Elektronicky uzavírané pracovní smlouvy a dohody v praxi

Možnost jednoduššího doručování po novele zákoníku práce

Podle upraveného § 21 zákoníku práce lze zjednodušené doručování využít pouze  pro určité dokumenty, zejména zmíněné dvoustranné právní sjednání. Pro doručování výpovědi, okamžitého zrušení, zrušení ve zkušební době a dalších písemností týkajících se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, pro doručování odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa, mzdového výměru nebo platového výměru elektronické zjednodušené doručování využít nelze.

Změna reagovala na poměrně nedávné soudní rozhodnutí a reflektuje i vývoj digitalizace. Pokud jsou pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) zákoníku práce uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel (po novele zákoníku práce) povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil (soukromý e-mail, cloudové úložiště, elektronická adresa v rámci komunikační aplikace).

Pravidla zjednodušeného doručování

• Jedná se zejména o dvoustranná právní jednání (dohody).
• Zaměstnanec předem projeví souhlas s tímto způsobem doručování a uvede adresu pro doručování (mimo dispozici zaměstnavatele, tj. ne pracovní e-mail). Souhlas může být i elektronický – předchozí e-mail. Zaměstnavatel musí mít k dispozici pro případné prokázání souhlas zaměstnance (soudní spor atd.).
• Není nezbytný uznávaný elektronický podpis (platí pro obě strany). Postačí prostý elektronický podpis.
• Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci zaslat vyhotovení dohody na elektronickou adresu zaměstnance (zaměstnanec se může se zněním dohody seznámit, může si uložit, vytisknout atd.).
• Zaměstnanec rovněž může ve lhůtě 7 dnů ode dne dodání vyhotovení písemnosti (dohody) na elektronickou adresu písemně odstoupit (nebylo-li již započato s plněním, např. nezačal pracovat v rámci uzavřeného dodatku k pracovní smlouvě – nový druh práce atd.).

Možnost odstoupení od elektronicky uzavřené smlouvy

Jak pro server Podnikatel.cz vysvětlil Richard Kolibač za Státní úřad inspekce práce, novelizované ustanovení § 21 zákoníku práce nestanoví v podstatě žádné nové podmínky pro platnost elektronicky uzavřené smlouvy. Toliko s ohledem na ochranu zaměstnance jako slabší strany pracovněprávního vztahu ukládá zaměstnavateli související povinnosti a zaměstnanci dává až na výjimky právo od takové smlouvy písemně odstoupit. Svojí nečinností totiž zaměstnavatel „prodlužuje“ lhůtu pro možnost zaměstnance odstoupit od elektronicky uzavřené smlouvy ve smyslu ustanovení § 21 odst. 2 zákoníku práce, protože ta začne plynout až od okamžiku dodání vyhotovení uzavřené smlouvy nebo dohody na elektronickou adresu zaměstnance, upřesňuje Kolibač.

Soukromá, nikoli pracovní adresa

Ze strany zaměstnavatele je důležité zavedení interního postupu a nejvhodnějšího způsobu elektronické komunikace. Jelikož lze nyní uzavřít pracovní smlouvu například i prostřednictvím různých HR systémů. Pokud jde o uzavření smlouvy přes e-mailovou adresu, je potřeba si dát ze strany zaměstnavatele pozor na to, že e-mailová adresa sdělená zaměstnancem je skutečně jeho soukromá adresa. V praxi je možné přehlédnutí například při uzavírání dodatků ke smlouvám, kdy může dojít k zaslání dodatku zaměstnanci na jeho pracovní e-mail, upozornila za FABIAN & PARTNERS, advokátní kancelář Sára Brabencová.

Nesplnění povinnosti zaměstnavatele zaslat elektronické vyhotovení uzavřené smlouvy na soukromou elektronickou adresu zaměstnance však podle Richarda Kolibače nemá samo o sobě žádný vliv na platnost této smlouvy. K platnému uzavření podle občanského zákoníku dojde, jakmile si strany ujednají její obsah, a návrh na uzavření smlouvy je druhou stranou přijat. Nesplněním své povinnosti (zaslat vyhotovení písemnosti na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil) se nicméně zaměstnavatel vystavuje riziku, že jeho protiprávní jednání bude posouzeno jako přestupek na úseku pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. A to v souladu s ustanovením § 12 odst. 1 písm. a), resp. ustanovení § 25 odst. 1 písm. a) zákona o inspekci práce („porušení stanovené povinnosti při vzniku, změnách, skončení pracovního poměru, dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti“), za který může být uložena pokuta až do výše 2 000 000 Kč.

Online komunikace pomalu, ale jistě vstoupila do personalistiky

Zjednodušený elektronický způsob uzavírání pracovních smluv a dohod již personalisté i personální agentury využívají. Nikoli plošně, spíše jen u některých klientů. Což potvrdila Jitka Kouba (Součková) za Grafton Recruitment. Možnost sjednávání pracovněprávních vztahů elektronicky si pochvaluje i Jiří Halbrštát, manažer náboru a marketingu Manpowergoup. Šetří čas a administrativní úkony zaměstnanci i zaměstnavateli. I když většinu smluv uzavíráme „prezenčně“, má elektronický způsob své místo u zaměstnanců, kteří nastupují na naše pobočky. Personální oddělení máme pouze na centrále společnosti. Proces se urychlí, vyhneme se nutnosti zbytečného scanování dokumentů s podpisy atd. Jiří Halbrštát zároveň dodává, že jako personální agentura zaměstnávají tisíce lidí, kteří pracují u klientů, a nová legislativa jim umožňuje ještě více digitalizovat celou personálně-mzdovou agendu i v této oblasti. Již více než 10 let používají podpisy smluv digitálně na tabletu a nová legislativa je dalším krokem k úplnému zrušení oběhu dokumentů v papírové podobě.

Elektronické uzavírání smluv a kontrolní činnost inspektorátu

Stejně jako při minulých změnách pracovněprávních předpisů, teprve při samotných kontrolách bude zřejmé, jak se zaměstnavatelé rozhodli aplikovat novelu a s jakými problémy se inspekce práce setká ve své kontrolní činnosti. Doposud jsme však podněty ke kontrolám v této oblasti nezaznamenali. Zaměstnavatelé a zaměstnanci se na nás obracejí v této věci pouze v rámci poradenství, a to v marginálním počtu případů. Zaměstnavatelům lze doporučit, aby neopomínali zasílat elektronicky uzavřené dokumenty na elektronickou adresu zaměstnance a aby si smluvní strany v souladu se zákonem zvolily takovou elektronickou adresu, která není v dispozici zaměstnavatele (tj. ne adresu pracovní). A samozřejmě aby vždy byla dodržena písemná forma u těch dokumentů, u kterých to zákoník práce vyžaduje, zdůraznil Richard Kolibač. Závěrem dodal, že závazné výklady na elektronické doručování a související otázky přinesou až případné soudní spory.

Přečtěte si také:

Bude možné poslat zaměstnanci výpověď e-mailem?