Jak na doložení účetní závěrky? Vysvětlujeme podrobně

Zákon o účetnictví v § 18 vymezuje účetní závěrku jako nedílný celek, který tvoří rozvaha, výkaz zisku a ztráty a příloha, která vysvětluje a doplňuje informace obsažené v částech uvedených pod písmeny a) a b). Příloha obsahuje též informace o výši splatných závazků pojistného na sociální zabezpečení a příspěvků na státní politiku zaměstnanosti, o výši splatných závazků veřejného zdravotního pojištění a o výši evidovaných daňových nedoplatků u místně příslušných finančních orgánů.

Inventarizace majetku a závazků

Zákon o účetnictví v obecných ustanoveních v § 6 ukládá účetním jednotkám povinnost inventarizovat majetek a závazky. Účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné a účetní jednotka provedla inventarizaci (§ 8, odst. 4). Čtěte také: Co se mění v účetnictví v roce 2012? Zde je přehled

§ 29 ukládá účetním jednotkám inventarizací zjišťovat skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřit, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví. Účetní jednotky provádějí inventarizaci k okamžiku, ke kterému sestavují účetní závěrku. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. § 30 rozlišuje dva druhy inventarizace, a to:

1. fyzická inventura u hmotného majetku, popřípadě u nehmotného majetku
2. dokladová inventura u závazků a pohledávek, popřípadě u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru.

Jak uplatnit tyto požadavky při zpracování účetní závěrky?

Podkladem ke zpracování účetní závěrky je účetní sestava – hlavní kniha, respektive obratová předvaha. Tato sestava musí obsahovat počáteční stavy k 1. 1., celkové obraty na straně MD, celkové obraty na straně D a konečné stavy k 31. 12. Konečné stavy k 31. 12. se musí na základě výše uvedených ustanovení inventarizovat. 

Dle zákona o účetnictví se inventury provádí ke konci rozvahového dne, tj. ke dni, kdy se uzavírají účetní knihy. Sestavujeme-li tedy běžnou účetní závěrku k 31. 12., pak by měly být inventury provedeny k 31. 12. Inventuru, kterou nelze provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období (září–prosinec), popřípadě v prvním měsíci následujícího účetního období, tj. v lednu. 

Pokud bychom prováděli inventuru od měsíce září, pak je třeba prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového dne (31. 12.) stavy fyzické inventury opravené o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do 31. 12. V případě lednové inventury bychom museli přičítat úbytky a odečítat přírůstky od 1. 1. do okamžiku ukončení fyzické inventury. Čtěte také: Vysvětlujeme přenesení daňové povinnosti u DPH v příkladech

Při řádném provedení inventury v souladu s postupy uvedenými v § 29 a § 30 lze zjistit inventarizační rozdíly, které musí být vyúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků, tzn. rozdíly zjištěné inventurou k 31. 12.2011 musí být vyúčtovány do roku 2011. Rozeznáváme následující rozdíly:

• Manko je charakterizováno jako rozdíl (majetku a závazků), kdy jeho skutečný stav je nižší než stav vykázaný v účetnictví. Může být způsobeno technologickými postupy nebo zaviněním odpovědného pracovníka, který musí způsobenou škodu uhradit dle platných zákonných předpisů.
• Schodek je rozdíl peněžních hotovostí a cenin, kdy je jejich skutečný stav nižší než stav vykázaný v účetnictví. Je vždy předepsán k úhradě odpovědným pracovníkům v souladu s platnými zákonnými předpisy.
• Přebytek představuje rozdíl, kdy skutečný stav (majetku a závazků) je vyšší než stav vykázaný v účetnictví.

Hlavní kniha k 31. 12. zahrnuje účty účtové třídy 0–7, a to jak majetek zahrnující hmotný a nehmotný majetek, zásoby, peněžní prostředky a pohledávky, tak také závazky. Při inventarizaci jednotlivých účtových tříd budeme postupovat následovně:

• Účtová třída 0 – dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek; majetkové účty zařazené do této třídy se inventurují fyzicky. Na základě seznamu majetku se fyzicky odsouhlasí jednotlivé položky majetku se skutečně nalezeným majetkem.
• Účtová třída 1 – zásoby; majetkové účty zařazené do této třídy podléhají fyzické inventuře. Na základě skladových sestav se zásoby přepočítají, zváží, přeměří nebo se provede odborný výpočet, například u velkoobjemových zásobníků obilí, písku, tekutin.
• Účtová třída 2 – krátkodobý finanční majetek a krátkodobé bankovní úvěry; u peněžních hotovostí a cenin (poštovní známky, stravenky, poukázky) se provádí fyzická inventura skutečně předloženého majetku, u zůstatků účtů v bankách a krátkodobých úvěrů se zůstatky inventurují dokladově na základě výpisu zůstatku bankovních účtů. 
• Účtová třída 3 – zúčtovací vztahy; zůstatky všech účtů uvedených v této účtové třídě se inventurují dokladově, tj. musí se jejích zůstatek uvedený v hlavní knize doložit.

