Přestože se nejedná o novinku, evidence pracovní doby byla zavedena od roku 2012, vyvolává tato povinnost stále řadu otázek.
Především je třeba odlišit evidenci pracovní doby od evidence docházky, stanovit prokazatelný způsob a interní pravidla evidence a evidenci potřebnou dobu archivovat.
Evidence pracovní doby není totéž co evidence docházky
V souladu s ustanovením § 96 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci pracovní doby s vyznačením začátku a konce:
- a) odpracované směny, práce přesčas, další dohodnuté práce přesčas, noční práce, doby v době pracovní pohotovosti
- b) pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel.
Dříve stačilo evidovat pouze odpracovanou pracovní dobu. Dnes již s touto evidencí nebo pouhým „čárkováním“ docházky zaměstnavatel rozhodně nevystačí. Slovo „pracovní doba“ bylo od roku 2012 nahrazeno slovem „směna“, protože pojem „pracovní doba“ zahrnuje jak směnu, tak i práci přesčas. Navíc je zde ustanovení o povinné evidenci počátků a konců, a to u jednotlivých zaměstnanců. Důvodem je posouzení nároku na příplatky (za noční práci, za sobotu a neděli a za svátek) a dodržování poskytování minimálních odpočinků mezi směnami a v týdnu, přestávky v práci na jídlo a oddech, práce v den pracovního klidu, noční práce atd.
Čtěte také: Evidence pracovní doby podle nových pravidel
Přestože to zákoník práce v ustanovení § 96 výslovně neuvádí, doporučuje se evidovat i čerpání povinných přestávek na jídlo a oddech zaměstnanců, tak aby z evidence prokazatelně vyplývalo dodržování povinné doby odpočinku mezi jednotlivými směnami, případně lze doporučit do evidence uvádět také čerpání bezpečnostních přestávek, pokud na ně má zaměstnanec právo. Samozřejmě v případě, kdy nelze jejich čerpání prokázat z jiné interní evidence zaměstnavatele. Podrobněji v článku: Některé přestávky v práci se započítávají do pracovní doby
Evidence pracovní doby
Evidence pracovní doby je povinná, ale forma evidence není zákoníkem práce nijak stanovena. Záleží výhradně na rozhodnutí zaměstnavatele, jaký způsob evidence zvolí. Může se jednat o jakýkoliv způsob, podmínkou je pouze to, aby byl dostatečně průkazný a přehledný a vypovídal o tom, zda zaměstnanec odpracoval celou stanovenou pracovní dobu, zda a v jakém rozsahu pracoval přesčas atd. Evidují se i hodiny pracovní pohotovosti, jež zaměstnanec držel, ale k výkonu práce nedošlo.
Ovšem je třeba zvolit takovou formu evidence, kterou bude možné na základě kontrolního orgánu, především inspektorátu práce, prokazatelně doložit. Evidence slouží jako podklad pro zpracování mezd. Proto musí být po stanovenou dobu archivována. Zaměstnavatel rovněž musí zaměstnanci na jeho žádost umožnit nahlédnutí do evidence a do jeho účtu mzdy a pořídit si z nich výpisy či kopie. A to na náklady zaměstnavatele.
Evidence docházky
Evidenci docházky naopak zákoník práce ani jiný právní předpis nenařizuje. V podstatě se jedná o dobu, kdy se zaměstnanec zdržuje v práci (na pracovišti nebo v objektu zaměstnavatele). Tato doba nemusí být, a v praxi ani nebývá, totožná s evidencí pracovní doby. Zaměstnanec totiž do práce přichází s určitým časovým předstihem před zahájením směny. Evidenci si zaměstnavatelé upravují způsobem, který vyhovuje jejich podmínkám. Není tedy vyloučeno, aby evidence docházky obsahovala mimo příchodu a odchodu i údaje potřebné pro evidenci pracovní doby.
Zaměstnavatel obvykle vede evidenci prostřednictvím speciálních docházkových systémů. Často se k identifikaci zaměstnanců využívají identifikační karty nebo elektronické čipy. Vyloučena není ani biometrická identifikace například prostřednictvím otisků prstů. Zde je nutné postupovat v souladu s předpisy na ochranu osobních údajů. Zpracovávat osobní údaje pro účely identifikace je možné pouze se souhlasem zaměstnance.
Čtěte také: Rehabilitace – placená, nebo neplacená překážka v práci?
Menší zaměstnavatelé dosud využívají ručních zápisů do docházkových knih, evidují pomocí sešitů či tabulek. Není to sice nutností, ale je vhodné, aby byla taková evidence podepsána příslušným zaměstnancem, eventuálně i jeho přímým nadřízeným, který za správnost zde uvedených údajů odpovídá.
Součinnost, nebo šikana zaměstnanců?
A právě v menších společnostech, kde se eviduje ručně, se občas potýkají s neochotou zaměstnanců evidovat podrobně všechny požadované údaje. Ve větších či modernějších společnostech tento problém odpadá, elektronické docházkové systémy požadované údaje zpravidla automaticky vygenerují.
Je pravdou, že povinnost evidovat pracovní dobu ukládá zákon zaměstnavateli, nikoli zaměstnancům. Podle některých právních názorů není namístě přenášet tuto povinnost na jednotlivé zaměstnance. Přirovnávají ji dokonce k šikaně zaměstnanců. Záleží však výhradně na zaměstnavateli, zda po zaměstnancích požaduje pouze evidenci docházky (přítomnosti zaměstnance na pracovišti), nebo zda v souladu s vypracovanými interními předpisy požaduje evidenci podrobnější, která po doplnění potřebných údajů poslouží jako evidence pracovní doby.
Což pro server Podnikatel.cz aktuálně potvrdil i Petr Sulek z ministerstva práce a sociálních věcí: Zaměstnavatel může po zaměstnanci požadovat součinnost při vedení evidence pracovní doby. Nikdy však při této spolupráci nesmí dojít k tomu, že zaměstnavatel úplně přenese svou povinnost vedení evidence pouze na zaměstnance, bez toho, aniž by zaměstnavatel tento dokument (ať již jde o list docházky, knihu příchodů a odchodů či elektronický systém evidence) přinejmenším autorizoval. Shodný názor zastává i Státní úřad inspekce práce.
Pokud zaměstnanec sám zadává data do evidence pracovní doby (respektive podrobně vedené docházky), měla by taková evidence podléhat následnému schválení ze strany zaměstnavatele. Tím zaměstnavatel splní svou evidenční povinnost, jež není uložena zaměstnancům, ale právě zaměstnavatelům. Součástí schválení má být kontrola nadřízeným zaměstnancem ručícím za správnost údajů zde uvedených. Nadřízený zaměstnanec tím následně odpovídá za správnost údajů v evidenci pracovní doby.
ČLÁNKY DO MAILU