačně podpořil využití elektronické zprávy namísto papírových dokladů.
V říjnu letošního roku byl podepsán dokument, který má zásadní vliv na využití informačních a komunikačních technologií v našem běžném životě, v ekonomické praxi podniků. Čtěte více: Účetní software musí pasovat na velikost firmy
Faktura a její náležitosti
Faktura je běžným daňovým dokladem. Daňový doklad má předepsané náležitost Zákonem o DPH (§28 odst. 2), které musí povinně obsahovat. Jestliže některá z náležitostí chybí, nelze doklad považovat za daňový doklad.
Náležitosti běžného daňového dokladu:
- označení kupujícího a prodávajícího (obchodní firma nebo jméno a příjmení, název a dodatek ke jménu, sídlo, místo podnikání plátce, DIČ),
- evidenční číslo daňového dokladu (podle účetnictví nebo daňové evidence plátce),
- datum vystavení dokladu,
- datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby (pokud se liší od data vystavení daňového dokladu),
- jednotkovou cenu bez DPH, případně slevu, pokud již není obsažena v jednotkové ceně,
- základ daně,
- sazba daně (snížená 9 % nebo základní 19 %),
- výši daně uvedenou v korunách a haléřích, popř. zaokrouhlenou.
Na faktuře nesmí chybět žádný z těchto údajů. Razítko ani podpis nepatří mezi základní náležitosti daňového dokladu.
Elektronický doklad je však nutno opatřit zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu. Čtěte více: Daňová evidence 2008 v otázkách a odpovědích
Faktura je samozřejmě i účetním dokladem. Je podkladem pro zápis do účetních knih. Účetní doklady jsou vymezeny Zákonem o účetnictví (§ 11).
Zákon o účetnictví předepisuje náležitosti průkazného účetního dokladu:
- označení účetního dokladu,
- obsah účetního případu a jeho účastníky,
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu,
- okamžik uskutečnění účetního případu, pokud není shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování.Čtěte více: Faktury a jiné doklady řeší přesně zákony
Je podpis a razítko nezbytnou náležitostí na faktuře?
Vlastnoruční podpis a razítko nepatří mezi základní náležitosti daňového dokladu. Zákon o účetnictví však u účetního dokladu podpisový záznam požaduje. Navíc někteří podnikatelé odmítají elektronickou fakturaci z důvodu malé věrohodnosti dokladu.
Na problematiku jsme se zeptali Petra Kuchaře, člena představenstva Sdružení pro informační společnost (SPIS) a zároveň člena představenstva Abra Software, a. s.
Petr Kuchař vysvětluje, proč používat elektronickou fakturaci bez obav. Uvádí pro business server Podnikatel.cz několik faktů, které mluví ve prospěch elektronické fakturace.
Zákon o DPH, který jinak přesně vymezuje náležitosti daňového dokladu, o podpisu a razítku nijak nehovoří.
O povinnosti podepsat doklad hovoří zákon o účetnictví, který požaduje, aby každá písemnost, která opouští firmu, byla podepsaná.
Pro DPH a její odpočet je důležitý úmysl příjemce dokladu jej přijmout do účetnictví a hlavně zaplatit a z logiky věci není podstatné, v jaké formě doklad přijde. Zda na hlavičkovém papíře, nebo třeba na pytlíku od banánů. Příjemce prostě musí mít dostatek indicií pro to, aby papírový doklad považoval za pravý. Především si musí být jist, zda si dané zboží či službu objednal a od koho,
uvádí Kuchař.
Dále uvádí, že Zákon o DPH přímo předepisuje elektronický podpis, čímž se řeší problém malé věrohodnosti elektronického dokladu, ba právě naopak. Z podpisu je jasně vidět, kým bylo podepsáno a podle identifikátoru digitálního podpisu případně lze u certifikační autority ověřit další „vlastnosti“ výstavce dokladu. A protože elektronický podpis řeší zároveň i integritu (nezměněnost) celého elektronického dokladu, je v mých očích tento postup bezpečnější a prokazatelnější, než cesta papírová,
dodává.