K tomu slouží u účtové skupiny 31 – Pohledávky saldokonta odběratelů (seznam neuhrazených vydaných faktur) a u účtové skupiny 32 – Závazky saldokonta dodavatelů (seznam neuhrazených přijatých faktur). Je třeba provádět pečlivě inventarizaci pohledávek a tyto pohledávky nechat odsouhlasit našimi odběrateli. Tímto stvrdí své závazky a odběratelé budou mít jistotu, že pohledávky, které jsou odsouhlasené, nemohou podléhat institutu promlčení a na základě jejich uznání je mohou vymáhat i soudní cestou. 

Stejně jako odběratelé požadují odsouhlasení svých pohledávek, požadují totéž i dodavatelé a je pouze na odběratelích, s jakou odpovědností budou přistupovat k odsouhlasení svých závazků vůči jednotlivým věřitelům. Odběratelé mají možnost při nejasnostech vše doložit, vyžádat si chybějící doklady, které nebyly řádně zaevidovány, a tak se vyhnou nepříjemnostem s případnou exekucí, která je nemůže postihnout, protože mají vše řádně zaevidováno a doloženo.

U účtové třídy 33 – Zúčtování se zaměstnanci a institucemi se nesmí zapomenout odsouhlasit pohledávky za zaměstnanci, tj. například zálohy, které byly zaměstnancům vyplaceny na běžné nákupy, zálohy na cestovné, půjčky zaměstnancům na jejich osobní potřeby apod. Všechny tyto poskytnuté prostředky zaměstnancům jsou pohledávkami, které by měly být uhrazeny. Pohledávky tvoří majetek firmy.

Obdobným způsobem je třeba odsouhlasit zůstatky nevyplacených mezd a závazků vůči zaměstnancům. Je třeba odsouhlasit zůstatky neuhrazeného pojistného na sociální pojištění a zdravotní pojištění. Tento krok je velmi důležitý, neboť případný nedoplatek pojištění po 20. lednu následujícího roku se stává nedaňovým nákladem.

Nedoplatky jednotlivých daní – daně z příjmu, silniční daně, daně z přidané hodnoty a ostatních přímých daní se dokládají daňovými přiznáními. Je snadné porovnat jednotlivá daňová přiznání se zůstatky na účtech účtové skupiny 34 – Zúčtování daní a dotací. 

• Účtové skupiny 35 – Pohledávky ke společníkům a sdružení; 
• 36 – Závazky ke společníkům a sdružení 
• 37 – Jiné pohledávky a závazky se inventurují dokladově, dokládají se obdobným způsobem jako účtové skupiny 31, 32 a 33.

Zůstatky na účtech účtové skupiny 38 – Přechodné účty aktiv a pasiv lze doložit kopiemi jednotlivých dokladů, které byly obdrženy v následujícím účetním období a vztahovaly se k období předcházejícímu, například telefony (období 12. 12. – 13. 1.), vyúčtování energií, vodného, stočného, nájemné placeno pozadu.

• Účtová třída 4 – kapitálové účty a dlouhodobé závazky; zůstatky jsou doloženy dokladovou inventurou, zůstatky jsou doloženy například výpisem z obchodního rejstříku, výpisy z úvěrových účtů, výpočtem u rezerv, u dlouhodobých závazků jejich seznamem.
• Účtová třída 5 – náklady a účtová třída 6 – výnosy se nedokládají, zůstatky se převádí v rámci účetní závěrky na účet 710 Účet zisků a ztrát.
• Pro podrozvahové účty vedené v účtové třídě 7 platí stejná pravidla a jejich zůstatky je třeba doložit.

Řádné doložení zůstatků na účtech, které jsou obsaženy v hlavní knize, není záležitostí několika chvil. Na základě doloženosti lze také konstatovat, že takto vedené účetnictví je průkazné, úplné, správné a podává věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Doloženost účetní jednotky je nezbytná pro účetní jednotky, na které se vztahuje zákon o účetnictví.

Subjektům, vedoucím daňovou evidenci dle zákona o dani z příjmu, je uloženo v § 7b zjistit skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků k poslednímu dni zdaňovacího období. O tomto zjištění musí subjekt provést zápis. Zjistí-li subjekt rozdíly (manka, schodky, přebytky), upraví o jejich výši základ daně podle § 24 a § 25 zákona o dani z příjmu.

Foto: www.isifa.com