Elektronická komunikace zavládla světu podnikatele

Nejvýraznějším a nejdiskutovanějším hráčem na poli elektronické komunikace jsou datové schránky. Tato elektronická úložiště mají obstarat styk podnikatele a veřejných orgánů. Podnikatel se může touto formou domlouvat se státními orgány, orgány územních samosprávných celků, zdravotní pojišťovnou, notářem či soudním exekutorem. Zainteresované strany si tak již nemusí dopisovat či se osobně navštěvovat, ale zasílají si veškerou dokumentaci v elektronické podobě – v podobě datové zprávy. Od 1. listopadu běží provoz datových schránek naostro.

Datové schránky mají nyní aktivované všechny úřady, soudy, instituce (kraje, města a obce) a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku na základě tzv. zákona o eGovernmentu (zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů). Schránky si mohou na svoji žádost zařídit také nadace, sdružení nebo fyzické osoby (podnikající i nepodnikající). Ministerstvo vnitra jim je bezplatně zprovozní do tří pracovních dnů. Čtěte více: Schovejte razítka do šuplíků, začíná doba datových schránek

Přihlášení do schránky se děje na adrese www.datoveschran­ky.info. Aby mohl podnikatel schránku plně využívat, měl by si nainstalovat program 602Filler. Pokud do schránky dojde dokument, obdrží podnikatel upozornění buď zdarma emailem, nebo za poplatek prostřednictvím sms zprávy. Při odesílání dokumentů úřadům zase naopak podnikateli dojde oznámení o doručení. Čtěte více: Datové schránky podruhé. Kam s doručenými datovými zprávami?

Jen elektronický podpis nestačí

Dokumenty odesílané státním orgánům prostřednictvím datové schránky musí být vybaveny zaručeným elektronickým podpisem. K tomu, aby se podnikatel mohl takto podepsat, potřebuje získat kvalifikovaný certifikát. Ten vydávají v České republice čtyři certifikační autority – První certifikační autorita, Česká pošta, eIdentity a nejnověji také CzechInvest. Certifikát subjekt obdrží za několik stovek korun na rok. Po roce je nutné platnost opět obnovit. Vyřízení kvalifikovaného certifikátu netrvá dlouho, někdy je to možné stihnout i ten samý den.

Množství vydávaných certifikátů podle uvedených společností neustále roste. Nárůst vnímáme nejen u kvalifikovaných certifikátů, ale i u komerčních certifikátů, řekla pro business server Podnikatel.cz Marta Selicharová, tisková mluvčí České pošty. Postupné rozšiřování elektronické komunikace vidí i obchodní ředitel společnosti První certifikační autorita Martin Škorpil. Situace v České republice se pozitivně vyvíjí, a to nejen v komerční sféře, ale také v oblasti komunikace se státní správnou a samosprávou, podotýká pro business server Podnikatel.cz.

E-podání se osvědčují

Zaručený elektronický podpis potřebuje podnikatel i pro takzvaná e-podání. Ta se uplatňují při styku s finančním úřadem (Česká daňová správa), Českou správou sociálního zabezpečení (ČSSZ), se zdravotními pojišťovnami nebo s obchodním rejstříkem. Této možnosti využívají podnikatelé z šedesáti procent. Elektronicky lze také ohlásit či změnit živnost. Tento způsob ale podnikatelé zatím příliš nepodporují. Odrazuje je od toho především nutnost dokládat ohlášení či změnu živnosti dalšími dokumenty, které ale do elektronické podoby převést nejdou. Čtěte více: Podepište se elektronicky, ušetříte cestu na úřad

Elektronický podpis potřebují podnikatelé také například pro komunikaci s portálem veřejné správy, s generálním ředitelstvím cel, s Ministerstvem práce a sociálních věcí v souvislosti s veškerou agendou resortu i ve vazbě na Úřady práce či Úřady státní sociální podpory, s Ministerstvem financí nebo také se Střediskem cenných papírů RM-Systémem.

Dalším případem, kdy vlastnictví elektronického podpisu usnadňuje život podnikatele, je žádání o dotaci z Operačního programu Podnikání a inovace (OPPI). Veškerá administrativa spojená s podáním žádosti v OPPI probíhá elektronicky prostřednictvím online systému eAccount. Tedy i podepisování dokumentů, upozorňuje ředitel divize regiony z Agentury CzechInvest Patrik Reichl.

