Jak lépe organizovat svůj čas? Čtěte, co doporučují zkušení odborníci

V nedávném průzkumu mezi čtenáři serveru Podnikatel.cz se ukázalo, že živnostníci a podnikatelé v průměru odpracují až 65 hodin týdně.

Čtěte také: 65 hodin týdně, takhle pracuje český živnostník 

Jestli je to moc nebo málo, záleží na kontextu a na individuálních postojích. Stejně tak je otázkou, jak a zda by s tímto číslem pohnula jiná organizace práce nebo lepší organizace času. Čas je médium, v němž žijeme. Stěžovat si na nedostatek času je stejné, jako by si ryba v moři stěžovala na nedostatek vody, ironizuje nejen mezi podnikateli frekventovanou stížnost odborník na time management a osobní výkonnost Mark Forster (Udělej to zítra a další tajemství time managementu, vyd. Grada 2013.

Od vize k závazku

Sám Forster publikoval sedm zásad time managementu. Podle jeho přesvědčení je třeba mít jasnou vizi, která vymezuje, čemu se věnovat a čemu ne, soustředit se pouze na jednu činnost, a to v menších časových blocích, ale často. Je užitečné nastavit si limity, tedy jasně vymezit úkol (cíl) k řešení i čas na řešení a pracovat s uzavřenými seznamy (jako s protikladem seznamů otevřených, na které lze připisovat další a další položky) – typicky jde například o seznam dílčích kroků, je to to-do-list nebo také akční plán. Zdůrazňuje také maximálně možné omezení náhodných (rušivých) faktorů a nakonec odlišuje závazek a zájem – zájmů je možné mít spoustu, ale závazek znamená, že se dotyčný pro něco opravdu rozhodl a je připravený věnovat se s tím souvisejícím úkolům. Jen skutečné zapálení vám totiž přinese naplnění, v životě i v práci, věří.

Čtěte také: Jak vyhrát závod s časem? Jeden z největších problémů podnikatele

Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed

Ilustrační obrázek

Návodů na to, jak si organizovat svůj čas v jeho komplexnosti (tedy čas pracovní i soukromý ve smyslu work – life balance), každopádně existuje velká spousta (i když, zjednodušeně řečeno, jejich základ se většinou neodchyluje moc daleko od Forsterových zásad). Podnikatel nejlépe udělá, když si vypracuje svůj systém, který jemu samotnému funguje. Ať už pro inspiraci využije existující návody nebo ne, jedno je jisté: bez zápalu pro věc, vůle a sebedisciplíny se zpravidla neobejde.

Monitoruj, osekej, slučuj

Podle zakladatele moderního managementu Petera F. Druckera (Efektivní vedoucí, vyd. Management Press 2008) je čas tím nejvzácnějším zdrojem v procesu dosahování výsledků. Všechno vyžaduje čas. To je jediný skutečně univerzální předpoklad. Každá práce se odehrává v čase a spotřebovává čas. A přesto většina lidí považuje tento jedinečný, nenahraditelný a potřebný zdroj za samozřejmě daný, tvrdí Drucker. Efektivní vedoucí pracovníci se podle něj na rozdíl od těch neefektivních vyznačují snad nejvíce tím, že pozorně a pečlivě pečují o svůj čas.

Kdo chce řídit svůj čas, měl by nejdříve vědět, na co ho skutečně vynakládá, myslí si Drucker, a proto doporučuje nejprve pečlivě zjistit, čemu člověk svůj čas skutečně věnuje a v reálném čase si to zaznamenat. Jedná se o monitoring tady a teď, nikoliv o zpětnou rekonstrukci dnů a týdnů podle chatrné paměti. Teprve s takovým „časovým snímkem“ je podle něj možné pracovat při další snaze řídit svůj čas a zbavit se neproduktivních činností. Mezi nimi se může objevit i to, co není třeba dělat vůbec, aniž by vznikla jakákoliv újma, nebo to, co může stejně dobře nebo lépe udělat někdo jiný. Nakonec ještě nabádá ke slučování času do souvislých časových jednotek, ve kterých je možné se na nějaký úkol soustředit a pohnout s ním kupředu.

Čtěte také: 7 užitečných koučovacích tipů pro každodenní podnikatelskou praxi

Je dobré si uvědomit, že – jak zdůrazňuje Drucker – čas je náš nejvzácnější zdroj a pokud neřídíme svůj čas, nemůžeme řídit ani nic jiného. Analýza využívání vlastního času je zároveň analýzou vlastní práce a toho, co je v ní skutečně důležité. Což pak je možné realizovat v napojení na vlastní silné stránky a ideálně se při práci soustředit vždy na jednu důležitou věc. Multitasking už má svou slávu za sebou.

Osvědčených 80 / 20

K takovému postupu se dobře hodí také známé Paretovo pravidlo 80 / 20. V závislosti na okolnostech znamená například to, že 20 % vstupů má za následek 80 % výstupů, nebo že za 80 % důsledků může 20 % příčin. Paretovo pravidlo uvádí Timothy Ferriss (Čtyřhodinový pracovní týden, vyd. Jan Melvil Publishing 2010) jako metodu, jak doslova rozpitvat své podnikání a osobní život, aby se podnikatel zbavil všeho, co je zbytečné. Ferriss to nejprve vyzkoušel na vlastní kůži. A položil si především dvě otázky: Kterých 20 % příčin je zdrojem 80 % mých problémů a nespokojenosti? Kterých 20 % příčin je zdrojem 80 % výstupů, o něž usiluji, a tedy mé spokojenosti?

