Inventura je slovo, které v mnohých vyvolává odpor a děs. Každý podnikatel s ní ale musí počítat. Jedním z důvodů je to, že inventuru požaduje zákon o účetnictví. Dalšími pak to, že povědomí o manku nebo přebytku může výrazně zlepšit vlastní hospodaření firmy. Výsledek inventury napoví jakým směrem vést skladové zásoby, co je možné odepsat nebo naopak nutné připsat do účetnictví, případně zjistit, kdo z obchodních partnerů je nám dlužen. Účelem inventarizace je zajistit věcnou správnost účetnictví a v případě rozdílu tento stav upravit, a také porovnat reálnou hodnotu majetku a závazků s hodnotami vedenými v účetnictví. Například u zmíněných pohledávek se přihlíží k rizikům neuhrazení.
Dobře provedená inventura šetří peníze i energii
Ilustrační obrázek.
Inventura není důležitá jen proto, že porovnáváme evidovaný stav se stavem skutečným. Není možné na ni hledět jen jako na otravnou úředničinu, ale měla by být vnímána i jako příležitost k dalšímu rozvoji nebo efektivnější úpravě stávajících firemních procesů. Inventura totiž může odhalit slabiny vnitřního hospodaření firmy a ušetřit vynakládané peníze i energii. Může například pomoci vyřešit problémy s cash flow, když se zjistí, jaký je skutečný stav a jaká skutečná potřeba skladových zásob. Přeplněný sklad může být někdy na škodu. Optimální stav zásob naopak poskytne efektivní a nejvyšší možnou servisní úroveň dodávek. Ušetřit se dá na investicích do technologií, skladových operacích i samotných zaměstnancích.
Výsledkem jakékoliv inventury je v ideálním případě vyrovnaný stav. Zpravidla ale dochází i k manku nebo přebytku. Obojí je potřeba vyřešit v účetnictví tak, aby evidovaný stav odpovídal skutečnosti, jinými slovy dát je do nákladů nebo do výnosů. Inventura je skvělým ukazatelem kvality i kvantity práce. Špatný výsledek inventury může být známkou toho, že zaměstnanci nesprávně pracují s materiálem, případně ho rozkrádají. V takovém případě je nejvyšší čas zavést přísnější režim nebo se s některými lidmi rozloučit. Pokud je zjištěno manko, dá se předepsat k úhradě například zaměstnancům. Samozřejmě je nutné pamatovat na to, že při skladování například sypkých surovin jsou manka běžná, protože u nich dochází k přirozeným úbytkům během skladování. V takových případech je dobré stanovit normu, která toto unikání ošetří a není potřeba zapisovat manko.
Podnikatelé musí inventarizovat i peněžní deník, své pohledávky a závazky. I sebelepší účetní je jen člověkem a lidský element dělá v dokumentech paseku. Může se stát, že během roku se na některé faktury zapomene, případně jsou proplaceny dvakrát a podobně. Nechybí náhodou v pokladně nebo na firemním bankovním účtu nějaké peníze? Díky inventuře je možné dát vše do pořádku. I dokladová inventura může mnohé napovědět o kvalitě spolupráce s dalšími obchodníky a podnikateli.
Svůj velký význam mají i nepravidelné a mimořádné inventury, ke kterým dochází zejména při změně vedení firmy, stěhování, případně při zavádění nového skladového či účetního systému. Na rozdíl od pravidelné inventury požadované zákonem o účetnictví je tato určena hlavně pro interní potřeby firmy.
Usnadněte si inventuru jak jen to je možné
Především je nutné se na inventuru dopředu připravit. Mít dostatečný počet vyškolených pracovníků, kteří budou znát danou směrnici o průběhu a postupu inventury. Ta slouží k tomu, aby inventura měla nějaký efekt. Nejde totiž jen o počítání a porovnání výsledků. Musí být jasné, jak a za jakých pravidel k inventuře došlo. Pravdivý výsledek o hospodaření dá jen ta inventura, která je provedena systémově a na finálních údajích se shodlo několik nezávislých pracovníků. Některé větší firmy se proto obracejí na auditory, ať už interní nebo externí. Dnes existuje řada specializovaných firem, které tyto činnosti provádějí.
Práce se dá usnadnit využitím čárových kódů nebo RFID – moderních radiofrekvenčních technologií pro automatickou identifikaci, evidenci a lokalizaci majetku, zboží i osob. Stačí jen na mobilní terminál snímat kódy a porovnávat s údaji v databázi. Přístroje sami vyhodnocují nesrovnalosti a dokážou na ně upozornit. Navíc se tyto systémy dají propojit s účetními programy a tím ušetřit další hodiny práce.
Inventuru požaduje zákon
§ 6 zákona o účetnictví mimo jiné říká, že účetní jednotky jsou povinny inventarizovat majetek a závazky podle § 29 a 30. Z těchto se například dozvíme, že:
Účetní jednotky inventurou zjišťují skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřují, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 3. Inventarizaci účetní jednotky provádějí k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku jako řádnou nebo mimořádnou. V případech uvedených v odstavci 2 účetní jednotky mohou provádět inventarizaci i v průběhu účetního období.
Průběžnou inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze u zásob, u nichž účtují podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a dále u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Termín této inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období.
Jste odborník na oblasti, které se týkají byznysu? Registrujte se do databáze odborníků serveru Podnikatel.cz a podílejte se tak na zkvalitňování obsahu serveru Podnikatel.cz. Registrovat
Při periodické inventarizaci mohou účetní jednotky při zjišťování skutečného stavu stanovit den, ke kterému skutečný stav zjišťují a který předchází rozvahovému dni, a mohou dokončit zjišťování skutečného stavu podle účetních záznamů, které prokazují přírůstky a úbytky majetku a závazků, které nastaly mezi tímto dnem a rozvahovým dnem. Účetní jednotky mohou při periodické inventarizaci zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit ji nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni.
Fyzická inventura zásob ke dni účetní uzávěrky může být provedena během posledních čtyř měsíců účetního období, případně v prvním měsíci následujícího účetního období. Přitom se musí prokázat stav zásob ke dni účetní uzávěrky údaji fyzické inventury, které jsou opravené o přírůstky a úbytky majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období nebo v prvním měsíci tohoto účetního období. Při fyzické inventuře je možné zjišťovat skutečný stav majetku počítáním, měřením, vážením a dalšími obdobnými způsoby, případně mohou být využívány účetní záznamy, které prokazují jeho existenci.
Inventuru navíc není možné jen tak odbýt. Inventurní soupisy jsou totiž průkazné účetní záznamy, kromě jiného povinným podkladem pro schválení účetní závěrky, které musí obsahovat vše tak, aby bylo možné majetek a závazky jednoznačně určit jen z tohoto soupisu. Inventarizační zpráva obsahuje shrnutí všech podstatných zjištění, seznam inventurních soupisů a informace o všech inventarizačních rozdílech. A pozor, účetní jednotky jsou podle zákona povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení.
ČLÁNKY DO MAILU