Nové formy komunikace a sdílení informací často pronikají do naší pracovní agendy nenápadně ze soukromého života coby veřejné cloudové služby. Pro jejich plnohodnotné využití v podniku či firmě je ale třeba dát e-mailu, sdíleným kalendářům, IM zprávám, tele a videokonferencím či sociálním sítím odpovídající pravidla a zabezpečení. Nejsnáze to jde v cloudu.
Je to situace, kterou většina z nás řeší několikrát denně: potřebujeme s kolegou, nadřízeným či podřízeným něco probrat, vyřešit či naplánovat. Někteří z nás vezmou do ruky telefon a prostě mu zavolají – za předpokladu, že se dovolají, je to prosté, přímé a efektivní. Další pošlou e-mail s dotazem a doufají, že nezapadne v záplavě dalších zpráv. Existují tací, kdo preferují komunikaci pomocí krátkých zpráv – nejen SMS, ale také postarší ICQ či některé z aplikací typu Messenger. Jiní zas dají přednost Skype nebo FaceTime.
To vše mohou být, za příhodných okolností, efektivní způsoby komunikace. Problém ale nastává v situaci, kdy není jasné, jakou cestu zvolit pro optimální výsledek. Pak přichází na řadu bezpočet otázek:
- Je nyní kolega na telefonu, nebo má například schůzku?
- Může odpovědět na naši zprávu ihned a je tedy nejlepší poslat mu ji jako IM (krátkou textovou zprávu), nebo je vhodnější odeslat klasický mail a počkat, až se k němu dostane?
- Potřebujeme daný problém řešit jen ve dvou, nebo s více lidmi? E-mailová komunikace se v takovém případě může záhy stát nepřehlednou a může tedy být lepší svolat tele či videokonferenci.
- Dokážeme se ale snadno shodnout na termínu konferenčního hovoru či videa?
- Není lepší vše probrat formou textové diskuse ve stylu sociálních sítí?
- Potřebujeme o dané diskusi a jejím výsledku jasný záznam?
- Nepřečte si naši komunikaci někdo nepovolaný?
V situaci, kdy firma používá řadu nesourodých nástrojů – počínaje e-mailem, přes nesdílené kalendáře, nejrůznější messengery nebo veřejné sociální sítě a nástroje pro videokonference, je často velmi obtížné zvolit optimální cestu a vyřídit vše skutečně rychle. Každý z oněch nástrojů může sám o sobě fungovat skvěle, shoda na jejich volbě a vzájemná koordinace jsou ale časově náročné a z hlediska bezpečnosti se pro sdílení či přenos obchodních informací často vůbec nehodí. V řadě případů ale zaměstnanci nemají jinou možnost.
Čtěte speciál: Cloud Computing
Lepší doma než v práci
Řada z nich se totiž musí denně vyrovnávat s tím, že jejich soukromá mobilní zařízení (chytré telefony, tablety, ale někdy i notebooky) a aplikace, které používají bezplatně (messaging, sociální sítě apod.), jim umožňují lepší pracovní mobilitu a efektivnější komunikaci než vybavení poskytnuté zaměstnavatelem. Potvrzuje to i řada výzkumů a studií – například průzkum Mobilita ve světě malých a středních firem, který pro Microsoft zpracovala společnost Ipsos Mori. Vyplývá z něj například, že bezmála třem čtvrtinám (70 %) respondentů neposkytuje jejich zaměstnavatel adekvátní vybavení a nutí je používat neaktuální technologie – dvě třetiny dotazovaných si například stěžovaly na zastaralý software a dvě pětiny pak na nemožnost přistupovat například k dokumentům na dálku (mimo kancelář).
