Informace, to nejdražší co máme - profesionál mlčí

To nejcennější, co chráníme, jsou data, informace. Účetnictví, popř. daňová evidence postihují veškeré procesy v podniku. Účetní systém je nejpropracovanějším ekonomickým informačním systémem. Kdo má nárok nahlížet do našich účetních knih? V jaké míře máme povinnost účetní data zveřejňovat? Nepouštějte ven více informací, než musíte!

Jen se chvilku zamyslete, jaké informace lze z účetnictví poměrně snadno získat. Z účetních dokladů se dá zjistit, kdo je vaším dodavatelem, kdo od vás odebírá. Jaké suroviny používáte. Z účetních dokladů se rychle dozvíme, jak jste solventní, kolik dlužíte, kolik peněz máte na účtu a třeba i to, jaká je vaše zisková přirážka. Navíc, pokud máte zaměstnance, máte zodpovědnost v oblasti ochrany osobních údajů. Mzdové účetnictví obsahuje citlivé údaje, které nelze poskytovat dál!

Úloha účetních dokladů

Účetní doklad je základním záznamem. Prostřednictvím účetního dokladu vstupují účetní zápisy do účetních knih. Účetní doklad je třeba vyhotovit bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti, která se má zachytit.

Účetní doklady dělíme na:

• vnější účetní doklady, které vznikají mezi účetní jednotkou a jejím okolí,
• vnitřní účetní doklady, které vznikají v účetní jednotce.

Každý podnik má stanovit oběh účetního dokladu!

Podnik si má vytvořit vnitřní předpis, jak bude s účetními doklady nakládáno. Stanoví si oběh od vyhotovení nebo přijetí účetního dokladu, odsouhlasení správnosti dokladu až po zúčtování a archivaci dokladu.

Úschova – archivace účetních záznamů až 30 let!

Archivace účetních záznamů má význam především pro zajištění důkazních informací z účetnictví. Jsou stanoveny odlišné lhůty pro úschovu. Účetní záznamy uschováváme především z důvodů daných zákonem o účetnictví. Účetní záznamy mohou být použity při daňovém řízení, správním řízení, trestním řízení a z důvodů sociálního zabezpečení.

Právní úprava úschovy účetních záznamů vychází především ze zákona 563/1991 Sb. o účetnictví a zákona č. 499/2004 Sb. o archivaci a spisové službě.

Zákon o účetnictví ukládá tyto archivační lhůty

1. 10 let
   • účetní závěrka (rozvaha, výsledovka),
   • výroční zpráva
2. 5 let
   • účetní doklady,
   • účetní knihy,
   • odpisové plány,
   • inventurní soupisy.

Zvláštní režim archivace se týká především účetních záznamů, které jsou používány pro účely sociálního zabezpečení a veřejného zdravotního zabezpečení. Základní dokumentací pro tyto účely jsou mzdové listy. Mzdové listy nebo záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uchovávat po dobu 30 kalendářních ro­ků.

Podnikatel.cz doporučuje Cestovní náhrady 2008

Aktualizované vydání komplexně vysvětluje širokou oblast cestovních náhrad dle právního stavu k 1. lednu 2008. Objasněny jsou základní pojmy: tuzemská a zahraniční pracovní cesta, pravidelné a přechodné pracoviště, rodina zaměstnance. Podrobně je zpracováno poskytování náhrad při pracovní cestě, změně místa výkonu práce, při používání soukromých motorových vozidel. Více o knížce.

Právní nástupce pro úschovu účetních záznamů

Při zániku podniku je povinnost zajistit úschovu účetních záznamů. Archivaci může provést právní nástupce, tj. v případě, že podnik ztrácí právní subjektivitu, např. při sloučení podniků. Úschovu zajistí likvidátor nebo insolvenční správce. U podniků fyzických osob to může být i dědic. Právní úprava § 31 a 32 zákona o účetnictví.

Kontrola z finančního úřadu

Kontrolu provádí správce daně – obvykle pracovník finančního úřadu. Cílem je prověřit daňový základ. Účetní evidenci musíte poskytnout podle pokynů pracovníka finančního úřadu.

Kontrola ze správy sociálního pojištění a veřejné zdravotní pojišťovny

Kontrola se týká hlavně podniků, které mají zaměstnance. U takových organizací je pravidelná opakovaná kontrola obvykle 1× za 2 roky.
Podnikatel je povinen zajistit součinnost při kontrole. Z účetních dokladů pracovník správy sociálního zabezpečení nebo ze zdravotní pojišťovny požaduje mzdové listy, dále nahlíží do dokladů, podle nichž lze zjistit úhrady pojistného, tedy hlavně do bankovních výpisů.

Pro kompletní provedení kontroly dále předkládáte především:

• pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti,
• evidenční listy důchodového pojištění,
• přehled o vyměřovacích základech a platbě pojistného,
• evidenci pracovní doby.

Jak správa sociálního zabezpečení, tak i zdravotní pojišťovna vás předem uvědomí o kontrole. Součástí „oznámení o kontrole“ je i výčet dokumentace, která bude při kontrole požadována.

Státní úřad inspekce práce

Podnik musí zajistit potřebnou součinnost s inspektorem práce. Kontrola se týká především personálních záležitostí a mzdových nároků zaměstnanců. Předkládáte tedy knihy mzdového účetnictví např. pro kontrolu odměňování zaměstnanců.

Účetnictví jako důkazní prostředek

Účetní dokumentace může být použita při dokazování v trestním řízení. Někdy postačuje jen účetní doklad, např. doklad o zaplacení – výpis z běžného účtu nebo stvrzenka, někdy soud požádá o znalecký posudek v rámci řízení.

Komunikace zaměstnavatele se zaměstnanci

Zákoník práce ukládá zaměstnavatelům povinnost informovat zaměstnance o stavu podniku. Zaměstnavatel má povinnost informovat své zaměstnance o závažných otázkách pracovních podmínek, tedy o hospodářském vývoji podniku. Neznamená to ale, že musí předkládat zaměstnancům kompletní účetnictví nebo účetní doklady. Zaměstnanci nemohou požadovat např. výpisy z bankovních účtů nebo přehledy mezd apod.

Zaměstnanec je vázán mlčenlivostí

Zaměstnanec je povinen jednat v zájmech zaměstnavatele. Z toho vyplývá povinnost zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se zaměstnanec při výkonu zaměstnání dověděl, není-li to v rozporu se zákonem. Obvykle je tato povinnost upravena pracovním řádem nebo přímo v pracovní smlouvě. Zaměstnanec má tuto povinnost i po skončení pracovního poměru. Především v oblasti účetnictví se jedná o nezbytnost, je to základní požadavek na práci účetního.

V praxi se můžete setkat s tzv. konkurenční doložkou. Konkurenční doložka se nevztahuje k běžné povinnosti zachovávat mlčenlivost. Konkurenční doložka je dohodou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, že po dobu nejvýše 1 roku po skončení pracovního poměru zaměstnanec nebude podnikat v oblastech předmětu činnosti zaměstnavatele. Součástí je peněžité vyrovnání obou stran.

Nezbytná je i technická ochrana účetních dat!

Máme namysli jak ochranu při archivaci – nevybíráme volně přístupná místa. Účetní data zpřístupníme pouze osobám, které je pro svou práci používají.
Počítače, na kterých na kterých se zpracovává účetnictví, chráníme nejlépe tím, že nejsou připojeny do počítačové sítě.