Význam Deklarace o společném postupu v oblasti elektronické fakturace pro drobného podnikatele
Podepsání deklarace má význam pro všechny, kteří chtějí bez jakýchkoli bariér odesílat faktury bez obav, že bude mít druhá strana problémy s přijetím naší zprávy. Právě i tento důvod může totiž vést podnikatele k tomu, že odmítají elektronickou fakturaci.
Potvrzuje to i Kuchař: Když např. posíláte e-mailem Word dokument, ani na chvíli vás nenapadne, že by jej snad protistrana nedovedla přečíst. A podpis zmíněné Deklarace směřuje k tomu, aby něco takového vzniklo i na poli elektronické fakturace a nějaký konkrétní formát byl zapracován ve fakturačním software všeho druhu. To vyřeší situaci všech podnikatelských subjektů a tedy i drobných podnikatelů.
Čtěte více: Zákon elektronickým fakturám vychází vstříc, je to rychlejší
Výhody elektronické fakturace ocení i drobný podnikatel. Kolik za to zaplatí?
Podnikatelé často raději volí tradiční způsob vystavování daňových dokladů. Fakturu vytisknou, orazítkují opatří podpisem a zasílají poštou. Tím však vznikají náklady. Elektronickou fakturací lze tedy i ušetřit.
Už teď vám možná proběhlo hlavou, že technické vybavení a zařízení pro elektronickou fakturaci také nebude zadarmo. Proto jsme se zeptali, jaké technické vybavení se očekává od podnikatele, který chce využívat elektronické fakturace.
Kuchař k tomuto uvádí:Je třeba si pořídit elektronický podpis, založený na tzv. kvalifikovaném certifikátu. Takovou věc vydá kterákoliv ze státem pověřených certifikačních autorit za cenu několika stovek korun ročně. Dále je třeba se vybavit software, který umí uchovávat elektronické doklady a který je schopen je i po dlouhé době poskytnout a ověřit integritu dokumentu ve smyslu elektronického podpisu. Uvědomme si totiž, že doklady přestávají existovat v materializované formě a jejich elektronickou obdobu je třeba někde schraňovat. Takovým systémům se říká Document management systémy (DMS) a jejich ceny se pro malé firmy pohybují v závislosti na počtech dokladů ročně v jednotkách až desítkách tisíc Kč. A konečně je třeba mít ekonomický software, který podporuje standard elektronických faktur.A dodává:
Stále víc drobných podnikatelů objevuje kouzlo možnosti dívat se průběžně na svá data a řídit podle toho svou firmu, proto si pořizují nějaký ekonomický software. A pokud již software mají, jaký smysl dává opisování dat z papírové faktury do software na straně příjemce dokladu?
Vítáte možnost elektronické fakturace?
Faktura ve formátu PDF a názor odborníka
U drobnějších podnikatelů převládá elektronická fakturace na úrovni odesílání faktury e-mailem ve formátu „pdf“. Zákazník si doklad vytiskne a založí do šanonu s přijatými fakturami. Co na to odborník, je to správná cesta?
" Tento postup, jakkoli je v souladu s platným zákonem o DPH, je výhodný jen pro jednu stranu, konkrétně pro výstavce. Příjemce totiž nemůže jednoduchým způsobem z PDF data „vytěžit“ a automatizovaně je načíst do svého systému. Ve finále tedy příjemce v drtivé většině doklad tiskne, opisuje a zakládá do šanonu. Dalo by se tedy říci, že tento postup některé náklady přesouvá na stranu příjemce (tisk) a jiné nešetří (typování dat). Lepší je použít nějaký formát, který dovolí výstavci data automatizovaně odeslat a příjemci data automatizovaně načíst a zpracovat, protože takové řešení šetří náklady oběma stranám,"uvedl Petr Kuchař, člena představenstva Sdružení pro informační společnost (SPIS) a člen představenstva Abra Software, a. s.
ČLÁNKY DO MAILU