V době „koronavirové“ se maximálně využívá home office. Vzájemná komunikace mezi podnikateli, klienty, zákazníky a zaměstnanci se přesunula z kanceláří do domovů. Komunikuje se elektronicky prostřednictvím e-mailů či různých komunikačních platforem. V této souvislosti se nabízí otázka, co vše lze platně elektronicky vyřídit. Jakým způsobem jednat na dálku a zda je vůbec možné elektronicky sjednat například pracovní smlouvu, dohodu konanou mimo pracovní poměr či podat výpověď?
Co se dozvíte v článku
Elektronický dokument je formou písemnou
U řady smluv je možné uzavření jinou formou než písemnou. Běžně se v praxi uzavírají ústně nebo faktickým jednáním. Jde o každodenní záležitosti v takzvaném občanském životě. Především nákupy v obchodech, využívání veřejné dopravy a další. Pokud se však jedná o smlouvy mezi podnikateli či občany, které mají mít dlouhodobý charakter nebo jde o větší finanční částky, je uzavření písemné smlouvy nezbytné. V některých případech je dokonce vyžadováno zákonem (např. prodej nemovitostí, uzavírání pracovněprávních vztahů).
Písemná forma je dle § 562 odst. 1 občanského zákoníku zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Zjednodušeně řečeno, elektronická podoba dokumentu je považována za formu písemnou.
Dokument je třeba řádně elektronicky podepsat
Také elektronický dokument musí být řádné podepsán, tedy opatřen elektronickým podpisem. U obvyklých obchodních jednání se nemusí jednat o (zaručený) uznávaný elektronický podpis. Ten je nezbytný při komunikaci se státními institucemi.
Obecně postačí prostý elektronický podpis nezaložený na kvalifikovaném certifikátu. Dle české legislativy je ve většině běžných případů dostačující jakýkoliv elektronický podpis („data v elektronické podobě připojená k jiným datům v elektronické podobě“), který podepisující osoba používá k podepisování. Může jít o prosté uvedení jména v závěru e-mailu, naskenování (připojení) podpisu na elektronický dokument, naskenování dokumentu s fyzickým podpisem jedné strany a zaslání druhé smluvní straně, používání PIN kódů či hesel v aplikacích a programech, biometrický podpis a další.
Prostý elektronický podpis je dle nařízení eIDAS nejnižší stupeň elektronických podpisů s nejnižší autentizační funkcí. Zkratka eIDAS se používá pro nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu. Nařízení mimo jiné upravilo elektronické podpisy, definovalo zúčastněné subjekty a procesy a vytvořilo standardy pro elektronické podpisy, kvalifikované digitální certifikáty, elektronické pečeti, časová razítka a další způsoby ověření autentizačních mechanismů. Ty umožňují, aby elektronická transakce měla stejné právní postavení jako transakce prováděná na papíře.
V pracovním právu prostý elektronický podpis nestačí
V případě doručování dle zákoníku práce je situace komplikovanější. Existují zde písemnosti, které je třeba doručit dle speciálních pravidel (§ 334 a násl. zákoníku práce). Jde o písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod konaných mimo pracovní poměr (včetně jejich dodatků). Dále pak výpovědi, okamžitá zrušení, zrušení ve zkušební době, odvolání pracovníků z vedoucího pracovního místa, písemnosti týkající se odměňování (např. mzdový a platový výměr), záznam o porušení léčebného režimu, upozornění na možnost výpovědi, vytýkací dopisy, ale dle názoru ministerstva práce a sociálních věcí také potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list).
Ať už jde o jednostranné rozvázání pracovního poměru nebo uzavírání pracovněprávních vztahů, měli by být zaměstnavatelé s ohledem na speciální úpravu doručování v této oblasti obezřetní. Pravidla doručování se navíc novelou zákoníku práce od 30. července 2020 změnila.
V oblasti pracovněprávní bude vždy nejvhodnější forma osobního doručení zaměstnanci. Z pohledu komunikace na dálku připadá v úvahu doručení poštou, doručení elektronické či doručení datovou schránkou.
Elektronické doručování dle § 335 zákoníku práce
Při doručení prostřednictvím sítě nebo služby elektronické komunikace (včetně doručení e-mailem) vyžaduje zákoník práce předchozí písemný souhlas zaměstnance s tímto způsobem doručování, použití uznávaného elektronického podpisu (nezbytný kvalifikovaný certifikát) a potvrzení zaměstnance o doručení písemnosti (do tří dnů od odeslání). Takové potvrzení musí být rovněž podepsáno uznávaným elektronickým podpisem.
Doručení datovou schránkou dle § 335a zákoníku práce
Je zřejmé, že elektronické doručování je díky nastaveným podmínkám téměř nereálné. Z tohoto pohledu se může jevit jako jednodušší způsob doručení datovou schránkou. Ne každý zaměstnanec však datovou schránku vlastní a má povoleno doručování soukromých zpráv. Také zde je ale nezbytný předchozí písemný souhlas zaměstnance s tímto způsobem doručování.
Při doručování datovou schránkou není vyžadován uznávaný elektronický podpis ani potvrzování o převzetí písemnosti zaměstnancem. To ovšem neznamená, že lze podepsaný dokument jednoduše naskenovat a doručit. Písemnost doručovaná do datové schránky musí být zaměstnavatelem podepsaná a musí se jednat o originál písemnosti. Vlastnoruční podpis jednající osoby nelze nahradit mechanickými prostředky – razítkem, faksmile, reprodukcí podpisu na tiskopise. Popisovali jsme v článku: Výpověď z pracovního poměru versus podpisové razítko. V případě elektronického doručování se doporučuje autorizovaná konverze do elektronické podoby.
Doručování poštou dle § 336 zákoníku práce
Při pracovněprávním jednání (tj. vztah zaměstnavatel – zaměstnanec) tak bude zřejmě i nadále z hlediska komunikace na dálku nejčastěji využívaným způsobem doručování doručení písemného dokumentu prostřednictvím poštovního doručovatele. Například naskenování elektronicky doručeného dokumentu s fyzickým podpisem jedné strany a zaslání druhé smluvní straně poštou. Zaměstnanci se přitom zasílá na adresu, kterou zaměstnavateli naposled písemně sdělil (doporučeně s dodejkou do vlastních rukou).
Prioritou je za všech okolností doručení do vlastních rukou zaměstnanci na pracovišti. Teprve pokud to není možné, lze využít dalších způsobů doručování uvedených v zákoníku práce.
ČLÁNKY DO MAILU