Priority jako důvěryhodné směrovky

Ještě jednou s Druckerem: Odvaha spíše než analýza určuje důležitá pravidla pro rozpoznávání priorit. Těmi podle něj jsou zásady zvolit si budoucnost, nikoli minulost (tedy jít dopředu), soustředit se spíše na příležitost než na problém, vybrat si vlastní směr spíš, než jít s davem, a mířit vysoko, za něčím, co zajistí náskok, ne za tím, co je jen bezpečné a lehce proveditelné.

Čtěte také: 3 osvědčené způsoby, jak ještě lépe pracovat se svými cíli

Je důležité stanovit si priority. A to nejen dlouhodobější pracovní a životní, ale i v detailech. Mám na mysli například zásadu dobře se na práci vyspat nebo netelefonovat při jídle, zmiňuje svůj vztah k prioritám Martin Rybář z ateliéru Rössler Rybář architekti. Osvědčuje se mi také fakt, že umím omezit elektronickou komunikaci, ať už e-mailovou nebo telefonickou, ve chvíli, kdy se potřebuji soustředit na nějaký úkol, popisuje své další pravidlo organizace času.

Systém a vymést hlavu

Stojí za to připomenout také jedno z hlavních pravidel Davida Allena, autora bestselleru Mít vše hotovo (vyd. Jan Melvil Publishing 2008). Podle něj je předně třeba zaznamenat všechny úkoly, které musíte zvládnout, do logického a důvěryhodného systému mimo hlavu i mysl. Následuje vědomé rozhodnutí o povinnostech, které si jednotlivec vpustí do života, a plán dalších kroků, které lze kdykoliv provést nebo znovu přehodnotit.

Systém „mimo hlavu“ umožněný moderními technologiemi využívá Jana Havlíčková, oblastní ředitelka Business for Breakfast Plzeňský kraj a Managing Member JCI West Bohemia. Žongluji s velkým množstvím schůzek, které přinášejí velké množství akcí a úkolů. K organizaci proto využívám chytré telefony a chytré počítače, které mám navzájem spárované. Nic z toho pak nemusím nosit v hlavě, prozrazuje svoji metodu pro práci s časem a úkoly. Kromě Google kalendáře jí k práci slouží především tři pomocníci: Trello, Evernote a Doit.im.

Psali jsme: 5 námětů, jak využít Evernote v podnikání

Trello využívám na vedení projektů. Je přehledné a díky němu se nám podařilo odstranit velké množství e-mailů, popisuje Jana Havlíčková hlavní benefity programu. V aplikaci Evernote spravuje všechny své poznámky, které se jí párují s akcemi i vizitkami, jež si do aplikace fotí, a vše má navíc opět propojené s počítačem. V Doit.im zase pracuje s úkoly – může si tu nastavit čas k jejich splnění, upomínky, každé ráno si naplánovat úkoly na daný den a nakonec celý den a splnění úkolů také zhodnotit.

3 tipy na organizaci času, které můžete nastudovat on-line

Specializovaný software a široká nabídka aplikací rozšířila možnosti, jak si k organizaci svého času a práce přizvat užitečné pomocníky. Uspokojení čeká i toho, kdo s oblibou hledá (tentokrát v angličtině) různé chytré tipy na internetu.

Poměrně jednoduchou pomůckou na vizualizaci závazků, cílů a kroků mohou být myšlenkové mapy. Jejich autorem je Tony Buzzan, který se zabýval výzkumem mozku a vzděláváním. Myšlenkové mapy však dnes žijí poměrně svižným a na svém autorovi už značně nezávislým životem a je možné je využít v mnoha oblastech podnikání: od přípravy podnikatelského plánu, přes plánování nebo zaznamenávání seminářů či porad až po time management. Jde o síť, která zaznamenává vazby a asociace, pracuje se slovy i obrázky, podle individuální preference.

Čtěte také: Chcete zefektivnit vaše podnikání? Vyzkoušejte myšlenkové mapy

The Pomodoro Technique od Francesca Cirilla je originální technika, která si při organizaci času pomáhá s jednoduchou pomůckou – dvacetipětiminutovými časovými úseky, které se měří na minutce do kuchyně ve tvaru zralého rajčete a pomáhají organizovat úkoly i celé pracovní dny.

Naproti tomu Kolo života (nebo kolo rovnováhy) je běžná koučovací technika, kterou je možné použít jak na přehled o všech životních aktivitách, tak se s její pomocí soustředit pouze na pracovní aktivity. Postup s touto pomůckou je přitom stále stejný. V principu kolo kombinuje práci s koláčovým grafem a jednoduché škálování.

Čtěte také: 7 rad, jak zefektivnit řízení firmy, aniž byste se uporadovali k smrti