Výsledkem je, že zaměstnanci používají často k práci vlastní mobilní zařízení a nahrávají si do nich firemní dokumenty, aniž by dodržovali odpovídající bezpečnostní pravidla – jednoduše proto, že se snaží vyrovnat se situací, kdy jim zaměstnavatel poskytuje pracovní vybavení (hardware a zejména aplikace) z minulého desetiletí. Zákazy ale nejsou v takové situaci efektivním ani rozumným řešením. Mnohem vhodnější je hledat optimální kompromis – nastavit pravidla a politiku pro používání vlastních zařízení při práci (tzv. BYOD – bring your own device) a dát zaměstnancům k dispozici vhodné nástroje či aplikace pro efektivní a bezpečnou komunikaci a sdílení pracovních informací i agendy. Většina z nich dnes existuje v cloudové podobě vhodné jak pro instalaci na firemní mobily, tablety a notebooky, tak na zařízení vlastněná zaměstnancem. Zaměstnavatel díky tomu nemusí investovat do drahých serverů či licencí, platí pouze relativně nízký měsíční poplatek.
Čtěte také: Jak s cloudem začít
Základem jsou e-mail, IM a kalendář
E-mail je, společně s telefonem a krátkými zprávami, základem naší každodenní komunikace (u některých věkových a sociálních skupin ale může být situace výrazně odlišná). Volba správného „média“ nicméně závisí i na tom, co druhá strana právě dělá. V komunikaci tak hrají zásadní roli i sdílené kalendáře – díky nim můžeme snadno zjistit, zda je právě kolega či podřízený v kanceláři, nebo má například schůzku. Mnohem snazší je i plánování konferenčních hovorů a porad. Díky mobilními přístupu máme navíc tyto informace po ruce doslova kdykoliv a nemusíme kolegům či zákazníkům říkat, že se ozveme a navrhneme termín. Moderní komunikační platformy jako je Outlook nám navíc dokáží napovědět, zda je „druhá strana“ aktuálně na příjmu, případně zda je zaneprázdněná a je vhodnější poslat e-mail nebo textovou zprávu (IM – instant messaging).
Přidejte videokonference a vlastní sociální síť
Přestože vypustit osobní setkání a jednání zcela nelze – jeho role je často, zejména při navazování a budování vztahů s kolegy či zákazníky, doslova klíčová – řadu operativních porad a diskusí lze mnohem efektivněji řešit formou videokonferencí a firemních sociálních sítí. Nahradit klasické hlasové konference videokonferencemi jako je Lync (do budoucna Skype pro firmy) či GoTo Meeting má smysl jak z hlediska sociálního (video umožní přenášet i neverbální složku sdělení), tak z čistě praktických důvodů. Videokonference umožňuje například sdílet zvolenou pracovní obrazovku nebo okno aplikace a pracovat tak přinejmenším stejně efektivně jako na poradě s projekční plochou.
Videokonference navíc mohou ušetřit značné prostředky a čas, který by zaměstnanci jinak potřebovali na cestování k zákazníkům nebo do poboček. Z průzkumů na toto téma navíc opakovaně vyplývá, že zavedení videokonferencí vede nejen k významným úsporám při cestování, ale také pomáhá rychlejšímu uvádění nových produktů či služeb, omezuje prostoje, zrychluje náborové procesy, zlevňuje školení a snižuje náklady obchodních oddělení (konkrétní typ a míra přínosu záleží pochopitelně na tom, v jaké oblasti se daná společnost pohybuje a jak může videokonference využít). Tyto úspory nebo přínosy se obvykle pohybují v rozmezí 15 – 30 % a dosahují jich jak velké, tak střední společnosti.
Start: Začněte podnikat s Podnikatel.cz
Stejně tak dává smysl, využít v rámci pracovní komunikace a diskuse, zejména ve větších skupinách, prvky komunikace obvyklé na sociálních sítích. Patří k nim zejména možnost rychle a stručně reagovat, označovat příspěvky, které považujete za přínosné apod. Výhodou je navíc i to, že taková diskuse a případné rozhodnutí jsou automaticky zaznamenány a archivovány – je možné se k nim kdykoliv vrátit a mohou je posléze číst i další zaměstnanci. Podobné funkce nabízely v minulosti takzvané Intranety, nicméně podnikové sociální sítě jako jsou populární Yammer, ale také Jive, Tibbr či SocialCast mají elegantnější rozhraní, ve kterém se uživatelé rychle zorientují, i bezproblémový přístup z mobilních zařízení. Že není vhodné pro tyto účely používat klasické „veřejné“ sociální sítě, jako je Facebook, asi není třeba zdůrazňovat – problém není jen v ochraně citlivých dat a informací, ale také v odvádění pozornosti zaměstnanců od pracovní agendy.
