Nejen u nově přijímaných zaměstnanců, stávajících, ale také u propuštěných zaměstnanců je vhodné zlikvidovat nadbytečné doklady z osobního spisu.
V předchozím článku popisoval server Podnikatel.cz , které doklady zaměstnavatel může, nebo naopak musí zpracovávat. Vždy je možné zpracovávat pouze osobní údaje, ke kterým má právní důvod. Může se jednat o souhlas zaměstnance, ale ve většině případů bude zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje pro účely splnění právních povinností, zejména pro správný odvod daní a pojistného. Zaměstnanci mohou u svého zaměstnavatele učinit (podepsat) prohlášení k dani a tím si uplatnit měsíční slevy na dani. Obdobně mohou v rámci ročního zúčtování daní snížit svůj daňový základ o nezdanitelné části základu daně. Čtěte více: GDPR zatočí s kopírováním nadbytečných dokladů zaměstnavatelem
Slevy na dani i nezdanitelné části základu daně je nutné předepsaným způsobem prokázat. Právě toto prokazování, tj. dokládání různými potvrzeními, kopiemi dokladů a smluv, musí být v souladu se zákonem o daních z příjmů. S příchodem Obecného nařízení Evropské unie k ochraně osobních údajů (GDPR) je třeba pamatovat i na adekvátnost zpracování. Je nejvyšší čas vyhodnotit, které doklady zpracovává zaměstnavatel v souladu se zákonem o daních z příjmů a kdy je zpracování již nepřiměřené. O spolupráci na článku jsme požádali Generální finanční ředitelství.
Prokázání nároku na slevy a nezdanitelné části
Způsob prokazování slev na dani, nezdanitelných částech základu daně a daňového zvýhodnění a jejich archivace je upravena zákonem o daních z příjmů. Předepsané doklady, které se předkládají u plátce daně (zaměstnavatele), jsou definovány v ustanovení § 38l zákona o daních z příjmů. Zde je specifikováno, jakými potvrzeními, rozhodnutími a smlouvami se daňové výhody uplatní. K úschově předložených dokladů podle § 38l zákona o daních z příjmů je nutné uvést, že plátci daně sráží daň (zálohu na daň) pod vlastní majetkovou odpovědností. Z tohoto důvodu je v praxi běžné, že z předložených originálů pořídí fotokopie (při pořizování fotokopie lze údaje nerozhodné pro daňové posouzení zakrýt tak, aby se zaměstnavatel nedostal do konfliktu se zákonem o ochraně osobních dat),
vysvětluje Lukáš Heřtus z Generálního finančního ředitelství. V běžných situacích jsou předložené doklady uvedené v § 38l zákona o daních z příjmů naprosto dostačující i pro správce daně. Čtěte také: GDPR a výmaz osobních údajů po skončení pracovního poměru
Doklady, které v § 38l zákona o daních z příjmů výslovně uvedeny nejsou, zaměstnavatel po zaměstnancích požadovat nebude, nemá k tomu oporu v zákoně. Poplatník tyto skutečnosti deklaruje sám podle § 38k zákona o daních z příjmů. Jedná se například o slevu na manželku. Uplatní se pouze učiněním čestného prohlášení poplatníka (součást tiskopisu prohlášení k dani), že manželka žijící ve společně hospodařící domácnosti neměla v uplynulém zdaňovacím období vlastní příjem přesahující ročně hranici 68 000 korun. Zaměstnanec tak nebude zaměstnavateli dokládat příjmy manželky ani doklady o její případné evidenci u úřadu práce, pobírání rodičovského příspěvku apod. Zákon nic takového k uplatnění slevy na manželku nepožaduje.
Obdobně bude zaměstnanec postupovat v případě uplatnění daňového zvýhodnění. Doloží se doklady předepsanými v ustanovení § 38l zákona o daních z příjmů. Zejména se jedná o potvrzení o studiu u zletilých dětí, přiznání statusu ZTP/P, potvrzení zaměstnavatele druhého z manželů o (ne)uplatnění daňového zvýhodnění a další. V případě svěření dítěte do střídavé výchovy (respektive společné výchovy) jsou navíc doporučena v Pokynu D-22 i čestná prohlášení (komentář k ustanovení § 38l odst. 3 zákona daních z příjmů).
U střídavé výchovy se dokládá čestným prohlášením poplatníka, že s ním dítě trvale žije ve společně hospodařící domácnosti (eventuálně po jakou dobu, kolik měsíců apod.). Dále se doporučuje dohoda rodičů o existenci společně hospodařící domácnosti nebo čestné prohlášení druhého z rodičů, že s ním dítě nežije ve společně hospodařící domácnosti. Vhodné je i potvrzení zaměstnavatele druhého z rodičů (eventuálně také zaměstnavatele jeho manžela-manželky), že daňové zvýhodnění neuplatňuje, resp. po jakou dobu je uplatňuje.
Rodné listy a oddací listy
Opatrnost je nezbytná v případě prokazování skutečností na základě rodných a oddacích listů. Tyto dokumenty totiž obsahují další osobní údaje, jež nejsou pro zaměstnavatele potřebné. Jedná se o údaje o třetích osobách, například u rodného listu jsou uvedena obě jména a příjmení rodičů dítěte. Zákon stanoví, že nárok na daňové zvýhodnění prokazuje (ne dokládá) poplatník „úředním dokladem prokazujícím totožnost dítěte“. Kopie těchto dokladů někteří právníci nedoporučují zpracovávat ani se souhlasem zaměstnance. Z pohledu GDPR by to mohlo být nepřiměřené. Povinností zaměstnance je doložit správnost uvedených skutečností. Například v osobním dotazníku zaměstnance uvést, kdo a na základě jakých dokladů skutečnosti ověřil (dle originálu ověřil/a ………dne …….). Obdobně se postupuje při uplatnění daňového zvýhodnění. V prohlášení k dani potvrdí zaměstnancem uvedené údaje v příslušné kolonce mzdový účetní. V praxi však finanční úřady kopie těchto dokladů po zaměstnavatelích velmi často vyžadují.
Co když je doložení chybné nebo neprůkazné?
V situaci, kdy poplatník odmítne plátci poskytnout důkaz o uplatňovaných slevách, nezdanitelných částech základu daně a daňovém zvýhodnění, považuje plátce tyto položky za neprokázané dle § 38l zákona o daních z příjmů a slevy, nezdanitelné části základu daně a daňové zvýhodnění poplatníkovi neposkytne. Obdobně bude postupovat v případě pochybností. Zaměstnanec má podle Lukáše Heřtuse možnost daňové výhody uplatnit v rámci daňového přiznání k dani z příjmů fyzických osob. Zde již ověřuje správnost uplatnění správce daně. Ten může dle § 93 odst. 1 daňového řádu jako důkazních prostředků užít všech podkladů, jimiž lze zjistit skutečný stav věci a ověřit skutečnosti rozhodné pro správné zjištění a stanovení daně a které nejsou získány v rozporu s právním předpisem. Jde zejména o tvrzení daňového subjektu, listiny, znalecké posudky, svědecké výpovědi a ohledání věci.
Naopak, jestliže jsou daňové výhody uplatněny poplatníkem v prohlášení k dani či ročním zúčtování chybně a zaměstnavatel tyto skutečnosti následně zjistí, bude postupovat podle ustanovení § 38l odst. 5 zákona o daních z příjmů. Podrobněji v článku: Penále pro zaměstnance, který u daní nenahlásil změny. Firmy jsou nově z obliga
