Home office je stále běžnější. Na co se musí zaměstnavatelé připravit?

Pětina všech českých zaměstnanců již nyní může občas z domova (či odkudkoliv) pracovat a většina tak i činí. Jde tedy už o celkem běžnou možnost, která je navíc velmi lákavá i pro ty, kteří ji ještě využívat nemohou.

Výhody jsou na obou stranách

Pro zaměstnance je výhodou úspora času z nutnosti dojíždět do práce, vyvážení osobního a pracovního života – může si zařídit cokoliv během dne a rozvrhnout si pracovní dobu tak, jak se mu to bude hodit. Doba se mění a práce z domu umožňuje větší možnost sladit osobní a pracovní život. Z pohledu zaměstnávání jakýchkoli pracovních skupin dává HO smysl, ať jde o mladou generaci, maminky při mateřské a rodičovské dovolené a jejich zapojení, rodiče malých dětí, zdravotně znevýhodněné, věkem seniornější pracovníci atd, vyjmenovává Jan Marek, tiskový mluvčí Generali. 

Kromě podpory work-life balance využívá zaměstnanec také klid domácího prostředí, které má pozitivní vliv na zvýšení koncentrace a výkonnosti – zejména u činností, které vyžadují dlouhodobější soustředění. Navíc kombinace dnů práce v domácím prostředí a dnů na pracovišti může vést ke zvýšení produktivity právě v těch dnech, kdy je zaměstnanec v práci, dodává Alžběta Honsová, marketingová manažerka personálně poradenské společnosti Randstad. 

U lidí pracujících v režimu home office studie prokázaly větší spokojenost s prací, nižší míru fluktuace a především vyšší produktivitu. Podle nedávné studie odborníků z univerzity v Harvardu byl u pracovníků, kteří měli možnost pracovat odkudkoliv, zaznamenám nárůst produktivity o 4,4 procenta a zvýšila se i kvalita jejich práce. Více jsme o tomto tématu psali v článku Home-office a práce na dálku? Podle odborníků v budoucnu běžná praxe.

Pro zaměstnavatele pak nabízení home office znamená úsporu financí plynoucí z redukce fyzických pracovních míst ve společnosti (prostor, spotřeba energie atd.). Navíc mají také možnost náboru uchazečů ze vzdálenějších lokalit nebo větší možnost zapojení rodičů samoživitelů a na rodičovské dovolené. Možnost práce z domova zvyšuje spokojenost zaměstnanců a je jedním z faktorů, které přispívají ke snížení fluktuace, především v psychicky náročných profesích (např. zákaznický servis). Mimo již zmíněné úspory z redukce pracovních míst dochází tedy i k úsporám spojeným s náborem a zaškolováním nových zaměstnanců, doplňuje Jan Marek.

Bez důvěry a respektu to nepůjde

Při home office je určitým způsobem snížena schopnost zaměstnavatele monitorovat výkonnost zaměstnance. Tady však hodně záleží na firemní kultuře a na schopnosti manažera, jak vede a motivuje své lidi. Může zde tedy být riziko snížení produktivity. Firmy, které HO běžně poskytují, ale spíš mluví o tom, že hrozí ztráta napojení na kolegy, na dění ve firmě a s tím spojená menší sounáležitost s firmou. Proto musí být HO vyvážen větší mírou zapojení zaměstnanců do týmů ve dnech, kdy na HO nejsou, popisuje Alžběta Honsová. S tím souhlasí také Jan Marek, který radí: Nezapomínejte jednou za čas propojovat zaměstnance s ostatními na pracovišti, jinak zcela ztratíte skupinový efekt motivace zaměstnanců a ten se opravdu těžko nahrazuje.

Flexibilní možnosti obecně jsou spojeny s odlišným způsobem organizace práce, než na který byla většina manažerů dlouho zvyklá. Je potřeba dávat větší důraz na dobré nastavení (týmových) cílů a transparentní komunikaci, méně důležité je naopak lpění na konkrétních postupech a procesech (a s nimi spojenou neustálou kontrolu), jimiž lidé k výsledkům docházejí. Zásadní jsou v takovém pojetí výsledky, nikoliv to, jakým způsobem k nim člověk dojde – samozřejmě s tím, že se v rámci týmu (případně při potřebě i mezi týmy) lidé otevřeně a dobře domluví na styčných bodech a hladké spolupráci, upřesňuje Tomáš Ervín Dombrovský, analytik pracovního trhu z LMC. Ten dále podotýká, že bez vzájemné důvěry a respektu to nejde. Zodpovědnost totiž lidé více přebírají až ve chvíli, kdy jim nadřízení skutečně důvěřují a dávají jim dostatek prostoru na vlastní rozvržení práce a domluvu na nejlepších postupech v rámci týmů.