Elektronizace se šíří dál

V dohledné době elektronizaci zažijí i základní registry a občanské průkazy. Od příštího roku se totiž propojí základní registry obyvatel, osob (právnických, fyzických podnikajících a orgánů veřejné moci), registr územní identifikace a registr práv a povinností. Při změně údajů se tak nebudou muset obíhat všemožné úřady, aby se změna nahlásila, ale kontaktuje se pouze jedno místo. Navíc se skončí s evidováním podle rodného čísla. Každá osoba totiž dostane přidělen zdrojový identifikátor fyzické osoby (tzv. ZIFO), který jí vygeneruje Úřad na ochranu osobních údajů.

Od 1. července 2010 se začnou vydávat také elektronické občanské průkazy, které budou mít velikost platební karty. Čtěte více: Čeká nás elektronická komunikace a nové základní registry

Zmírnit byrokracii má také Czech POINT. Czech POINT představují univerzální místa, kde může podnikatel čerpat informace z veřejných i neveřejných systémů a vyřizovat úřední záležitosti jako je například konverze dokumentů do elektronické podoby a naopak, ověřování podpisů a dokumentů a podobně. Podnikatel má v Czech POINT možnost přístupu k:

• obchodnímu rejstříku
• živnostenskému rejstříku
• katastru nemovitostí
• rejstříku trestů
• centrálnímu registrů řidičů
• systému kvalifikovaných dodavatelů
• konverzi dokumentů
• žádosti o zřízení datové schránky

Papírovým fakturám zvoní hrana

Elektronickou komunikaci může podnikatel uplatnit i ve svém běžném provozu, tedy při styku s jinými podnikateli. Jedná se tak především o elektronickou fakturu. Ta by měla nyní bez problémů fungovat, protože již loni na podzim byla podepsána Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR, která zaváděla pro elektronickou fakturaci společný standard označený ISDOC. Byl tak vyvinut formát, který dovoluje výstavci data automatizovaně odeslat a příjemci data zase automatizovaně načíst a zpracovat.

Hlavní myšlenkou formátu ISDOC je umožnit korporátnímu i veřejnému sektoru posílání datových zpráv, jejichž interní formát bude v souladu s naší legislativou, bude podporován významnými výrobci fakturačního software v ČR a hlavně bude jednotný, vysvětluje problematiku ISDOC v Informačním sešitě Crypto-World (ročník 11, číslo 6/2009, strana 12, ISSN 1801–2140) Petr Kuchař, místopředseda představenstva Sdružení pro informační společnost (SPIS) a člen představenstva společnosti ABRA Software.

Také tento doklad je nutné vybavit zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou založených na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu. A protože se jedná o daňový i účetní doklad, musí splňovat požadavky, které na tyto doklady kladou příslušné zákony (zákon o DPH a zákon o účetnictví). Nadto musí podnikatel obstarat odpovídající software, který umí uchovávat elektronické doklady a který je schopen je i po dlouhé době poskytnout a ověřit integritu dokumentu ve smyslu elektronického podpisu. Nezbytný je také ekonomický software, který standard elektronické faktury podporuje. Čtěte více: Elektronická fakturace, která ušetří čas i peníze, má zelenou

Jak archivovat?

I elektronické doklady a dokumenty je potřebné založit do archivu a ochránit je před zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením. Forma, v jaké podnikatel dokumenty uschová, může být listinná, technická i smíšená. Vždy se však musí zajistit věrohodnost a čitelnost dokladu pro fyzickou osobu.

V případě uchovávání dokumentu v technické či smíšené podobě, se věrohodnost prokazuje elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu. Čitelnost pro podnikatele znamená, že musí sledovat, zda je použitý formát v souvislosti s vývojem technologií stále čitelný. V opačném případě musí podnikatel data přetransformovat do formátu, který je aktuální. ISO normy například doporučují archivovat dokumenty ve formátu PDF/A. Čtěte více: Jak ve firmě archivovat doklady? I po letech musí být čitelné