Nesprávné používání datových schránek může stát podnikatele miliony

Přestože datovými schránkami brzy projde již zpráva s pořadovým číslem 10 milionů, systém má podle odborníků stále řadu rezerv. Zákonná úprava není vždy jednoznačná. Například na potřebných náležitostech datových zpráv se mnoho institucí neshoduje. Podnikatelé i úřady tak dělají při zasílání a přebírání datových zpráv chyby, které v konečném důsledku mohou firmy přijít až na miliony korun.

Mezi další nejčastější problémy se podle odborníků řadí chybějící zaručený elektronický podpis na rozhodnutí obsažené v datové zprávě a časová pomíjivost elektronického podpisu. Do potíží se také dostávají nově podnikají. Při registraci na finanční úřad totiž podnikatelé musí potvrdit, že mají aktivovanou datovou schránku. Jenže v praxi dostávají doručovací údaje až mnohem později. Finanční úřady přesto zasílají své výzvy a další písemnosti do ještě nefunkční datové schránky.

Špatný přístup může způsobit milionové škody

Systém datových schránek oslaví za dva týdny svůj první ostrý půl rok. Každý den systém doručí 100 000 datových zpráv a během několika dní jím projde jubilejní zpráva s pomyslným číslem 10 milionů Podle výpočtů ministerstva vnitra stát a uživatelé ušetřili díky datovým schránkám na poštovném skoro 200 milionů korun. Čtěte také: Necelá polovina datových schránek zůstala ležet ladem.

Za naprosto nejúspěšnější ze všech čísel však považuji číslo čtyři. Pouze čtyři procenta z téměř 10 milionů zpráv totiž bylo doručeno fikcí. Znamená to, že pouze čtyři procenta zpráv si uživatelé nepřečetli do deseti dnů od doručení, komentoval statistiky na nedávném sympoziu v Praze Jaroslav Chýlek, náměstek ministra vnitra pro informatiku.

Odborníci z právní oblasti však upozorňují, že datové schránky pořád provází mnoho legislativních nejasností a problémů. Právní oddělení různých společností musí často čelit potížím, které způsobuje nezkušenost a neznalost fungování elektronické komunikace, a to jak ze strany vlastních zaměstnanců, tak především ze strany pracovníků úřadů. Mezi nejčastější problémy odborníci řadí chybějí zaručený elektronický podpis na rozhodnutí obsažené v datové zprávě či časovou pomíjivost elektronického podpisu a samotné zprávy.

Od zahájení provozu datových schránek se setkáváme s případy, které do budoucna mohou způsobit právní nejistotu například v exekučních řízeních. Právě takové nedostatky náležitostí datových zpráv, jako je chybějící elektronický podpis, mohou způsobit, že se rozhodnutí stane nevykonatelným. Firmám tak mohou hrozit i milionové škody, upozornila Marie Brejchová, prezidentka Unie podnikových právníků.

Pokud by zaslané rozhodnutí v elektronické podobě neobsahovalo elektronický podpis, poté není právně uznatelné a má pouze informativní charakter. Z takto zaslaného rozhodnutí neplynou příjemci žádná práva a povinnosti. Daný adresát se však poté může domáhat, aby mu bylo právně validní rozhodnutí doručeno. V případě, že by podnikateli vznikla tímto postupem nějaká škoda, mohl by se domáhat její náhrady z důvodu nesprávného úředního postupu. Čtěte také: Petr Stiegler: Pokud bude někdo datovou schránku ignorovat, vystavuje sám sebe riziku.

Úřady schránky často ignorují

Velká míra rizika podnikatelům hrozí v případech, kdy prostřednictvím datových schránek komunikuje s orgány veřejné moci např. ve správních řízeních, ve kterých hrozí významné postihy nebo v soudních řízeních o velké částky či jinak významné plnění. Tato řízení jsou navíc typická tím, že je v jejich průběhu nezbytné splnit celou řadu pevně daných lhůt, a jejich nesplnění může mít za následek v některých případech až neúspěch ve sporu, doplnil pro server Podnikatel.cz Martin Strnad, advokát z advokátní kanceláře Havel & Holásek.

Jak vysvětlují odborníci, mnohdy se i stává, že soud datovou zprávu prostě neobdrží anebo ji omylem smaže. Problémy vznikají též při zakládání firmy a následné registraci k dani z příjmu a DPH. Ve formuláři sice podnikatel uvádí, zda má aktivovanou datovou schránku či nikoli, ale úřady to mnohdy neberou v potaz. V době přihlášení k daním obvykle společnost ještě datovou schránku nemá, jelikož jí nebyly doručeny přihlašovací údaje. Finanční úřady i tak doručují do neexistující datové schránky výzvy, případně i osvědčení o registraci, potvrdil Pavel Fabian, právník z advokátní kanceláře FABIAN & PARTNERS.

Podle slov Pavla Fabiana se dokonce i několikrát stalo, že firma dostala do datové schránky zprávu od soudu, která byla určena úplně jiné společnosti. Úřady by navíc měly respektovat skutečnost, že nějaká fyzická osoba si založí datovou schránku, a veškeré dokumenty a písemnosti jí dodávat právě přes datovou schránku. To se však častokrát neděje. V praxi se bohužel děje to, že 50 % písemností úřady doručují klasickou poštou a 50 % prostřednictvím datové schránky, doplňuje Fabian.

Čtěte více na Lupa.cz

• Datové schránky: pracujeme s e-podpisy, I.
• Datové schránky: pracujeme s e-podpisy, II.
• Datové schránky: pracujeme s e-podpisy, III.
• Datové schránky: pracujeme s e-podpisy, IV.
• Datové schránky: pracujeme s e-podpisy, V.
• Datové schránky: komu patří podpis na e-dokumentu? VI.
• Datové schránky: jak na zneplatněné certifikáty? VII.

Chybí manuál pro práci s dokumenty

Nejasnosti také panují ohledně potřebných náležitostí datových zpráv. Odborníkům vadí, že zprávy se po uplynutí 90 dnů nenávratně smažou. Podnikatelům se zase příliš nezamlouvá, že při konverzi elektronických dokumentů, u kterých elektronický podpis ztratí platnost a zároveň nebude dokument opatřen časovým razítkem, je nepůjde dále konvertovat. Měla by se více vyjasnit např. otázka elektronických podpisů ve vztahu k autorizované konverzi dokumentů, či způsob dlouhodobé archivace elektronických dokument, domnívá se Mercedes Wimmerová z Hospodářské komory ČR.

Odborníci i podnikatelé by proto uvítali, aby ministerstvo vydalo všeobecné metodické pokyny pro práci s elektronickými dokumenty, které jsou zasílány nejen prostřednictvím datových schránek. Jak někteří z nich tvrdí, na rozdíl od precizně zpracovaných návodů a metodických pokynů týkajících se provozu samotných datových schránek zatím není k dispozici ucelený materiál, který by práci s elektronickými dokumenty řešil komplexně a poskytl podnikatelům potřebné informace, jak by měli s danými dokumenty správně pracovat. Čtěte více: Datové schránky podruhé. Kam s doručenými datovými zprávami?

Přes všechny problémy ale odborníci systém datových schránek rozhodně nezatracují. Domnívám se, že ČR zvolila v případě zavedení datových schránek ambiciózní cestu. Proto s sebou datové schránky nesou a do budoucna jistě i ponesou celou řadu dětských nemocí a bolístek, za které ale, věřím, budeme brzy odměněni fungujícím prostředkem výměny zpráv, který bude efektivnější, levnější a spolehlivější než klasická pošta, uzavírá Martin Strnad.