Používání platebních karet pro výběr hotovosti, při platbách v obchodech nebo na internetu je dnes běžné. Tohoto způsobu platebního styku využívají také podnikatelé a jejich zaměstnanci prostřednictvím firemních platebních karet. Ty lze využít při tuzemských i zahraničních pracovních cestách. S používáním platebních karet souvisí i vyúčtování cestovních náhrad. Pro zahraniční pracovní cesty je samozřejmě nutné určení správného kurzu k přepočtu zahraničních měn. To se může jevit jako komplikované, ovšem jen na první pohled. Čtěte více: Bankovní účty pro podnikatele: Co banky nabízejí?
Firemní karta umožňuje firmě vybírat hotovost na přepážkách bank, z bankomatů, platit za dodávku zboží či služeb atd. Firemní kartou může utrácet peníze do výše zůstatku na firemním účtu (či do výše kontokorentu, který je k němu zřízen). Rozdíl mezi firemní kartou a charge kartou je přibližně stejný jako mezi debetní platební a kreditní kartou. Pomocí charge karty nakupují firmy výhradně na úvěr. Čtěte více: Firemní karty
Záloha na pracovní cestu
V souladu s § 183 zákoníku práce poskytuje zaměstnavatel před vysláním na pracovní cestu zaměstnanci zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad. Může se ale se zaměstnancem předem dohodnout, že mu záloha poskytnuta nebude. Záloha se přitom poskytuje v české nebo v cizí měně, částečně cestovním šekem, převodem zálohy na bankovní účet zaměstnance nebo zapůjčením firemní karty zaměstnavatele.
Vyúčtování pracovní cesty se obvykle provádí do deseti pracovních dnů po předložení písemných dokladů zaměstnancem. Částka, kterou zaměstnavatel zaměstnanci poskytuje v české měně, se po vyúčtování zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru.
Jestliže je zaměstnanci předem poskytnuta záloha v hotovosti, použije se při vyúčtování pracovní cesty pro přepočet měn kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí nebo kurz České národní banky (ČNB) platný v den poskytnutí zálohy. Pokud by záloha poskytnuta nebyla, použije se kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu. Čtěte více: Zaměstnanec musí být na krácení stravného předem upozorněn
Záloha při použití firemní platební karty
Při použití platební karty je situace malinko složitější. Pro určení správného kurzu je rozhodující způsob poskytnutí platební karty. Obvykle je sice karta vystavena k účtu zaměstnavatele, ale na jméno konkrétního zaměstnance. Ten má potom kartu neustále u sebe k dispozici, nebo ji naopak po návratu z pracovní cesty vrací do úschovy k zaměstnavateli. S tím souvisí i rozdílnost použití kurzů.
- Pokud má zaměstnanec kartu neustále u sebe, je nutné postupovat tak, jako by záloha na pracovní cestu poskytnuta nebyla. Při první pracovní cestě se použije kurz ČNB platný v den převzetí platební karty a při dalších cestách kurz platný vždy v den nástupu na pracovní cestu.
- Při převzetí karty z úschovy od zaměstnavatele bezprostředně před pracovní cestou se použije kurz ČNB platný v den jejího převzetí.
V případě výběrů hotovosti z bankomatů v průběhu pracovní cesty se jedná jen o doplnění zálohy (ne o samostatnou zálohu), proto by i v tomto případě měl být použit kurz platný první den pracovní cesty. Čtěte více: Bankomatů, které umí přijmout hotovost, je stále více
Je použití firemních platebních karet na pracovních cestách výhodné?
Nespornou výhodou platebních karet je, že není nutné zaměstnanci před pracovní cestou poskytovat hotovostní zálohu. S tím souvisí i nákup cizí měny a nutnost vedení valutové pokladny. Zaměstnanec má s firemní kartou vždy k dispozici potřebné prostředky a nemusí v případě potřeby použít vlastní hotovost nebo soukromou platební kartu. Čtěte více: Jak se účetně vypořádat se změnou kurzu valut?
Nevýhodou by mohla být prodleva při účtování, jelikož lze účtovat až na základě došlého výpisu z účtu. Kartu může zpravidla používat jen osoba, na kterou je vystavena. Je tedy nutné vystavit platební karty pro všechny zaměstnance, kteří je budou na pracovních cestách využívat.
Používáte na zahraničních služebních cestách firemní platební karty?
Lze použít i soukromou platební kartu?
Přestože zaměstnavatel poskytne zaměstnanci před odjezdem na pracovní cestu zálohu, může se jednoduše stát, že finance nestačí. Zaměstnanec bude potom hradit výdaje spojené s pracovní cestou z vlastní hotovosti nebo použije soukromou platební kartu. Po návratu ze zahraničí veškeré výdaje zaměstnavateli vyúčtuje. Pravděpodobně mu ale použitím vlastní platební karty vzniknou bankovní poplatky spojené s uskutečněnými transakcemi v zahraničí. Tyto poplatky musí být jako nutný vedlejší výdaj rovněž zaměstnavatelem proplaceny. Nejedná se přitom o běžné poplatky spojené s vedením účtu, pořízení soukromé karty, srážková daň z úroků a další. Čtěte více: Jak na cestovní výdaje zaměstnanců a pracovní cesty OSVČ
Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem rovnou dohodnout na poskytnutí zálohy převodem na jeho bankovní účet. Zaměstnanec při platbách využije soukromou platební kartu. Pro vyúčtování zálohy se pro přepočet použije kurz ČNB platný v den poskytnutí zálohy, tj. den, kdy záloha odešla z účtu zaměstnavatele na účet zaměstnance nebo kurz z dokladu o výběru cizí měny ze zahraničí. Veškeré výdaje spojené s platbami v zahraničí zaměstnanec samozřejmě doloží také výpisem ze svého účtu.
ČLÁNKY DO MAILU