Umožnění home office pro své pracovníky ještě neznamená, že to, co nevidíte v práci, již neexistuje. Je tedy třeba změnit styl řízení lidí. Pokud například nemáte možnost kdykoliv promluvit se svým zaměstnancem na pracovišti, je třeba najít takový režim řízení, který vám to umožní. Toto nastavení je třeba prodiskutovat se zaměstnancem a nastavit tak vzájemná očekávání nové spolupráce. Podle Jana Marka může být časem home office, pokud je nabízen jako jedna z forem benefitu, vnímán jako něco, na co je nárok. To pak může přinášet menší ochotu zaměstnance účastnit se např. potřebných školení, která je třeba realizovat prezenční formou.

Tato forma práce přináší také větší nároky na manažery při motivaci a rozvoji zaměstnanců. Pokud je nový zaměstnanec ze vzdálenější lokality a pracuje v tzv. trvalém HO, je třeba počítat s vyššími náklady na zaškolení (je třeba uhradit cestovní náklady, ubytování atd. v době školení). A také s náklady při cestách na pracoviště zaměstnavatele, které jsou pro zaměstnance v režimu trvalého home office standardní služební cestou. Omezení poskytování této formy práce mohou být v dnešní době propojena se zajištěním potřebných technologií – systémy zaměstnavatele musí být připraveny na možné připojení pracovníků z domu, doplňuje dále.

Ani zaměstnanec to doma nemá lehké, jak jsme psali v článku Sníte o práci z domova, ale nechcete hnít v pyžamu? Mějte disciplínu a pravidla

Nabízet, nebo nenabízet?

Firmy by se primárně měly rozhodovat podle toho, zda to umožňuje typ podnikání a charakter práce u konkrétních pozic. Home office lze využít kdekoliv, kde zaměstnanec nepotřebuje nutně být na pracovišti u svého zaměstnavatele. Dobrým měřítkem je také to, zda zaměstnavatel je schopen sledovat produktivitu zaměstnance. Pokud ano, není žádná legislativní ani praktická překážka, která by HO neumožňovala, dodává Alžběta Honsová. Podle ní může být neposkytovat HO pro zaměstnavatele konkurenční nevýhodou, a to zejména u kancelářských pozic a pozic, u kterých lze HO z hlediska pracovní náplně nabídnout. 

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Také podle Jana Marka to není otázkou rozhodnutí zaměstnavatele, ale něco, co si žádají zaměstnanci. Bez nabídky home office lze jen obtížně na trhu práce oslovit určité skupiny uchazečů, protože doba se mění a práce z domu umožňuje větší možnost sladit osobní a pracovní život. Může tak být pro potenciálního uchazeče právě tím benefitem, dle kterého se rozhodne, že se bude o místo u konkrétního zaměstnavatele ucházet. Zaměstnavatel si navíc může, na současném přehřátém pracovním trhu, výrazně navýšit počet potenciálních uchazečů, a to i díky možnosti oslovit zaměstnance, pro které by každodenní dojíždění na pracoviště nebylo z důvodu vzdálenosti bydliště možné, shrnuje.

O benefitech najdete více v článku Firmy zvažují další zaměstnanecké benefity. Co nabídnou v roce 2019? 

Co si pohlídat?

Alžběta Honsová doporučuje z hlediska pracovně-právní legislativy zkontrolovat základní nastavení home office a ošetřit tuto možnost také v rámci smluvní dokumentace. To znamená definovat jak často, kdy a za jakých podmínek může zaměstnanec HO využívat, jakým způsobem mu bude zadávána práce a jak bude probíhat její hodnocení, vyjmenovává. Jan Marek radí dělat pravidelné odečty s pracovníkem a společně přenastavovat očekávání, pokud ta původní již nefungují. Současně je podle něj třeba nezapomínat na kariérní a odborný rozvoj zaměstnanců pracujících na home office. 

A v neposlední řadě je třeba dbát na zachování sociálních vazeb v rámci týmu a vyřešit formu možného zapojení zaměstnance do dění ve firmě. V této souvislosti je třeba věnovat pozornost rozvoji manažerských dovedností liniových vedoucích. Jde jak o řízení, tak i motivaci a rozvoj zaměstnance na dálku, kde jiná forma komunikace přináší nové nároky jak na osobnostní, tak i technické dovednosti vedoucích zaměstnanců, dodává. Při přechodu na otevřenější model spolupráce to samozřejmě může dočasně lehce drhnout, než se na všem lidé v týmech dobře domluví a sedne si to. 

Podle Tomáše Ervína Dombrovského je důležité nepanikařit (hlavně ze ztráty předchozí všeobjímající kontroly), ladit za pochodu všechny nezbytné postupy a otevřeně se všemi úskalí řešit. Ve výsledku se to projeví v lepších výkonech týmů, v nichž budou mít lidé za dodání výsledků mnohem větší zodpovědnost. A navíc v takovém prostředí s větší důvěrou většina zaměstnanců pracuje výrazně radši, uzavírá.