Jak je to s cestovními náhrady u podnikatelů?

Co vymezuje zákon

V návaznosti na druh pracovní cesty pak zaměstnanci náleží cestovní náhrada, kterou musí zaměstnavatel zaměstnanci povinně poskytnout. Zákonná úprava cestovních náhrad, jejich druhy a výše jsou upraveny v zákoníku práce. Zákoník práce potom vymezuje, jaké složky cestovních náhrad je zaměstnavatel povinen poskytnout. 

Zaměstnanci je potom poskytována náhrada jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování a stravu, a případné další vedlejší výdaje související s pracovní cestou, například výdaje za parkování. Úpravou cestovních výdajů se zabývá také zákon o daních z příjmů. Jak je to ale v případě, že se na pracovní cestu vydá podnikatel? 

Cestovní náhrady u podnikatelů

Náklady, resp. výdaje na pracovní cesty, jsou upraveny v zákoně o daních z příjmů. Zákon o daních z příjmů potom za výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů považuje „výdaje na pracovní cesty, a to včetně výdajů spolupracujících osob a společníků veřejných obchodních společností a komplementářů komanditních společností, a to maximálně ve výši podle zvláštních předpisů, pokud není dále stanoveno jinak“. Maximální výše výdajů na pracovní cesty se potom řídí zákoníkem práce.

Jako osoba samostatně výdělečně činná pak může v rámci cestovních náhrad podnikatel uplatnit výdaje na pracovní cesty, mezi které se zahrnou výdaje na ubytování související s pracovní cestou, výdaje související s dopravou hromadnými prostředky nebo výdaje na pohonné hmoty, které byly spotřebovány silničním motorovým vozidlem. Za hromadné dopravní prostředky je považována jízda autobusem, vlakem, taxíkem nebo například let letadlem. 

Výdaje na spotřebované pohonné hmoty

Aby bylo možné jako výdaj uplatnit výdaj na pohonné hmoty, musí být toto vozidlo zahrnuto v obchodním majetku poplatníka nebo musí být pořízeno na finanční leasing. Vozidlo také může být využíváno formou nájmu nebo na základě smlouvy o výpůjčce, ale jen v případě zajištění dluhu. Za formu nájmu je považováno i vozidlo, které je najaté z půjčovny vozidel.

Za výdaj v souvislosti s pracovní cestou jsou považovány také výdaje na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem, které není zahrnuto do obchodního majetku, a to ve výši sazby základní náhrady vymezené pro zaměstnance odměňovaného platem a náhrady výdajů za pohonné hmoty. 

Aby mohl podnikatel uplatnit výdaje na spotřebované pohonné hmoty, může použít buď ceny průměrných pohonných hmot, které jsou stanoveny pro účely poskytování cestovních náhrad vyhláškou, nebo ceny prokazatelně vynaložených výdajů – tj. na základě účtenek. V případě zahraničních pracovních cest, u kterých nelze výdaje prokázat, se použijí tuzemské ceny pohonných hmot stanovené pro tuzemsko. 

Aby bylo možné uplatnit výdaje na pohonné hmoty, musí podnikatel vést evidenci jízd – tzv. knihu jízd. Povinnost evidence jízd je blíže upravena v pokynu Generálního finančního ředitelství. Evidence jízd by pak měla obsahovat nejméně základní informace, jako je datum jízdy, cíl a účel jízdy a počet ujetých kilometrů.

Výdaje na stravné 

Pokud si podnikatel jako výdaj uplatňuje zvýšené stravovací výdaje při pracovních cestách v tuzemsku a tato pracovní cesta trvá déle než 12 hodin v jednom kalendářním dnu nebo zahraniční stravné a kapesné při zahraničních pracovních cestách pro poplatníky, kteří mají příjmy z podnikání, jsou tyto výdaje považovány za daňově uznatelný výdaj ve výši maximální výše náhrady pro zaměstnance odměňovaného platem.

Pokud by však podnikatel měl zajištěné jídlo „zdarma nebo bezplatně“, například snídani v rámci ubytovací služby, je povinen krátit výdaje na stravné, a to za každé jídlo, které je poskytnuto zdarma. Musí se jednat o jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Krácení stravného je upraveno v zákoníku práce. Při pracovní cestě trvající 12 až 18 hodin se za každé bezplatně poskytnuté jídlo krátí stravné o 35 %, při pracovní cestě trvající déle než 18 hodin se stravné krátí o 25 %.

Sazby stravného

Sazby stravného pro rok 2021 jsou stanoveny vyhláškou ministerstva práce a sociálních věcí a pro pracovní cestu trvající déle než 12 hodin, maximálně však 18 hodin, je maximální hranice stanovena na 167 Kč. Při pracovní cestě trvající déle než 18 hodin je stanovena maximální hranice ve výši 259 Kč. 

Vzhledem k tomu, že za pracovní cestu je považována cesta mimo obvyklé místo výkonu práce, je za pravidelné pracoviště pro podnikatele, kteří mají příjmy v souvislosti s vykonáváním ekonomické činnosti, považováno sídlo podnikatele nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem.

Pokud by se podnikatel vydal na zahraniční pracovní cestu, může ve výdajích uplatnit tzv. zahraniční stravné. Zahraniční stravné je upraveno vyhláškou ministerstva financí, a to podle státu, ve kterém je pracovní cesta uskutečňována.