Monitoring služebních automobilů má svá pravidla. Zaměstnavatelé musí být opatrní a informovat zaměstnance, případně zajistit jejich souhlas.
Obecné nařízení Evropské unie GDPR zasáhlo i problematiku služebních automobilů. K ochraně majetkových práv zaměstnavatele, zejména před zneužitím nebo odcizením, slouží GPS lokalizátory. Ty mohou být používány takzvaně online (pouze ke zjištění aktuální polohy bez uchovávání záznamů) nebo s uchováváním záznamů, které jsou dále zpracovávány.
Monitorovat lze bez souhlasu zaměstnanců
Zaměstnavatel nepotřebuje souhlas zaměstnance se zpracováním zaznamenaných osobních údajů, jelikož se jedná o zákonný právní důvod, zpracování je nebytné pro účely oprávněných zájmů zaměstnavatele či třetí strany. Používání GPS však musí být omezené na nezbytný rozsah shromážděných údajů, nesmí být uloženy ve formě umožňující identifikaci zaměstnance po dobu delší, než je nezbytně nutné.
Monitorování musí být rovněž přiměřené. Jestliže má lokalizace sloužit rovněž ke sledování kvality poskytovaných služeb, efektivitě práce jednotlivých zaměstnanců a jejich pracovnímu tempu, musí se jednat o nepermanentní kontrolu. Může se jednat o monitorování v řádech několika dnů či týdnů. V opačném případě se zaměstnavatel vystavuje příslušným sankcím (viz např. rozhodnutí Nejvyššího soudu ze dne 16. srpna 2012, sp. zn. 21 Cdo 1771/2011).
Čtěte také: GDPR a osobní údaje zaměstnanců pro daňové účely
Soustavné a rozsáhlé monitorování může být prováděno pouze ze závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele, například zaměstnanci bezpečnostní agentury převážející finanční prostředky.
Příklad:
Zaměstnavatel provozující autodopravu monitoruje prostřednictvím GPS soustavně. Jde o závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze práce?
V tomto případě by se společnost do rozporu s GDPR dostat neměla. Uchovávání záznamů z GPS o pohybu služebního vozu je zde oprávněným zájmem subjektu, který pro potřeby svého podnikání potřebuje znát a mít doložitelné, zda a kdy byla zakázka doručena. Pochopitelně i tady je nutné dodržovat pravidla o zpracování osobních údajů, tedy pořizovat pouze záznamy, které souvisejí s cestou zaměstnance se zásilkou za zákazníkem, tyto záznamy potom mít důsledně zabezpečené, neposkytovat je třetí osobě a použít je pouze v případě účelu, pro který byly pořizovány – tedy jako důkazní materiál v konfliktu se zákazníkem. V neposlední řadě je vhodné o tomto opatření informovat také zaměstnance, ačkoli jejich souhlas v tomto případě nutný není,
vysvětlil pro server Podnikatel.cz Vojtěch Marcín z Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Informační povinnost zaměstnavatele
Zaměstnavatel by tedy měl zaměstnance informovat, že jsou monitorováni. Informace má obsahovat údaje, které požaduje nařízení GDPR, a to:
- aktuální identifikační údaje zaměstnavatel a kontaktní osoby (případně pověřence zaměstnavatele pro ochranu osobních údajů),
- účel zpracování osobních údajů,
- právní základ pro zpracování osobních údajů,
- informaci, zda je poskytnutí údajů povinné na základě smluvního nebo zákonného požadavku,
- dobu zpracování osobních údajů,
- právo na přístup, opravu a výmaz, omezení zpracování osobních údajů a právo vznést námitku u zaměstnavatele a stížnost dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).
Zaměstnavatel by měl zaměstnance rovněž informovat, jaké údaje prostřednictvím lokalizační GPS ukládá a v jakém rozsahu.
Záznamy GPS lokalizátorů a evidence služebních cest
Oprávněným zájmem není ani zpracovávání záznamů z GPS lokalizátorů k evidenci služebních cest zaměstnanců. Jak vysvětluje ministerstvo průmyslu a obchodu v Příručce pro přípravu malých a středních firem na GDPR, nelze evidovat záznamy z GPS lokátorů nepřetržitě a ani je využívat jako součást evidence služebních cest – knihy jízd. S tímto požadavkem se dokonce lze setkat i při kontrolách správců daně. Jde nejen o permanentní monitoring subjektu údajů, ale také o zpracování osobních údajů bez právního důvodu. Neobstojí zde ani hledisko oprávněného zájmu. Průkaznost daňové evidence v tomto rozsahu by byla v kolizi s ochranou osobních údajů zaměstnanců.
Čtěte také: GDPR a výmaz osobních údajů po skončení pracovního poměru
Služební automobil k soukromým účelům
Jestliže zaměstnavatel povolí zaměstnancům užívání služebního vozidla i k soukromým účelům, doporučuje se možnost vypnutí monitorování. Naopak je možné na základě souhlasu zaměstnance zaznamenávat prostřednictvím GPS lokalizátoru pohyb vozidla v určitých intervalech i při soukromých jízdách. V tomto případě jde o zaměstnanecký benefit. Podmínky využití služebního vozidla obsahuje dohoda o využití vozidla k soukromým účelům, jejíž součástí může být i uvedený souhlas zaměstnance.
Čtěte také: GDPR zatočí s kopírováním nadbytečných dokladů zaměstnavatelem
Pracovní úraz a spolupráce s pojišťovnou
Další situací, se kterou se mohou zaměstnavatelé setkat, je řešení pracovního úrazu na cestách řidičů z povolání. I zde je třeba zachovat z pohledu GDPR maximální opatrnost. Podle Milana Káni z pojišťovny Kooperativa potřebuje pojišťovna v případě pracovního úrazu, který se stane mimo dobu řízení vozidla, doklady, na základě kterých může posoudit, zda se jedná o pracovní úraz ve smyslu zákoníku práce, tedy zda je dána věcná, místní a časová souvislost s plněním pracovních úkolů. Tuto souvislost lze prokázat pomocí evidence pracovní doby člena osádky nákladního automobilu nebo autobusu, kterou je zaměstnavatel podle § 6 nařízení vlády č. 589/2006 Sb., kterým se stanoví odchylná úprava pracovní doby a doby odpočinku zaměstnanců v dopravě, povinen uchovávat po dobu nejméně 2 let po skončení jednotlivých kalendářních roků.
Vznik pracovního úrazu je povinen prokázat poškozený zaměstnanec a primárně tedy on předkládá pojišťovně potřebné důkazy a doklady (např. kartu řidiče). Doklady, které prokazují vznik nároku na pojistné plnění z pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za újmu způsobenou pracovním úrazem nebo nemocí z povolání, zpracovává pojišťovna v souladu s nařízením GDPR na základě plnění právních povinností,
uzavírá Milan Káňa.
ČLÁNKY DO MAILU