Efektivní komunikace kdekoliv a kdykoliv:
Agentura Helas byla založena v roce 1997 Helenou Kohoutovou a zabývá se především event managementem. Své myšlenky a cíle profiluje v rámci projektů, které založila. Jedná se především o klubová setkání Cosmopolitan Executive Helas Ladies Club a Ocenění českých podnikatelek. Agentura Helas je také pořadatelem projektů Exportní cena a Štiky českého byznysu.
Jeden z důležitých úkolů každého majitele firmy je schopnost poodstoupit od svého podnikání a naučit se řídit firmu manažersky. Každý podnikatel – zakladatel by si měl uvědomit, že pokud je firma vázaná výhradně na jeho osobu, stává se křehkou. Pro mě je důležité skloubit pracovní a osobní život a mé časté cesty do zahraničí. Právě v tom mně pomáhá služba Office 365, díky které mohu se zbytkem firmy zůstat v neustálém kontaktu, ať už jsem v daném okamžiku kdekoliv na světě. Co se týká moderních technologií, jsem ráda, že tento trend a příležitost si uvědomují i ženy podnikatelky, které oslovuji zejména prostřednictvím projektu Ocenění Českých Podnikatelek. Náš průzkum ukázal, že 56 % žen komunikuje se zákazníky prostřednictvím sociálních sítí a 44 % i se svými zaměstnanci, více než polovina používá mobilní zařízení s podnikovými aplikacemi, pětina využívá nástrojů na analýzu a vizualizaci velkých objemů dat. Ženy se zajímají i o cloudová řešení a pronajímají si cloudové servery. Tato analýza potvrzuje i mojí osobní zkušenost. Ženy oceňují flexibilitu práce, protože jim umožňuje lépe řídit svůj osobní a pracovní život.
– Helena Kohoutová, majitelka společnosti Agentura Helas.
Vše na jednom místě
Korporace začaly již před deseti lety s projekty takzvané sjednocené komunikace – ty se zpočátku týkaly především propojení a automatického přesměrování různých hlasových kanálů (mobilní, pevné a internetové volání), postupně se přidával e-mail a další formy komunikace, po dlouhou dobu se ale jednalo poměrně nákladná řešení vhodná jen pro velké firmy.
Zásadní změnu v tomto směru přinesl nástup cloudových služeb – díky nim si nejmodernější řešení pro sjednocenou a efektivní komunikaci mohou pořídit i nejmenší společnosti. Stačí, když jejich zaměstnanci mají moderní chytrý telefon, tablet nebo notebook a mohou mít na jednom místě vše – od e-mailu, přes sdílené kalendáře, IM, on-line videokonference až po firemní sociální síť.
Moderní komunikační platformu, sdílené kalendáře, firemní videokonference nebo možnosti podnikové sociální sítě můžete vyzkoušet například v prostředí Office 365, která to vše nabízí, společně se sadou nejnovějších kancelářských aplikací, ve firemní zkušební verzi na 30 dní zdarma na www.office365.cz.
Tibbr
Rychlá a efektivní komunikace, diskuse, komentáře, mikroblogy – to nabízejí podnikové sociální sítě (na obrázku mobilní verze Tibbr).
Lync
Díky propojení Lyncu se Skypem můžou uživatelé Microsoft Lyncu komunikovat s milióny uživatelů Skypu po celém světě. Jinými slovy se tak zákazníci Lyncu můžou díky celosvětovému dosahu Skypu snáz spojit se svými dodavateli, zákazníky nebo partnery – a zároveň využívat bohaté podnikové funkce Lyncu.
Outlook
Možnost sdílení kalendářů výrazně usnadňuje plánování schůzek, porad nebo videokonferencí s kolegy či zákazníky (na obrázku Outlook 365).
ČLÁNKY DO MAILU